Если вы когда-нибудь тратили слишком много времени на поиск документа или заставляли сотрудников приводить конкурирующие лучшие практики для одного и того же процесса, вы знаете, насколько неприятным может быть неэффективное управление информацией.
Поиск документа или ожидание начала проекта из-за необходимости получить ответ на вопрос отнимает время у всех, усложняет процесс коммуникации и снижает производительность. Корпоративная вики-система, централизующая информацию, может облегчить эти проблемы.
Что такое корпоративная вики?
Корпоративная вики – это централизованная база данных для всех ваших документов, включая учебные материалы, дорожные карты проектов и календари, созданная в виртуальном рабочем пространстве, таком как Notion. Каждая страница в вики – это живой документ, который постоянно развивается по мере того, как разные люди вносят в него свой вклад.
Компании создают такой информационный центр, чтобы сотрудники могли найти все необходимое и быстро ответить на вопросы коллег или клиентов. Кроме того, такой стиль управления файлами облегчает документирование изменений в политике и внедрение системы обучения, а также дает другие преимущества.
Корпоративные вики против баз знаний
Корпоративные вики и базы знаний схожи тем, что обе они предполагают хранение документов в центральном узле.
Однако корпоративные вики – это открытые платформы для совместной работы, в которые члены команды могут вносить свой вклад и редактировать содержимое. Они часто включают в себя широкий спектр корпоративной информации – от процедур и политик до планов проектов и протоколов совещаний. Основная задача корпоративной вики – устранить информационную разобщенность и сократить необходимость поиска ответов на вопросы, связанные с процессом или рабочим процессом.
И наоборот, базы знаний, как правило, более структурированы и посвящены конкретным темам. По определению, базы знаний представляют собой единый источник истины, изложенный и курируемый специально назначенным экспертом. Этот специалист предлагает подробные ответы на часто задаваемые вопросы, относящиеся к той или иной теме. Таким образом, компания может иметь несколько баз знаний, каждая из которых предназначена для различных продуктов, услуг или команд.
Вики идеально подходят для широкого обмена информацией в организации, в то время как базы знаний лучше всего подходят для обеспечения быстрого доступа к конкретной информации.
Зачем нужна корпоративная вики
Если вы хотите оптимизировать управление информацией в своей компании, вот шесть преимуществ корпоративной вики для команд:
- Повышение производительности труда – члены команды могут легко найти информацию, необходимую для выполнения работы, не тратя время на поиск в нескольких источниках.
- Централизация информации – поскольку вся информация хранится в одном месте, все имеют доступ к одним и тем же документам, что уменьшает количество недоразумений и ошибок, которые могут возникнуть в результате.
- Упрощение процесса адаптации – новые сотрудники с первого дня могут получить доступ к программным документам, целям компании и другой важной информации. Это позволяет сэкономить время и обеспечить новых сотрудников необходимыми знаниями, чтобы они могли как можно быстрее начать вносить свой вклад в работу компании.
- Поощряет сотрудничество – каждый может внести свой вклад в корпоративную вики, что облегчает обмен знаниями и совместную работу над проектами.
- Улучшение процесса принятия решений – команды могут быстрее принимать обоснованные решения, когда все имеют доступ к важной информации.
- Повышение ответственности – сотрудники несут ответственность за поддержание и обновление информации, которая наиболее важна для их собственных ролей. Это способствует развитию чувства сопричастности и ответственности в коллективе и у отдельных сотрудников.
На что обратить внимание при выборе корпоративной вики-платформы
Для создания корпоративной вики можно использовать онлайн-инструменты, но не все платформы одинаковы. Вот некоторые ключевые особенности, на которые следует обратить внимание:
- Удобная навигация – корпоративная вики должна быть удобной, с четкой иерархией категорий и подкатегорий. Таким образом, пользователи смогут быстро находить информацию, и им не придется привлекать других членов команды для помощи в поиске.
- Простота редактирования – корпоративные вики с интуитивно понятными интерфейсами редактирования упрощают процесс создания и поддержки контента, позволяя даже менее технически подкованным членам команды обновлять контент и поддерживать вики.
- Эффективная функция поиска – надежная функция поиска позволяет легко находить информацию, а интеллектуальные функции поиска, такие как предиктивный текст и возможность предлагать связанные результаты на основе поисковых запросов сотрудника, делают вики более удобной для использования.
- Отличная организация – суть корпоративной вики заключается в создании организованного центрального узла для размещения документов. Вы должны выбрать программное обеспечение для корпоративной вики, которое позволит вам создавать легко читаемый, структурированный и последовательный контент.
- Возможность интеграции – скорее всего, сотрудники не будут создавать все документы в вашей вики. Выберите платформу, которая позволяет интегрироваться с другими программами для создания контента, такими как Microsoft Word, средствами коммуникации, такими как Slack, и средствами управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), такими как Hubspot. Вы должны иметь возможность легко подключать критически важные для бизнеса приложения к рабочему процессу вики.
- Настраиваемость – каждая ситуация индивидуальна, и вам нужна корпоративная вики, отвечающая вашим конкретным потребностям. Например, вы можете захотеть включить в нее индивидуальный брендинг или уникальные уровни прав доступа. Старайтесь работать с платформой, позволяющей настраивать как можно больше элементов.
- Предлагает аналитику и отчетность – следите за тем, как сотрудники используют вашу вики, чтобы оценить ее эффективность. Ориентируйтесь на такие показатели, как количество просмотров страниц, вовлеченность пользователей и поисковые запросы, чтобы определить области улучшения. Таким образом, вы сможете постоянно корректировать свою вики-систему, чтобы она соответствовала потребностям вашей команды и бизнеса.
Запустите создание корпоративной вики с помощью Notion
Корпоративные вики помогают создавать и поддерживать документы команды и организации в едином пространстве. Это позволяет вам и вашей команде быстро находить информацию для эффективного выполнения повседневных задач.
Готовы ли вы поднять управление информацией на новый уровень? Попробуйте Notion – программное обеспечение, которое по-новому определяет понятие “вики”. Наши мощные функции совместной работы и простые в использовании шаблоны помогут вам сосредоточить все знания о компании в едином рабочем пространстве.