Документация компании имеет множество форм: “как делать”, “что делать”, “общие знания”, “технологические документы” и т.д. Зачастую она имеет плохую репутацию – плоская, сухая и не более интересная, чем форма W2.
Однако, несмотря на репутацию, важность такой документации очевидна. Она обеспечивает асинхронное общение, что дает очевидные преимущества сотрудникам (и вашей компании, особенно сейчас, когда команды распределены как никогда). Документация компании переживает свой момент.
Даже если у вас самая надежная система документирования по эту сторону энциклопедии, ей может не хватать одного важного элемента – контекста. Он объясняет, почему вы создаете новую функцию или запускаете новый процесс в своей команде.
А когда контекст является частью документации, он помогает компании быстрее принимать решения, расставляя приоритеты и подталкивая сотрудников к обсуждению собственных мыслей и идей.
Если это не записано, то этого не существует
2020 год коренным образом изменил способ общения многих из нас. Речь идет не только о громкой речи через маску или замене рукопожатия на неловкий удар локтем. Она изменила способ общения на рабочем месте – похлопывания по плечу превратились в официальные встречи в Zoom, ежедневные совещания – в асинхронные обновления в Slack.
Строительство крана
Чтобы понять, как лучше ориентироваться в новой реальности, мы побеседовали с Винаем Хирематом, техническим директором и соучредителем компании Loom, специализирующейся на обмене видеосообщениями на рабочем месте, которая с самого начала создала культуру документирования, будучи компанией, ориентированной на удаленную работу. Третий сотрудник Loom был удаленным. Кроме того, Loom используют миллионы удаленных сотрудников по всему миру, что подчеркивает необходимость создания системы документации.
Представьте, что вам предстоит запуск крупного проекта. Если все идеи, зависимости, этапы процесса или вещи, которые необходимо сделать, живут в голове сотрудника – что произойдет, если он уйдет? Ваша ИС будет потеряна.
И это не только ИС. Документация может:
- Создать асинхронную коммуникацию – если ваша команда распределена, собрать всех на совещание практически невозможно. Асинхронная связь позволяет командам, находящимся в любом месте, вносить свой вклад и делает процесс принятия решений более эффективным.
- Стандартизировать процессы и собирать информацию – на макроуровне вы хотите, чтобы команды следовали установленному процессу. На микроуровне это может означать написание постановки задачи, изучение зависимостей или консультации с другими членами команды. Документация описывает, как сделать то или иное действие и все детали, необходимые для его осуществления.
- Помогает команде расти – документация обеспечивает долговременную память команды как на важную информацию, так и на процессы. Когда новый сотрудник приходит на работу, вся эта информация сразу же становится доступной, и он может внести свой вклад в работу с первого дня.
- Принуждение к более четкому мышлению – Винай утверждает, что именно в процессе написания документов происходит “сцепление резины с дорогой” для ваших идей. Он заставляет вас четко формулировать концепции и причины их важности, а также способствует формированию новых взглядов на вещи.
- Установление прозрачности в масштабах всей компании – большинство компаний говорят об этом, но письменное изложение того, что и почему вы сделали, помогает вам на деле воплотить это в жизнь.
Документация Loom постоянно развивается, но она и близко не стоит с документацией таких компаний, как Gitlab, в которой имеется руководство объемом 4 млн. слов, занимающее более 10 000 страниц.
Излагая свою философию документирования, Gitlab говорит: “По мере роста команды потребность в документации возрастает параллельно со стоимостью ее отсутствия”. Говоря иначе, реализация стратегии документирования становится все более сложной и в то же время более важной по мере становления и развития компании”.
Итак, очевидно, что документация жизненно важна для здоровья вашей организации. Однако по-настоящему эффективной ее делает контекст. Здесь мы рассмотрим различные типы контекста, которые оказывают наибольшее влияние.
Документация “как” и “почему”
Как документы работают, объясняя такие вещи, как процесс, инструменты, информация о компании и т.д. Документы “зачем” предназначены для контекста, например, для записи решений, принятых на совещаниях, миссии компании и т.д.
“Вопрос “почему” должен быть повторен на разных уровнях документа”, – говорит Винай. Контекст отвечает на важный вопрос “зачем мы вообще это делаем?”. Подобно тому, как Loom добивается того, чтобы в документах везде присутствовало “почему”, Etsy использует эту схему для разграничения типов документации, создаваемой ее технической командой.
Флорист, составляющий букет
Документация “почему” – это принудительная функция. Она требует от автора взглянуть на ситуацию и объяснить ход своих мыслей как на широком, так и на детальном уровне. Почему проект важен? Почему мы делаем его сейчас? Почему мы делаем это именно так? Но “как” и “почему” должны жить бок о бок – они не должны существовать как отдельные документы.
Мы слышали от операционных команд, что, когда они объясняют, как реализовать новый процесс, а также почему они это делают, команда быстрее его принимает. Сотрудники получают ясность с высоты 10 000 футов. Они видят всю суть своей работы. Для крупного проекта это может быть сквозная линия к миссии компании, показывающая, почему этот проект важен и значим. Если речь идет об изменении небольшого процесса, то “почему” может показать эффективность или экономию времени.
Кроме того, наличие в документации информации о причинах уменьшает количество тех разговоров, которые напоминают гонку NASCAR, полную одних только левых поворотов.
Поэтому спросите себя – если документация важна для вашей команды, есть ли у вас информация о том, как и почему? Это дает команде необходимый контекст для того, чтобы проникнуться вашей миссией, работой и друг другом.
Три способа сделать контекст частью документации вашей команды
Если у вас уже есть надежная документация – или даже если вы только начинаете ее создавать, – включение контекста во все, что вы делаете, очень важно. Это поможет вам быстрее принимать решения, определять приоритеты и обеспечивать прозрачность.
1. Установите требования к контексту на высшем уровне, но оставьте возможность для интерпретации.
Именно руководители компаний должны заронить семена “почему” в документацию и установить некоторые рекомендации по ее включению. Как только она приживется, можно надеяться, что она будет расти повсеместно.
“Как и в случае с любой поведенческой нормой, для внедрения документации необходима определенная плотность людей – особенно влиятельных – в компании”, – говорит Винай. “Но как только вы создадите культуру документирования, она станет инструментом вашей компании”.
Карта
И разные команды будут использовать этот инструмент по-разному. Loom имеет общекорпоративные шаблоны, но позволяет командам настраивать способы включения контекста в документацию. Например, в шаблонах Loom “запрос на комментарий” (RFC) запрашивается обратная связь с командой. Эти RFC содержат контекстные разделы, как и хартии продуктов, используемые для запуска крупных инициатив. Они есть и в итоговых отчетах. Шаблоны можно копировать одним щелчком мыши и изменять в соответствии с конкретными требованиями.
Они используются во всей компании, но остаются гибкими для разных команд или проектов в зависимости от коммуникационных потребностей конкретной задачи. Руководящие принципы верхнего уровня обеспечивают включение контекста в эти документы, но не содержат требований к тому, где должно быть “почему”, как часто его нужно повторять или как писать контекст. Это также дает возможность сотрудникам тщательно проанализировать свои решения, прежде чем представлять их широкой команде.
2. Используйте инструмент, способствующий более тесному общению
Контекст – это… сложно. Иногда только текст не позволяет донести суть.
Компания Loom использует Notion для создания документации компании, поскольку он позволяет централизовать информацию для всех команд. Но при этом она достаточно настраиваема, чтобы отдельные сотрудники или конкретные команды могли структурировать контекст таким образом, чтобы он соответствовал их предпочтительному подходу или потребностям их работы.
“Если вы хотите научиться лучше общаться с командой и рассказывать о чем-то в своем собственном стиле, Notion отлично подходит для этого”, – говорит Винай. “Здесь интереснее строить свою идею и приятнее видеть результат”.
- Комментарии и обсуждения способствуют асинхронной работе – асинхронное общение является суперспособностью в распределенном мире, который чрезмерно зависит от приложений реального времени, где сообщения пропускаются, а контекст теряется. На страницах Notion комментарии и обсуждения централизуют эту коммуникацию, чтобы ничего не упустить и услышать мнение каждого.
- Поместите практически все, что угодно, прямо на свои страницы – Винай часто вставляет видеоролики Loom прямо на страницы Notion, чтобы объяснить их контекст. Будь то лумы, изображения, причудливые диаграммы или доски Miro, они могут помочь наглядно рассказать историю “почему”.
- Соедините контекст с работой, на которую он влияет – контекст становится еще более эффективным, если он расположен рядом с работой, с которой он связан. Страницы понятий объединяют рабочие потоки и информацию. Если вы внедряете новый процесс, вы можете включить доску Kanban прямо под вашими “почему”, чтобы оживить ваш контекст.
Контекст настолько уникален, что зависит от конкретной ситуации. Notion предоставляет компаниям и командам внутри этих компаний гибкость, необходимую для повышения результативности. А если вам нужна помощь в настройке? У нас есть сертифицированные консультанты по Notion по всему миру.
3. Рассматривайте каждый создаваемый вами документ как упражнение по убеждению людей в чем-то.
“Вы не сможете стать старшим инженером в Loom, если не сможете убедить людей посвятить кучу своего времени и сил чему-то, потому что это имеет смысл”, – говорит Винай.
Все, что вы пишете – от документа по процессам до спецификации по реструктуризации кодовой базы, – рассматривайте как акт убеждения. Это не означает, что вы должны усиленно продавать – скорее, это заставляет вас глубоко задуматься о контексте и бросить вызов собственному мышлению, чтобы сделать его более сильным”.
Мусорная корзина со скомканной бумагой
В верхней части всех документов пишите “почему это критически важно”. Затем повторите его важность и в конце документа. Это может зависеть от типа документа, который вы пишете.
Например, в компании Loom есть уставы продуктов, которые представляют собой длинные документы с описанием проекта и его реализации. В них все время подчеркивается “почему” – в верхней части объясняется, зачем они создают эту вещь, в середине обсуждается процесс, а в нижней части – еще раз, чтобы донести суть.
Независимо от того, какую документацию вы создаете, она должна начинаться с “что” и “почему”, прежде чем переходить к “как”. Эта рамка обеспечивает необходимый читателю контекст.
Чтобы убедиться, что вы действительно пишете убедительно, подумайте о том, чтобы ответить на следующие вопросы где-то в контексте, который вы предоставляете:
- Каковы мотивы людей в команде? Как можно связать работу, которую необходимо выполнить, с тем, что их вдохновляет?
- Какие иголки в масштабах компании будет двигать эта работа? Какую видимость это даст команде среди влиятельных людей внутри компании? Что покажет им успех?
- Какие навыки или компетенции команда должна приобрести в ходе реализации проекта?
Если вы уловили все эти моменты, вы не только привели веские аргументы, но и вдохновили команду на лучшую работу.
Контекст показывает, чему научилась ваша компания по мере своего развития
Рассматривайте документацию своей компании как дерево – она будет расти вместе с вашей командой. Контекст в этой документации показывает эволюцию вашего мыслительного процесса, как если бы вы разрезали дерево, чтобы показать его кольца.
Винай говорит, что “почему” полезно как для создателей документов, так и для читателей. Создатели укрепляют свои мысли. Читатели видят, почему то или иное направление было приоритетным, что компания считала важным тогда и как это мнение изменилось.
Именно такая перспектива помогает опираться на прошлое и наметить путь вперед.