На следующей неделе вашей команде разработчиков предстоит важная презентация для заинтересованных сторон, и вам нужен дизайнер для создания графики, которая поможет аудитории понять сложную идею.
Казалось бы, решить эту проблему достаточно просто. Достаточно отправить электронное письмо команде дизайнеров.
Проблема в том, что ваша команда обычно не взаимодействует с дизайнерами, поэтому вы не знаете, к кому обратиться. Необходимо найти нужного сотрудника и выяснить его контактную информацию. Но как найти сотрудника компании, с которым вы никогда не встречались?
На помощь может прийти справочник сотрудников. Это внутренняя база данных, которая проясняет организационную структуру и помогает командам обмениваться навыками в критические моменты. Поощряйте сотрудничество в своей компании, узнав, как создать справочник, чтобы все были на связи.
Что такое справочник сотрудника?
Справочник сотрудников – это база данных, в которой хранится информация о сотрудниках организации, независимо от того, в каком коллективе они работают. Такие справочники включают в себя основные данные, такие как имя и должность сотрудника, а также контактную информацию, например, адрес электронной почты или социальные сети. Некоторые справочники сотрудников содержат также фотографию каждого сотрудника, что позволяет зрителям сопоставить лицо с именем.
Для кого нужен справочник сотрудника?
Справочники сотрудников нужны всем – не только менеджерам и руководителям. Все сотрудники компании должны иметь возможность понять, с кем они работают, и легко связаться с ними. Кроме того, справочники сотрудников дают четкое представление об организационной структуре и о том, кому следует подчиняться в тех или иных обстоятельствах.
Однако не все справочники предоставляют сотрудникам доступ к любой информации. В некоторых случаях руководство компании может ограничить доступ к некоторым данным, например, номерам телефонов или адресам электронной почты, предоставив помощникам возможность устанавливать первые контакты. Кроме того, некоторые люди не любят делиться личной информацией с коллегами и не указывают всех деталей. Все зависит от индивидуальных и командных потребностей.
Важность наличия справочника сотрудников
Базы данных сотрудников выполняют большую работу, когда речь идет о прозрачности компании и межведомственном общении. Вот три причины, по которым каждое предприятие должно иметь собственный справочник:
1. Создание оргсхемы
Справочники сотрудников помогают сотрудникам понять структуру организации, например, кто является руководителем группы и лицом, принимающим решения. Эта информация важна для новых сотрудников, которым необходимо знать, кому они подчиняются и кто подчиняется им. Она также важна в период организационных изменений: сотрудники могут наглядно представить, как изменения в компании влияют на структуру коллектива.
Справочники также помогают всем желающим обращаться к нужным людям с вопросами. Новый сотрудник, которому требуется дополнительная информация о пакете льгот, может воспользоваться справочником, чтобы найти специалиста по кадрам и связаться с ним по нужному каналу.
2. Понимание смысла работы межфункциональных команд
Члены команды, работающие над схожими задачами, например разработчики, которые все пишут код, могут не сотрудничать с коллегами из других групп. Однако компании, работающие по таким методологиям управления проектами, как Agile, создают кросс-функциональные команды, используя навыки людей из разных областей специализации для выполнения спринтерской работы.
Agile-команды могут быть столь же гибкими, как и структуры управления проектами, в которых они работают, то есть межфункциональная группа, работающая над одним спринтом, может больше никогда не работать вместе. Справочник сотрудников позволяет упорядочить это нерегулярное общение без громоздких структур, отнимающих много времени. Справочник всегда под рукой, когда он кому-то нужен.
3. Оптимизация расписания
Для удаленных компаний справочник сотрудников, содержащий информацию о географических и часовых поясах, обеспечивает контекст для процесса составления расписания. Вы можете проверить доступность каждого сотрудника, прежде чем случайно назначить встречу на то время, когда кто-то из них не работает.
4. Помочь людям узнать больше о своих коллегах
Члены удаленных или географически разных команд могут никогда не встречаться лицом к лицу. Насыщенный каталог сотрудников с фотографиями, описаниями должностей и даже забавными фактами поможет всем узнать о людях, с которыми они виртуально работают каждый день.
Этот ресурс также помогает создать более увлекательный и приятный процесс адаптации. Новые сотрудники могут заполнять свои профили в ожидании заданий и обучения и знакомиться со своими коллегами, связями и иерархией.
Как создать справочник сотрудников
Наиболее простым способом создания справочника сотрудников является использование шаблона. Использование организованной, заранее заданной системы позволяет редактировать или удалять данные по мере необходимости, не заботясь об их форматировании. Сотрудники приходят и уходят, организационные структуры меняются, и не стоит тратить время на придирки, когда можно было бы заняться работой.
Шаблон справочника команды Notion – отличное место для начала работы. Вы можете заполнить его в исходном виде или изменить в соответствии с потребностями своей команды, добавляя новые колонки и атрибуты по мере необходимости. Независимо от того, используете ли вы шаблон Notion или создаете свою собственную систему, следующие шаги помогут вам при создании каталога:
1. Изменение столбцов таблицы
Шаблон справочника команд Notion предлагает следующие колонки по умолчанию:
- Имя
- Название
- Место работы
- Профиль LinkedIn
- Электронная почта сотрудника
- Номер телефона
- Любимый десерт
- Дата начала работы
Этот шаблон можно сделать собственным, продублировав его и добавив любые колонки по своему усмотрению. Неплохо также изменить колонку с забавным фактом – любимым десертом – на то, что предпочитает ваша команда, например, любимую книгу или музыку. Рассмотрите возможность создания колонок для дней рождения, местоположения офиса и команд. Также может пригодиться дополнительная колонка для заметок о структуре отчета.
2. Компиляция и добавление данных
После того как вы изменили колонки шаблона по своему вкусу, добавьте данные о сотрудниках. HR-специалист, выполняющий эту задачу, скорее всего, имеет доступ к основной информации, такой как адреса внутренней электронной почты сотрудников и даты приема на работу. Однако перед этим ему следует получить разрешение на публичное размещение такой информации, как адреса личной электронной почты.
Неплохо также предложить сотрудникам самим заполнить свои профили в справочнике – в конце концов, они лучше знают, кто они такие. Только убедитесь, что кто-то проверяет такие сведения, как электронная почта и должность сотрудника, чтобы в дальнейшем не возникало путаницы.
3. Добавьте фотографию
В Notion перейдите от таблицы к галерее, чтобы увидеть сетку фотографий сотрудников. Опять же, обращайтесь к сотрудникам напрямую, чтобы они могли предоставить одобренную ими фотографию. Добавление фотографии упрощает навигацию по каталогу и дает возможность каждому показать себя.
4. Совместное использование каталога
Одна из главных причин, по которой необходимо создавать справочник сотрудников, – это помощь в налаживании контактов между коллегами. С учетом этого сделайте каталог доступным и легко находимым для всех сотрудников. Если вы уже используете систему Notion для обмена знаниями и документацией, вы можете интегрировать данные каталога непосредственно в рабочее пространство вашей команды.
Можно также сделать справочник доступным для редактирования, но делать это нужно с осторожностью. Люди могут случайно изменить информацию, если они этого не хотели.
5. Изучите новые точки зрения
Данный шаблон предлагает три точки зрения: галерея, местоположение и таблица. При вводе данных в таблицу лучше всего использовать табличный вид, поскольку он позволяет быстро заполнить поля в каждом столбце. Он также удобен, если нужно просто просмотреть список сотрудников.
Но можно также переключиться на вид галереи, чтобы просканировать базу данных по фотокарточкам и хорошо рассмотреть каждую команду. А при планировании встречи на определенное время или местной вылазки переключитесь на представление местоположения, чтобы сгруппировать людей по их месту жительства.
Подключите свою команду к системе Notion
Notion не просто помогает создать справочник сотрудников – он улучшает работу с ними, начиная с этапа приема на работу и заканчивая собеседованием при увольнении.
Управление персоналом с помощью базы данных сотрудников, которая устанавливает четкую структуру отчетности, централизует контактную информацию и доступна для всех. Если информация хранится в одном месте, то это позволяет упростить процесс приема на работу и способствует установлению здоровых рабочих и социальных отношений между сотрудниками. Все это можно реализовать в системе Notion.