Расстановка приоритетов является частью повседневной жизни.
Даже если вы просто бежите по делам, вы, скорее всего, начинаете с задач, которые оказывают наиболее существенное влияние или от которых зависят другие задачи. Вы не можете распечатать копии презентации, которую будете делать завтра, если не закончили работу над слайдами.
Хотя такое мышление может быть естественным, чем длиннее список дел, тем сложнее ему следовать. В межфункциональных проектах списки дел, также известные как бэклоги, часто содержат огромное количество задач.
Проектным командам необходим метод сортировки и упорядочивания массивных списков дел. И таким методом является сортировка бэклога.
Что такое backlog grooming?
Работа над бэклогом – которую некоторые называют story time, user story grooming или backlog refinement – это то, как Agile-команды просматривают и уточняют списки дел проекта. Это процесс прочесывания существующих списков с целью выявления потенциальной экономии времени или упущенных сроков, чтобы остальная часть проекта проходила как можно более гладко.
Ваша команда должна регулярно собираться на совещания по уточнению бэклога и следить за тем, чтобы список содержал задачи, соответствующие целям проекта и компании. Также следует просматривать бэклог в ходе подготовки к предстоящим спринтам, определяя приоритеты задач, которые необходимо выполнить в следующей итерации работы. А для достижения наилучших результатов необходимо, чтобы кто-то направлял обсуждение – менеджер проекта или продукта, мастер Scrum или представитель команды.
Деятельность по формированию бэклога
Встречи с бэклогами должны иметь жесткий график, чтобы помочь команде организовать эффективные спринты, открыто обсуждать задачи и оценивать трудоемкость предстоящей работы, не теряя времени. На совещаниях по подготовке бэклога следует:
1. Добавление и удаление пользовательских историй
Проект быстро переходит от этапа создания дорожной карты продукта к готовому продукту. И в ходе этого процесса пользовательские истории и задачи могут стать неактуальными или устаревшими. Груминг – это возможность удалить их из бэклога. Аналогичным образом добавляйте пользовательские истории, которые становятся важными для заинтересованных сторон по мере развития проекта и появления новой информации.
Команда разработчиков, создающая банковское приложение, может удалить пользовательскую историю для всплывающего окна с информацией об акционных ставках по кредитам, когда эти ставки перестанут быть приоритетными. Эта же команда может добавить функцию, отображающую прогресс в накоплении сбережений, если такая функция лучше соответствует видению приложения заказчиком.
2. Пересмотреть приоритеты
Приоритеты меняются, и иногда список дел вашей команды не успевает за ними. Составление бэклога – это возможность оценить текущие задачи с учетом меняющихся требований организации, клиента и продукта и убедиться, что высокоприоритетные задачи находятся ближе всего к вершине.
Если конечный клиент хочет, чтобы команда разработчиков отдала предпочтение одной функции перед другой – например, графику накоплений вместо всплывающего окна с кредитами, – порядок работ должен быть изменен в соответствии с этим требованием. Вы продвинете желаемую функцию выше в бэклог и в ближайший спринт.
3. Просмотр сюжетных моментов
Перед запуском проекта многие Agile-команды используют баллы историй для оценки веса предстоящих задач. Вы знаете, сколько пунктов ваша команда может выполнить за спринт, поэтому присвоение этих пунктов пользовательским историям позволяет вам браться только за ту работу, для выполнения которой у вас достаточно ресурсов. Если вы завершаете 15 историй в спринте и каждая история стоит три балла, то вы можете взяться за пять историй в спринте.
Но может оказаться, что некоторые задачи окажутся весомее, чем вы предполагали вначале, и вам придется изменить оценки. Команда разработчиков может назначить три балла за пользовательскую историю, например, за создание удобной системы межсчетных переводов для банковского приложения, и обнаружить, что вместо этого она должна стоить пять баллов. Сессии по работе с бэклогом позволяют переназначить эти оценки и взяться только за ту работу, с которой вы можете справиться.
4. Разделенные истории
Пользовательские истории должны быть наименьшей единицей работы в методологии Agile, но опять же, вы не всегда правильно оцениваете. Это нормально. Составление бэклога дает вам возможность разбить раздутые пользовательские истории на более мелкие, чтобы их было легче завершить.
Команда разработчиков могла подумать, что создание простого в использовании главного экрана банковского приложения – это одна пользовательская история, в то время как на самом деле их несколько, и разделить работу между отдельными пользовательскими историями для главных экранов сбережений и платежей.
Преимущества ухода за бэклогом
Работа над бэклогом часто звучит как еще одна задача, которую должна выполнить ваша команда. А разве не в том заключается смысл работы, чтобы сократить ее до самого необходимого?
Да, работа с бэклогом требует усилий. Но он позволяет сэкономить время и разочарование команды, выполняющей ненужные или избыточные задачи. Вот почему проведение сессии по работе с бэклогом стоит того:
- Все остаются в курсе событий – одной из главных причин, побуждающих к проведению “груминга” бэклога, является пересмотр актуальности задач с учетом мнения каждого. Это гарантирует, что все будут в курсе изменений и будут знать свои обязанности. Agile-методология основана на прозрачности и командной работе, и работа над бэклогом не является исключением.
- Сессии работы с бэклогами способствуют наведению порядка – списки дел становятся хаотичными, если в них постоянно добавляются новые задачи. Вашей команде необходимо проводить сессии по приведению бэклога в порядок, чтобы расставить приоритеты, ограничить и оценить каждый шаг, сохраняя список стройным и эффективным.
- Подготовка создает более качественную документацию – когда вы думаете о том, на кого влияет подготовка бэклога, на ум, скорее всего, приходит команда, выполняющая список дел. Однако бэклоги – это документы для совместной работы, к которым имеют доступ многие заинтересованные стороны. Максимально аккуратное ведение таких списков помогает людям за пределами проекта видеть прогресс и приоритеты.
Понимание процесса подготовки бэклога
Формирование бэклога способствует повышению эффективности, прозрачности и продуманности рабочих процессов. Кроме того, она позволяет удовлетворить меняющиеся потребности проекта. Учитывая такое количество преимуществ, вы, скорее всего, захотите внести сессию в календарь своей команды.
Ниже мы расскажем о том, кого приглашать, когда назначать встречи и как к ним готовиться:
Кто
Совещания по работе с бэклогом являются совместными, но это не означает, что на них должны присутствовать все. Вместо этого пригласите следующих основных участников и проведите эффективную сессию:
- лицо, проводящее совещание, часто владелец продукта, Scrum-мастер или руководитель группы.
- Владелец продукта или менеджер, независимо от того, ведут они сессию или нет
- Представители таких подразделений, как отдел обеспечения качества или отдел по работе с клиентами, которые могут предложить ценные идеи.
Когда
Проводите сессию подготовки бэклога примерно за два-три дня до окончания каждого спринта. Продолжительность спринтов определяет частоту проведения таких встреч. Если вы работаете двухнедельными отрезками, то можно ожидать, что сессии по подготовке бэклога будут проводиться примерно каждые 14 дней. Таким образом, в каждый новый спринт вы входите с обновленным списком задач.
Как
Если вы участвуете в сессии по работе с бэклогом, заранее ознакомьтесь с пользовательскими историями в списке и подготовьте свои соображения. Возможно, вы считаете, что ту или иную историю пользователя стоит пересмотреть приоритеты или сократить – планируйте донести это до группы. Только не забудьте связать свои мысли с целями и потребностями организации, заинтересованных сторон и клиента.
3 лучшие практики подготовки бэклога
Вы собрали нужную группу, записали каждую пользовательскую историю и сели за стол переговоров с желанием проанализировать бэклог. Вот как обеспечить успешное проведение сессии по подготовке бэклога продукта:
- Учитывайте зависимости – некоторые задачи являются зависимыми, т.е. команда должна закончить одну задачу, прежде чем приступить к другой. Помните о зависимостях при переносе или удалении пользовательских историй, чтобы случайно не расположить их не по порядку.
- Не загромождайте список – спринты проходят быстро, и если ваша команда быстро заканчивает задачи, у нее может остаться пустой список дел. В качестве эмпирического правила следует оставлять в списке не менее двух пунктов бэклога на спринт, чтобы все знали, что их ждет, и могли работать на опережение, когда появится такая возможность.
- Убедитесь, что ваш бэклог является DEEP – DEEP означает “подробный, соответствующий, оценочный, эмерджентный” и “приоритетный”; эти параметры должны описывать все пункты вашего бэклога. Это гарантирует, что каждая задача будет иметь необходимую глубину и гибкость, чтобы быть выполнимой.
Поддерживайте проекты на должном уровне с помощью Notion
Работа над бэклогом – это лишь один из множества видов деятельности по управлению проектами, которые позволяют поддерживать работу на должном уровне. В Notion есть руководства и шаблоны для их поддержки.
Используйте систему управления продуктами Notion для организации работы и дорожную карту, чтобы не сбиться с пути. Централизуйте информацию о команде с помощью вики-продуктов и разработайте свой следующий проект с помощью руководства по процессу и стратегии.