Меню Закрыть

Совместный доступ и разрешения

Последнее изменение: 03.04.2022
Вы здесь:
Расчетное время чтения: 8 мин

Notion создан для совместной работы, поэтому есть несколько способов поделиться контентом, который вы создаете, с другими людьми. Наши уровни разрешений гарантируют, что они получат доступ к этому контенту именно так, как вы этого хотите 📣.

Способы совместного использования

Существует несколько различных способов поделиться страницами и базами данных, которые вы создаете в Notion, с людьми внутри и за пределами вашего рабочего пространства. Ниже приведен обзор всех способов предоставления общего доступа.

Поделись меню

Для начала, вот краткий обзор меню Share ( Поделиться ) , которое можно щелкнуть в правом верхнем углу вашей страницы. На мобильных устройствах для получения тех же опций нажмите на значок поделиться рядом с символом ••• в правом верхнем углу.

Совместный доступ и разрешения
  • Каждая строка в этом меню представляет отдельного человека или группу людей, с которыми вы можете поделиться страницей. В меню выше для этой страницы Engineering Wiki:
    • Share to web ( Поделиться в веб ) выключено, поэтому только вы и ваши товарищи по команде могут видеть эту страницу.
    • Everyone at Acme Inc. ( Все в Acme Inc. ) означает, что все в рабочем пространстве могут комментировать страницу.
    • ada@lovelace.com — это пример гостя на странице, который был приглашен не из рабочего пространства — она может только просматривать страницу.
    • Fig — это пример члена команды с полным доступом к странице. Они смогут вносить правки и приглашать других людей.
  • Выпадающие меню справа позволяют установить уровень их доступа.
  • Copy link ( Копировать ссылку ) копирует уникальный URL страницы в буфер обмена, чтобы вы могли поделиться им с кем угодно. Тем не менее, только люди, имеющие доступ к странице, смогут ее увидеть.
  • Invite ( Пригласить ) позволяет добавлять на страницу людей, находящихся как внутри, так и вне вашего рабочего пространства, используя их адрес электронной почты.
    • Люди извне будут добавлены как гости.
    • Вы можете назначить гостям и другим членам рабочего пространства уровень доступа с помощью всплывающего меню:
Совместный доступ и разрешения

Совместная работа со всем рабочим пространством

Вы можете сотрудничать с другими людьми в Notion, добавляя их в качестве членов в свое рабочее пространство (только для Team Plan и Enterprise Plan). Это могут быть ваши коллеги по работе, друзья или любые другие люди, с которыми вы хотите работать над страницами. Есть несколько способов поделиться страницами Notion с другими участниками, чтобы вы могли работать вместе:

  • Любая страница в разделе Workspace  ( Рабочее пространство ) на боковой панели является общей для всех участников рабочего пространства.
  • Вы можете перетащить страницу из раздела Shared ( Совместное использование ) или Private (Частный) на боковой панели в раздел Workspace ( Рабочее пространство ) , чтобы поделиться ею.
  • В меню Share ( Общий доступ ) можно включить доступ для Everyone at [workspace] ( Всех в [рабочем пространстве] ) на определенном уровне, выбранном из выпадающего списка:

Общий доступ для отдельных членов команды

Иногда вы хотите поделиться страницей только с некоторыми другими членами вашего рабочего пространства — например, документом совещания, который вы делите со своим руководителем, или заметками для небольшой проектной группы.

  • Нажмите кнопку Share ( Поделиться ) в правом верхнем углу личной страницы, которой вы хотите поделиться с этими членами.
  • Нажмите кнопку Add people ( Добавить людей ) и добавьте нужных вам пользователей, введя их адреса электронной почты. Вы можете установить их уровни доступа из выпадающего списка в окне приглашения.
  • Страницы, которыми вы поделились только с несколькими участниками, но не со всем рабочим пространством, будут отображаться в разделе Shared ( Общий доступ ) на боковой панели. Перетащите их в раздел Workspace ( Рабочее пространство ) , чтобы поделиться ими со всей командой.
  • Если у вас более 7 страниц в разделе Shared ( Общие ) , вы можете выбрать, какие из них вы хотите сохранить на боковой панели.
Совместный доступ и разрешения
Совет: Во всплывающем окне раздела Shared ( Общий доступ ) вы также можете искать общие страницы, сортировать их по релевантности или последнему редактированию, а также легко копировать ссылки на страницы!

Совместное использование с группами

Чтобы упростить обмен с часто используемыми группами (например, инженерной группой вашей компании или командой сообщества), вы можете создать собственные группы участников и предоставить им право доступа к страницам как блокам.

Подробнее о группах и групповых разрешениях здесь →.
Вот краткие инструкции по совместному использованию групп:

  • Перейдите в раздел Settings & Members ( Настройки и члены ) , и вы увидите список всех ваших членов и гостей. Нажмите на заголовок Groups ( Группы ) в верхней части этого списка.
  • Нажмите Create a group ( Создать группу ) , дайте ей имя и добавьте нужных членов.
  • Чтобы поделиться страницей с определенной группой, перейдите к разделу Share (Поделиться в правом) верхнем углу страницы, а затем нажмите кнопку Invite ( Пригласить ) . Во всплывающем окне приглашения вы увидите список ваших групп:
Совет: Everyone at [workspace name] ( Все в [имя рабочего пространства] ) устанавливают минимальный уровень доступа к странице для всех членов вашей команды. Чтобы предоставить определенным людям или группам более высокий уровень доступа, установите для параметра Everyone at [workspace name] ( Все в [имя рабочего пространства] ) уровень доступа Can view (Может просматривать) или Can comment ( Может комментировать ).

Поделитесь информацией за пределами своей команды

Вы можете приглашать людей, не входящих в ваше рабочее пространство, присоединяться к страницам в качестве гостей. Допустим, вы хотите поделиться страницей Notion с внешним подрядчиком, которого вы наняли. Или, возможно, вы сами являетесь подрядчиком и хотите поделиться страницей с клиентом. Это идеальное решение.

Узнайте больше о гостях здесь →

Краткие инструкции по обмену информацией с гостями:

  • Нажмите кнопку Share ( Поделиться ) в правом верхнем углу страницы Notion, которую вы хотите открыть для внешнего доступа.
  • Нажмите кнопку Add people ( Добавить людей ) и добавьте нужных вам людей, используя их адреса электронной почты. Установите их уровни доступа с помощью выпадающего меню.
  • Все, кого вы пригласите таким образом, получат электронное письмо со ссылкой на страницу, которую вы пригласили просмотреть или отредактировать.
  • Если вы хотите увидеть всех гостей в вашем рабочем пространстве и страницы, к которым у них есть доступ, перейдите в раздел Members ( Участники ) раздела Settings & Members ( Настройки и участники ) и перейдите на вкладку Guests ( Гости ) .
  • В этом же окне вы можете удалить гостей из рабочего пространства, изменить их уровни доступа или преобразовать их в полноправных членов.
Совместный доступ и разрешения

Поделиться в веб

Чтобы сделать страницу Notion доступной для просмотра как сайт в Интернете или поделиться ею с людьми, которые не используют Notion, вы можете включить опцию Share to the web (Поделиться в Интернете). Любой, у кого есть ссылка, сможет ее увидеть.

Узнать больше о публичных страницах можно здесь →

Краткие инструкции по публикации страниц:

  • Нажмите кнопку Share ( Поделиться ) в правом верхнем углу страницы, которую вы хотите опубликовать в Интернете.
  • По умолчанию уровень доступа, указанный рядом с Share to the web ( Поделиться в Интернете ) , будет No access ( Нет доступа ) .
  • Чтобы опубликовать страницу в Интернете, измените уровень доступа на один из следующих:
    • Can view ( Возможность просмотра ) означает, что ваша страница опубликована в Интернете, но не может быть отредактирована или прокомментирована другими пользователями Notion.
    • Can comment ( Возможность комментирования ) означает, что любой пользователь Notion может оставлять комментарии на вашей странице после того, как вы поделитесь с ним ссылкой.
    • Can edit ( Возможность редактирования ) означает, что любой человек с учетной записью Notion может вносить изменения на вашей странице после того, как вы поделитесь с ним ссылкой.
  • Вы также увидите несколько других опций, когда включите опцию доступа Share to the web ( Поделиться в Интернете ) :
    • Allow duplicate as template ( Разрешить дублировать как шаблон ) : Выключите эту опцию, чтобы другие пользователи Notion не могли дублировать вашу страницу в свое рабочее пространство для редактирования. Это включено по умолчанию.
    • Search engine indexing ( Индексация в поисковых системах ) (только для платных тарифных планов): Включите этот параметр, чтобы ваша страница появлялась в результатах поиска Google и других поисковых систем. Это включено по умолчанию.
  • Нажмите Copy link ( Копировать ссылку ) , чтобы скопировать уникальный URL-адрес страницы и поделиться им.
  • Только люди с уникальным URL страницы смогут ее увидеть.
Совместный доступ и разрешения

Уровни разрешений

Здесь возможности совместного доступа в Notion становятся более тонкими и детальными. Для каждого человека или группы, с которыми вы делитесь, вы можете назначить свой уровень доступа. Например, это полезно, если:

  • Вы хотите, чтобы только несколько человек могли редактировать страницу, а все остальные ее читали.
  • Вы хотите, чтобы некоторые страницы были видны только определенной команде.
  • Вы хотите собирать комментарии только к тому или иному произведению.
Примечание: Когда вы приглашаете кого-либо на страницу, он автоматически получает доступ ко всем ее подстраницам по умолчанию. Тем не менее, вы можете ограничить или расширить права доступа к подстраницам!

Как редактировать права доступа

Всякий раз, когда вы приглашаете кого-либо на страницу или нажимаете кнопку Поделиться, вы увидите справа от людей или групп выпадающие меню, позволяющие выбрать уровень их доступа: Full access ( Полный доступ ) , Can edit ( Можно редактировать ) , Can comment ( Можно комментировать ) и Can view (Можно просматривать).

  • Full access ( Полный доступ ) : Люди с полным доступом к странице могут редактировать любое содержащееся на ней содержимое и делиться страницей с кем угодно, используя все механизмы, описанные в этом руководстве.
  • Can edit ( Можно редактировать ) : Выберите этот уровень доступа для людей или групп, которые должны иметь возможность редактировать содержимое страницы, но не делиться им.
  • Can comment ( Можно комментировать ) : Выберите этот уровень доступа для людей и групп, которые должны иметь возможность только комментировать содержимое страницы, но не редактировать его. Они также не могут делиться страницей с другими.
  • Can view ( Можно просматривать ) : Люди с этим уровнем доступа могут читать содержимое страницы, но не комментировать или редактировать его. Они также не могут делиться страницей с другими.
Совместный доступ и разрешения

Как ограничить, расширить и восстановить разрешения вложенных страниц

По умолчанию любая страница, вложенная в другую страницу (дочерняя страница), наследует те же разрешения, что и страница, в которую она вложена (родительская страница). Но вы можете назначить более высокие или низкие уровни разрешений для вложенных страниц в соответствии с вашими потребностями.

Например: На скриншоте ниже все сотрудники Acme Inc. имеют доступ Can comment ( Можно комментировать ) к Engineering Wiki и всем ее подстраницам. Fig — единственный член команды, который может вносить правки или делиться ими с другими людьми.

Совместный доступ и разрешения
  • На такой вложенной странице, как страница «Руководство по проектированию», вы можете захотеть расширить разрешения, чтобы позволить участнику, гостю, группе разрешений или всему рабочему пространству иметь уровень выше, чем Can comment ( Можно комментировать ) . В раскрывающемся списке уровня разрешения для этого примера вы можете выбрать опцию Can edit ( Можно редактировать ) или Full access (Полный доступ).
    • Обратите внимание, что уровень разрешения «Инженерные рекомендации» определяется родительской страницей «Инженерная вики», но его можно переопределить.
Совместный доступ и разрешения
  • На вложенной странице можно ограничить разрешения, чтобы пользователи, гости, группы разрешений или все рабочее пространство не могли комментировать или вообще видеть страницу. В раскрывающемся списке уровней разрешений для этого примера можно выбрать Can comment ( Можно комментировать ) или No access ( Нет доступа ).
    • Обратите внимание, что после удаления доступа для Everyone at Acme Inc ( Всех сотрудников Acme Inc, ) теперь подстраницу «Backend» могут видеть и редактировать только Fig и Lauren . Считайте, что это «секретная страница» 🔮.
  • Когда вы ограничиваете разрешений подстраницы, в верхней части меню Share (Поделиться) появляется кнопка Restore ( Восстановить ) . Используйте ее, чтобы вернуть разрешения по умолчанию и унаследовать их от родительской страницы.
Совет: Вы можете создавать «секретные страницы», которые могут видеть только определенные люди или группы, установив уровень разрешения вложенной страницы на No access ( Нет доступа ) для людей или групп, от которых вы хотите скрыть страницу.

Прекратить совместное использование

Если у вас есть полный доступ к странице, вы можете в любой момент отключить общий доступ к ней.

  • Самый быстрый способ — переместить страницу из раздела Workspace ( Рабочая область ) или Shared (Общий доступ) на боковой панели в раздел Private ( Личное ) . Однако убедитесь, что это то, что вы действительно хотите сделать, потому что все остальные потеряют доступ.
  • Нажмите на кнопку Share ( Поделиться ) в правом верхнем углу страницы и отключите доступ для рабочей области, отдельных пользователей, групп или общественности. Вы также можете выбрать Remove ( Удалить ) из выпадающего списка рядом с любым из этих пунктов.
  • Для гостей нажмите Share ( Поделиться ) , а затем выберите Remove ( Удалить ) из выпадающего списка рядом с их именами. Вы также можете перейти в раздел Settings & Members ( Настройки и Участники ), прокрутить вниз, чтобы найти нужных вам гостей, щелкнуть на выпадающем списке справа от их имен и нажать кнопку Remove ( Удалить ) .
Совместный доступ и разрешения
Примечание: Люди, у которых нет доступа к странице, не увидят ее в своем рабочем пространстве. Она может появиться на вашей боковой панели, но не у них.

Узнайте, кто имеет доступ к странице

Вы можете узнать, кто еще имеет доступ к странице, по их аватарам/фотографиям профиля, которые можно увидеть на панели в самом верху страницы.

  • Аватар отображается затемненным, если этот человек в данный момент не просматривает страницу.
  • Если человек находится на странице, аватар отображается незатемненным.
  • Наведя курсор на аватар, вы увидите имя человека, его электронную почту и время, когда он последний раз был на странице.
  • Нажав на активный аватар, вы перейдете на ту часть страницы, где он читает или набирает текст.
  • Когда люди одновременно работают над одной и той же страницей, вы увидите, что их аватары перемещаются рядом с блоками, которые они просматривают или редактируют.
  • Нажмите ••• в правом верхнем углу любой страницы и посмотрите на нижнюю часть появившегося меню. Вы увидите, кто и когда последний раз редактировал страницу.
Совместный доступ и разрешения

Настройки безопасности для совместного использования


Если у вас есть подписка на план Enterprise Plan, и вы являетесь администратором рабочего пространства, вы можете предотвратить совместное использование содержимого, включив определенные настройки безопасности. Свяжитесь с отделом продаж, чтобы узнать больше о нашем плане Enterprise.

  • Перейдите в раздел Settings & Members ( Настройки и участники ) в верхней части левой боковой панели.
  • Нажмите Settings ( Настройки ) в боковой панели появившегося окна.
  • Прокрутите вниз до раздела Security & identity ( Безопасность и идентификация ) , где вы найдете эти тумблеры:
Совместный доступ и разрешения

Часто задаваемые вопросы

Я пытался добавить гостя в свое рабочее пространство, но он автоматически превратился в участника. Как я могу предотвратить это?
Возможно, у вас включен параметр «Разрешенные домены электронной почты». Когда эта функция включена, она позволяет людям с таким доменом электронной почты автоматически присоединяться к вашему рабочему пространству в качестве участника. Вы можете отключить эту настройку на вкладке Настройки в разделе Настройки и участники на левой боковой панели.

Я хочу поделиться страницей с клиентом, но он не использует Notion.
Вы можете включить опцию Share to the web в меню Share и поделиться с ними URL-адресом. При условии, что параметр индексирования поисковыми системами отключен (по умолчанию он всегда отключен), доступ к странице смогут получить только люди, имеющие именно этот URL. Они смогут просматривать страницу, даже если у них нет учетной записи Notion. Однако они не смогут вносить правки, оставлять комментарии или сортировать/фильтровать базу данных.

Кнопка «Экспорт» отсутствует, она не отображается ни в одном меню.
Возможно, у вас включена настройка Disable Export ( Отключить экспорт ) на вкладке Settings (Настройки) в разделе Settings & Members ( Настройки и участники ) в левой боковой панели. Чтобы изменить эту настройку, вам нужно быть администратором в рабочем пространстве и на рабочем столе.

Можно ли ограничить доступ к различным частям базы данных? Можно ли сделать так, чтобы одни люди могли видеть определенные представления или свойства базы данных, а другие — нет?
К сожалению, разрешения баз данных пока не настолько детализированы 😓 Это вполне законный случай использования, и мы определенно хотим поддержать его в будущем. Оставайтесь с нами!

У вас еще остались вопросы? Отправьте нам сообщение

Была ли эта статья полезной?
Нет 0
Просмотров: 515

Читать далее

Следующий: Добавляйте участников, администраторов, гостей и группы