Проблемы неизбежны. Это реальность управления проектами.
Проблемы будут возникать в каждом проекте, будь то из-за человеческого фактора или неконтролируемых обстоятельств. Программист может ошибиться при написании кода, или ураган может замедлить доставку материалов, необходимых вашей команде для сборки продукта.
Планируя эти неизбежности, создайте систему отслеживания проблем. Эта таблица позволяет документировать проблемы и гарантировать, что у вашей команды есть инструменты для их эффективного решения. И лучше всего начать с шаблона отслеживания проблем.
Что такое шаблон отслеживания проблем?
Шаблон для отслеживания проблем представляет собой журнал – как правило, электронную таблицу, – в котором команды документируют проблемы, возникающие в ходе проекта. Руководители проекта или другие сотрудники вносят в столбцы такую информацию, как идентификатор проблемы, ее описание, а также указывают человека, в чьи обязанности входит ее решение. Такой журнал можно создать с помощью электронных таблиц Google или Excel, но программное обеспечение для управления проектами обычно предлагает более широкие возможности.
Шаблоны журналов регистрации проблем дают команде возможность выявлять проблемы по мере их возникновения и делегировать работу по их устранению, чтобы избежать застоев. Этот совместный документ также помогает всем, кто работает над проектом, представить себе пути решения проблемы и понять, что делать в случае ее повторения.
Почему отслеживание проблем важно для бизнеса?
Никто не может устранить проблему, о которой не знает. Документ по отслеживанию проблем уведомляет всех участников проекта о том, что происходит не так и какие шаги необходимо предпринять для решения проблемы.
Листы отслеживания также помогают:
- Предотвращают разрастание проблем – одна проблема может вызвать цепную реакцию других. Использование трекера для управления препятствиями по мере их возникновения позволяет предотвратить появление новых. Если материалы для сборки изделия поступают с опозданием, а вы документируете проблему, бригада сборщиков может переключиться на другие задачи, а не тратить время на ожидание материалов, которые так и не будут доставлены.
- Предоставление исчерпывающей документации – система отслеживания проблем служит справочным материалом для заинтересованных сторон, желающих получить представление о ходе проекта и понять причины задержек. Эти документы также служат справочным материалом для команд, которые хотят в будущем вести проекты более гладко, избегая ошибок прошлого.
- Не упускать проблемы из виду – занятой член команды может забыть о решении проблемы, если не будет напоминаний или четких путей ее решения. Трекер обеспечивает такое предупреждение. Это особенно ценно для команд, работающих над несколькими проектами, которые не могут разумно управлять проблемами по каждому из них, не документируя и не делегируя их.
Ключевые элементы отличного шаблона для отслеживания проблем
Нет двух одинаковых проектов и двух одинаковых команд, но есть некоторые общие черты между функциональными шаблонами отслеживания проблем. Вот о чем не следует забывать:
- Правильная информация – как минимум, шаблоны должны содержать колонки для идентификатора проблемы, ее описания, приоритета, даты начала и срока исполнения, а также назначенного персонала. Кроме того, в зависимости от потребностей команды можно указать статус, отдел и потенциальное влияние.
- Гибкость – команды должны иметь возможность анализировать информацию с разных точек зрения. Некоторые инструменты, например Notion, позволяют переключаться между представлениями листа, календаря и Kanban. Таким образом, каждый может решать проблемы тем способом, который ему удобен.
- Удобные функции – устранять проблемы сложно, но сам процесс отслеживания проблем должен быть простым. Цель состоит в том, чтобы быстро добавлять новые элементы в электронную таблицу и с первого взгляда видеть прогресс, не копаясь в деталях. Избегайте лишних колонок, затрудняющих чтение таблицы.
Как использовать шаблон отслеживания проблем в 4 шага
Поскольку одной из характеристик отличного трекера проблем является простота использования, вашей команде не нужно долго вникать в суть работы. Создав собственный шаблон или скопировав его из банка шаблонов Notion, вы будете готовы вводить информацию и следить за ходом решения проблемы.
Вот шаги, которые необходимо выполнять каждый раз, когда вы вносите что-то в свою таблицу, используя один из шаблонов отслеживания Notion:
1. Сформулируйте проблему
Все трекеры должны четко определять проблемы, поэтому этот шаг должен быть одним из первых. В этом шаблоне первый столбец – список отслеживаемых проблем. Команды, желающие просмотреть более подробную информацию, могут добавить колонку с описанием сразу после колонки с описанием проблемы.
2. Назначить проблему
Убедитесь, что у каждой проблемы есть ответственный, чтобы она не осталась незамеченной. В этом шаблоне есть колонка, посвященная как людям, так и командам, которые должны работать над проблемой, информируя всех об ответственности. Кроме того, здесь можно переключиться на вид “назначено мне”, чтобы наглядно представить, что находится в вашем распоряжении.
3. Установить срок исполнения
Определите срок отслеживания и внесите дату выполнения в соответствующую колонку. Ориентируйтесь на приоритет и сложность: возможно, некоторые проблемы нужно решить немедленно, а другие – через несколько дней. Если это поможет, добавьте колонку, позволяющую команде классифицировать проблемы как высоко-, средне- и низкоприоритетные.
4. Состояние дорожки
Этот шаблон позволяет добавлять к каждому заданию метку статуса, отмечая задачи как “Следующие”, “В работе” или “Выполнены”. Добавьте аналогичные метки, которые соответствуют стилю работы вашей команды. Можно выбрать вид доски, чтобы более наглядно увидеть эти статусы, и легко перемещать карточки задач.
Как стать экспертом по отслеживанию проблем
Теоретически шаблоны для отслеживания проблем просты в использовании. Но даже они допускают возможность человеческой ошибки. Чтобы ваш трекер хорошо выполнял свои функции, воспользуйтесь следующими примерами:
- Отслеживайте быстро – поощряйте членов команды избавляться от чувства стыда и сообщать о проблемах сразу же, как только они возникли. Напоминайте всем (включая себя), что ошибки неизбежны, и вы можете работать над их устранением сообща. Раннее обнаружение даже одной маленькой ошибки позволяет сэкономить время, сохранить ресурсы и предотвратить дальнейшие проблемы.
- Регулярно проверяйте ситуацию – и руководители проекта, и члены команды должны внимательно следить за трекером проблем. Следите за тем, чтобы дела не задерживались в очереди и чтобы каждый выполнял свои задачи. Хорошим способом отслеживания является организация таблицы по датам.
- Сосредоточьтесь на мелочах – проблемы в трекере должны быть краткосрочными и быстро решаемыми. Избегайте добавлять в трекер серьезные задачи, которые члены команды не смогут решить в течение нескольких дней. При возможности разбивайте работу на разумные по размеру пункты, которые может выполнить один человек.
- Контролируйте успех – оценивайте показатели, например, скорость решения проблем, чтобы убедиться, что процесс решения проблем идет в постоянном темпе. Если вы, как руководитель проекта, обнаружите, что многие проблемы задерживаются в разделах “Очередь” или “Незавершенные работы” трекера, возможно, команда столкнулась с узкими местами. Вам необходимо вмешаться и предложить решения. Также важно отслеживать график на предмет повторных проблем, которые могут потребовать более пристального внимания.
Идентификация и управление каждой проблемой с помощью Notion
В Notion есть все инструменты, необходимые вашей команде для отслеживания проблем и ведения проектов, снижающих риски.
Начните с шаблона реестра рисков, чтобы спрогнозировать, что может пойти не так в проекте, и закончите руководством по премортем, чтобы честно поговорить о причинах неудачи проекта. Научитесь создавать более качественные дорожные карты, точнее оценивать риски и эффективнее управлять ресурсами. Использование Notion – это ваш первый шаг к выявлению и предотвращению проблем в проекте.