Знакомство с базами данных

Базы данных в Notion – это коллекции страниц. Здесь мы познакомим вас с общей структурой базы данных, проведем вас по различным меню и опциям, а также подробно расскажем о том, как открывать и редактировать страницы в базе данных. 🗃

Есть три вещи, которые отличают базы данных Notion от электронных таблиц и баз данных, которые вы можете создать с помощью других программ:

1. Каждый элемент – это отдельная редактируемая страница: Каждый элемент, который вы вводите в свою базу данных, можно открыть как собственную страницу Notion, на которой вы можете разместить любую информацию. Об этом мы расскажем ниже!
2. Настраиваемые свойства: Добавляйте свойства для контекстуализации, маркировки и дополнения любого элемента базы данных дополнительной информацией, например, датами, людьми, текстом, ссылками и т.д. Узнайте больше о свойствах базы данных здесь →
3. Несколько представлений, между которыми можно переключаться: Ваши данные не застрянут в таблице. Просматривайте одну и ту же базу данных в виде доски, списка, календаря, галереи, временной шкалы – все, что делает информацию наиболее полезной. Узнайте больше о представлениях, фильтрах и сортировке здесь →

Базы данных: обзор

Каждая полностраничная база данных имеет одинаковые меню и наборы опций. Вот краткое описание.

1. Меню представлений: Добавление, переключение и редактирование всех различных представлений вашей базы данных.
2. Меню свойств: Добавление, редактирование, скрытие и отображение свойств.
3. Меню Фильтр и Сортировка: Укажите критерии для данных, которые вы хотите показать. Вы можете добавить столько критериев, сколько хотите. Они будут применяться в порядке их перечисления.
4. Поиск по базе данных: Введите любое слово, будь то в названии элемента базы данных или в свойстве, и ваша база данных изменится, показывая только те элементы, которые соответствуют этому поиску.
5. ••• Меню: Расположенное в правом верхнем углу вашей базы данных, это меню, в котором вы можете скопировать Copy link to view (ссылку для просмотра) и посмотреть, кто и когда последний раз редактировал базу данных. Оно также включает в себя возможность Wrap cells (обернуть ячейки) в таблицах.
6. Кнопка “Новый”: Нажмите эту кнопку, чтобы добавить новый элемент в вашу базу данных, который сразу же откроется как страница. Нажмите стрелку вниз справа от этой кнопки, чтобы получить доступ к любым настроенным шаблонам базы данных.
7. Блокировка базы данных: Найдите эту опцию в меню ••• в самом верхнем правом углу окна Notion. Включите ее, чтобы никто не мог изменять свойства и представления в вашей базе данных. Они по-прежнему смогут редактировать содержащиеся в ней данные.

Создание базы данных

Существует несколько способов создания базы данных внутри Notion:

• Создайте новую страницу в рабочей области, затем выберите тип базы данных из меню серого цвета на этой пустой странице.
• Создайте страницу базы данных внутри существующей страницы, набрав /, а затем тип базы данных, который вы хотите (т.е. таблица, доска и т.д.). Выберите полностраничную версию.
• Создайте базу данных в виде встроенной версии на вашей странице, набрав /, а затем тип базы данных, который вы хотите. Выберите встроенную версию.

Открытие и редактирование страниц базы данных

Каждый элемент в вашей базе данных, будь то строка в таблице, карточка на доске или календарь, является собственной страницей Notion, которую вы можете создавать, форматировать и размещать на ней содержимое, как и на любой другой странице.

Вот как открыть элементы базы данных в виде страниц:

• В таблицах наведите курсор на первый столбец и нажмите появившуюся кнопку ⤢ OPEN.
• В списках просто щелкните по названию элемента.
• В досках, календарях и галереях щелкните в любом месте карточки.
• Страницы всегда открываются в режиме предварительного просмотра. Для просмотра в полностраничном режиме нажмите ⤢ Open as Page (Открыть как страницу) в левом верхнем углу.

• На этой странице вы увидите все свойства вашей базы данных в верхней части. Каждая строка – это одно свойство, с именем, типом и значением. Нажмите на значение для редактирования.
  • Нажмите кнопку ⋮⋮, которая появляется слева от каждого свойства при наведении, чтобы: перетащить его вверх или вниз, изменить Property type (тип свойства), переименовать его, Duplicate (дублировать) или Delete (удалить).

• Под вашими свойствами находится свободное пространство страницы, куда вы можете добавить любой тип блока контента, включая вложенные страницы или встроенную базу данных.
• Поскольку элементы базы данных являются страницами, любой другой тип содержимого, который вы перетаскиваете в базу данных (например, пункты с буллитами или пункты дел), автоматически превращается в страницы.

Настройка страниц базы данных

Верхняя часть любой страницы в базе данных Notion может включать несколько элементов:

1. Properties (Свойства) предоставляют данные о просматриваемой странице, такие как владелец проекта, дата выполнения, теги и многое другое.
2. Comments (Комментарии) фиксируют разговор между вами и вашими товарищами по команде. С их помощью вы можете отмечать друг друга, задавать вопросы, оставлять отзывы и многое другое.
3. Backlinks (Обратные ссылки) указывают на все страницы, которые ссылаются на текущую страницу, чтобы вы могли легко перемещаться между ними.

Как и все в Notion, вы можете настроить внешний вид и функциональность этих компонентов. Чтобы получить доступ к этим опциям:

• Нажмите кнопку ••• в правом верхнем углу любой страницы базы данных Notion и выберите Customize page (Настроить страницу).
• Появится это окно:

Для свойств вы можете использовать это меню, чтобы выбрать, какие поля свойств вы хотите показывать в верхней части страницы и как. Для каждого из них выберите один из вариантов:

• Always show (Всегда показывать): Ничего не меняется, вы продолжаете видеть поле свойств.
• Hide when empty (Скрыть, когда пусто): Поле свойства исчезнет из верхней части вашей страницы, если в нем нет значения.
• Always hide (Всегда скрывать): Поле свойств не будет отображаться в верхней части вашей страницы.

Вы также можете открыть меню Customize page (Настроить страницу), нажав на значок ⋮⋮ рядом с любым свойством в списке в верхней части страницы базы данных. Этот значок ⋮⋮ можно также щелкнуть и перетащить вверх или вниз, чтобы изменить порядок отображения свойств на странице.

Для backlinks (обратных ссылок) вы можете выбрать:

• Expanded (Расширенная): Показать все страницы, которые ссылаются на текущую страницу, в полном списке.
• Show in popover (Показать во всплывающем окне): Если вы не хотите видеть все страницы, вы можете выбрать показ только количества обратных ссылок. Нажмите, чтобы открыть всплывающее окно с отображением всех страниц.
• Off (Выключено): Просто полностью скрыть все обратные ссылки.

Для комментариев можно выбрать, показывать ли их:

• Expanded (Развернуто): Показать полный текст разговора в верхней части страницы.
• Off (Выкл): скрыть комментарии на странице для минималистичного вида.

Полностраничные и встроенные базы данных

Все базы данных в Notion могут существовать в двух форматах – как полностраничная, или в режиме встраивания на другую страницу, которая тоже содержит неструктурированные данные (как таблица в середине письменного документа).

Полностраничные базы данных

• Создайте полностраничную базу данных, создав новую страницу в рабочей области и выбрав тип базы данных в меню оттенков серого.
• Или наберите /, затем тип базы данных, который вам нужен (доска, список и т.д.) и слово full.
• Полностраничные базы данных появляются в боковой панели, как и любая другая страница.
• Вы можете заблокировать полностраничную базу данных, чтобы другие люди не могли изменять свойства и параметры значений, перейдя к ••• и включив Database Lock.
• Чтобы превратить полностраничную базу данных во встроенную, вы можете просто перетащить базу данных на другую страницу в боковой панели, что превратит ее в подстраницу.
• Затем перейдите на страницу, нажмите на значок ⋮⋮ и выберите в выпадающем меню пункт Turn into inline , чтобы превратить ее в встроенную базу данных.

Встроенные базы данных

Встроенные базы данных могут жить рядом с другими типами контента. Один из популярных вариантов использования – добавление их в документы.

• Создайте базу данных inline, набрав /, затем тип базы данных, который вам нужен, и слово inline.
• Элементы управления/меню для вашей базы данных скрыты, пока вы не наведете на них курсор.
• Вы можете развернуть встроенную базу данных на всю страницу, нажав ⤢ в правом верхнем углу.
• Вы можете превратить встроенную базу данных в полностраничную базу данных, захватив ⋮⋮ и перетащив в боковую панель как страницу верхнего уровня.
• Меню Properties (Свойства), Filter (Фильтр) и Sort (Сортировка) находятся в значке ••• в правом верхнем углу вашей базы данных.
• Вы можете Delete (удалить), Duplicate (продублировать), переместить или скопировать ссылку на вашу встроенную таблицу, нажав на значок ⋮⋮, который появляется при наведении в левом поле.
• Ваша встроенная база данных будет отображаться в боковой панели как подстраница страницы, на которой она находится.