Меню Закрыть

Введение в базы данных

Последнее изменение: 15.09.2023
Вы здесь:
Расчетное время чтения: 5 мин

Базы данных помогают структурировать информацию в Notion различными способами, позволяя упорядочивать, классифицировать, маркировать, фильтровать, искать, просматривать и использовать ее для выполнения работы. Ниже приведено пошаговое руководство по работе баз данных Notion и созданию собственных баз.

Есть три момента, которые отличают базы данных Notion от электронных таблиц и баз данных, которые можно создать с помощью других программ:

  • Каждый элемент – это отдельная редактируемая страница: Каждый элемент, введенный в базу данных, может быть открыт как отдельная страница Notion, на которой можно разместить любую информацию. Об этом мы расскажем ниже!
  • Настраиваемые свойства: Добавляйте свойства для контекстуализации, маркировки и дополнения любого элемента базы данных дополнительной информацией, например, датами, людьми, текстом, ссылками и т.д. Подробнее о свойствах базы данных можно узнать здесь →
  • Несколько макетов, между которыми можно переключаться: Ваши данные не застрянут в таблице. Одну и ту же базу данных можно представить в виде доски, списка, календаря, галереи, временной шкалы – в любом удобном для вас виде. Подробнее о представлениях, фильтрах и сортировках здесь →

Базы данных: экскурсия

Все полностраничные базы данных имеют одинаковые меню и наборы опций. Вот краткое описание.

Введение в базы данных
  • Views: Редактирование и переключение между различными представлениями базы данных.
  • Кнопка добавления нового представления: Добавление нового представления в базу данных с собственным макетом, фильтрами и сортировками.
  • Menu Filter (Фильтр): Применение фильтров на основе значений свойств. По умолчанию фильтры доступны только вам, но при желании вы можете сохранить их в представлении для всей вашей общей команды!
  • Меню Sort (Сортировка): Сортировка данных по какому-либо свойству. Как и фильтры, по умолчанию они доступны только вам, но при желании их можно применить и для всей команды.
  • Поиск по базе данных: Введите любое слово, будь то в названии элемента базы данных или в свойстве, и ваша база данных изменится, показывая только те элементы, которые соответствуют этому поиску.
  • — menu: Расположенное в правом верхнем углу базы данных, оно позволяет редактировать макет представления, группировку, свойства и многое другое.
  • Новая кнопка: Нажмите ее, чтобы добавить новый элемент в базу данных, который сразу же откроется как страница. Щелкните стрелку вниз справа от этой кнопки, чтобы получить доступ к любым настроенным шаблонам базы данных.

Создание базы данных

Существует несколько способов создания базы данных внутри Notion:

  • Создайте новую страницу в рабочей области, затем выберите нужный макет базы данных из меню серого цвета на этой пустой странице.
  • Создайте страницу базы данных внутри существующей страницы, набрав / и указав нужную схему базы данных (например, таблица, доска и т.д.). Выберите полностраничный вариант.
  • Создать базу данных в виде строки на странице, набрав / и затем макет базы данных. Выберите версию для вставки.

При создании базы данных вам будет предоставлена возможность выбрать существующий источник данных из рабочей области или создать новый.

Введение в базы данных
  • Мы предлагаем выбрать существующий источник данных, если необходимо объединить разрозненную информацию, использовать те же свойства из другой базы данных, или если вам пригодится существующее представление в другом месте рабочей области. Можно выполнить поиск по существующим базам данных, а затем выбрать ту, которую вы хотите использовать.
  • Мы предлагаем создать новый источник данных, если информация, которую вы добавляете в базу данных, относится к новой категории или если вы хотите сохранить ее отдельно от других данных. Чтобы создать новую базу данных, нажмите кнопку + New database внизу.
Справка: Более подробную информацию о том, как использовать базы данных и структурировать их в рабочем пространстве, можно найти в этом руководстве →

Открытие и редактирование страниц базы данных

Каждый элемент базы данных, будь то строка в таблице или карточка на доске или в календаре, – это собственная страница Notion, которую можно создавать, форматировать и размещать на ней содержимое, как на любой другой странице.

Вот как открыть элементы базы данных как страницы:

  • В таблицах наведите курсор на первый столбец и нажмите появившуюся кнопку OPEN.
  • В списках просто щелкните на заголовке элемента.
  • В досках, календарях и галереях щелкните в любом месте карточки.
  • Страницы всегда открываются в режиме предварительного просмотра. Для просмотра в полностраничном режиме нажмите кнопку Open as Page (Открыть как страницу) в левом верхнем углу.
  • На этой странице в верхней части отображаются все свойства базы данных. Каждая строка – это одно свойство, содержащее имя, тип и значение. Щелкните на значении для редактирования.
  • Щелкните на кнопке ⋮⋮, которая появляется слева от каждого свойства при наведении, чтобы: перетащить его вверх или вниз, изменить тип свойства, переименовать его, дублировать или удалить.
Введение в базы данных
  • Под свойствами находится свободное пространство страницы, куда можно добавить любой блок содержимого, включая вложенные страницы или встроенную базу данных.
  • Поскольку элементы базы данных являются страницами, любой другой тип содержимого, который вы перетаскиваете в базу данных (например, пули или пункты дел), автоматически превращается в страницы.

Настройка страниц базы данных

Верхняя часть любой страницы в базе данных Notion может включать в себя несколько элементов:

Введение в базы данных
  • Свойства предоставляют данные о просматриваемой странице, такие как владелец проекта, дата выполнения, теги и т.д.
  • Комментарии фиксируют общение между вами и вашими коллегами. С их помощью можно отмечать друг друга, задавать вопросы, оставлять отзывы и т.д.
  • Обратные ссылки указывают на все страницы, которые ссылаются на текущую страницу, что позволяет легко перемещаться между ними.

Как и все в Notion, вы можете настроить внешний вид этих компонентов. Чтобы получить доступ к этим опциям:

  • Нажмите кнопку --- в правом верхнем углу любой страницы Notion в базе данных и выберите пункт Customize page.
  • Появится следующее окно:
Введение в базы данных

Для свойств с помощью этого меню можно выбрать, какие поля свойств следует отображать в верхней части страницы и каким образом. Для каждого из них можно выбрать один из вариантов:

  • Always show: Ничего не меняется, вы продолжаете видеть поле свойств.
  • Hide when empty: Поле свойств исчезнет из верхней части страницы, если в нем нет значения.
  • Always hide: Поле свойств не будет отображаться в верхней части страницы.

Вы также можете открыть меню Customize page, щелкнув на значке ⋮⋮ рядом с любым свойством в списке в верхней части страницы базы данных. Этот значок ⋮⋮ можно также щелкнуть и перетащить вверх или вниз, чтобы изменить порядок отображения свойств на странице.

Введение в базы данных
Совет: Если у вас есть база данных с десятками свойств, это отличный способ упорядочить страницы, чтобы не приходилось прокручивать страницу, чтобы перейти к ее содержимому.
Примечание: При скрытии свойств они объединяются в один пункт меню в нижней части списка. Вы можете щелкнуть его, чтобы легко показать все скрытые свойства.

Для обратных ссылок можно выбрать:

  • Expanded: Показать все страницы, на которые ссылается текущая страница, в полном объеме.
  • Show in popover: Если вы не хотите видеть все страницы, вы можете выбрать показ только количества обратных ссылок. Щелкните, чтобы открыть всплывающее окно с отображением всех страниц.
  • Off: Просто полностью скрыть все обратные ссылки.
Введение в базы данных

Для комментариев можно выбрать вариант их показа:

  • Expanded: Показать полный текст беседы в верхней части страницы.
  • Off: скрыть комментарии на странице для минимального просмотра.
Введение в базы данных

Полностраничные и встроенные базы данных

Все базы данных в Notion могут существовать в двух форматах – как полностраничные, так и встроенные в другую страницу, которая также содержит неструктурированные данные (например, таблица в середине письменного документа).

Полностраничные базы данных

  • Создайте полностраничную базу данных, создав новую страницу в рабочей области и выбрав макет базы данных из меню серого цвета.
  • Или наберите /, затем макет базы данных (доска, список и т.д.) и слово full.
  • Полностраничные базы данных отображаются так же, как и любые другие страницы на боковой панели.
  • Для того чтобы другие пользователи не могли изменять свойства и значения, можно заблокировать полностраничную базу данных, перейдя к значку --- и включив опцию Lock database.
  • Чтобы превратить полностраничную базу данных во встроенную, можно просто перетащить ее на другую страницу боковой панели, в результате чего она превратится в подстраницу.
  • Затем перейдите на эту страницу, щелкните на значке ⋮⋮ и выберите в выпадающем меню пункт Превратить в строку, чтобы превратить базу данных в строчную.

Встроенные базы данных

Встраиваемые базы данных могут существовать наряду с другими типами контента. Одним из популярных вариантов их использования является добавление в документы.

  • Создайте встроенную базу данных, набрав /, а затем макет базы данных и слово inline.
  • Элементы управления/меню базы данных будут скрыты до тех пор, пока вы не наведете на них курсор.
  • Чтобы развернуть строчную базу данных на всю страницу, нажмите кнопкув правом верхнем углу.
  • Можно превратить встроенную базу данных в полностраничную, захватив ⋮⋮ и перетащив на боковую панель в качестве страницы верхнего уровня.
  • Удалить, продублировать, переместить или скопировать ссылку на встроенную базу данных можно, щелкнув на значке ⋮⋮, который появляется при наведении курсора в левом поле.
  • Ваша встроенная база данных будет отображаться в боковой панели как подстраница той страницы, на которой она находится.

Совместная работа в базе данных

При использовании базы данных в общем рабочем пространстве в системе Notion предусмотрены функции, предотвращающие случайные правки, которые могут повлиять на других членов команды.

Уровень прав “Может редактировать содержимое”

Щелкните меню Share в правом верхнем углу базы данных, чтобы увидеть всех пользователей и изменить уровень их прав. Подробнее о совместном использовании и разрешениях можно узнать здесь →

Уровень разрешения Can edit content (Редактировать содержимое) встречается только на страницах баз данных и позволяет пользователям:

  • создавать, редактировать и удалять страницы в базе данных
  • редактировать значения свойств этих страниц

Пользователи с правами Can edit content в базе данных не смогут:

  • добавление, редактирование или удаление свойств базы данных
  • добавлять, редактировать или удалять представления
  • изменять фильтры или сортировки
  • блокировать или разблокировать базу данных
Введение в базы данных
Примечание: Пользователи с доступом Can edit content по-прежнему могут создавать связанные базы данных и редактировать представления, сортировки и фильтры в этой связанной базе данных. Подробнее о связанных базах данных →

Виды замков

  • Найдите эту опцию в меню ---, расположенном в правом верхнем углу окна Notion. Включите ее, чтобы никто не мог изменять свойства и представления вашей базы данных. При этом они смогут редактировать содержащиеся в ней данные.
  • Обратите внимание, что любой человек, имеющий доступ к редактированию, может в любой момент включить или выключить эту блокировку. Это полезно для быстрой защиты от случайных правок в базе данных, структуру которой могут изменять многие люди.
Введение в базы данных
Была ли эта статья полезной?
Нет 26
Просмотров: 15049

Читать далее

Следующий: Знакомство с базами данных