Что такое интранет и зачем он нужен вашему предприятию?

Когда вы только начинаете бизнес, вы можете использовать личную электронную почту или хранить документы на локальных дисках, чтобы снизить административные расходы. Но по мере роста компании до масштаба или даже средней и крупной организации потребности во внутренних коммуникациях и документах также будут возрастать. Вам придется жонглировать несколькими потоками электронной почты, приложениями для обмена сообщениями и файлообменными платформами, чтобы всегда быть в курсе последних проектов и общения с коллегами.

Сотрудники могут счесть это чрезмерным и отнимающим много времени, а вы можете потерять важные сообщения в суматохе. К счастью, интранет – это то, что можно использовать для облегчения процесса коммуникации и безопасного хранения документов.

Что такое интранет?

Интранет – это частное, настраиваемое пространство в Интернете, которое сотрудники организации могут использовать для общения и хранения информации. Ее можно использовать, например, в качестве платформы для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) или как коммуникационный центр цифрового рабочего места. Примерами платформ для интрасетей являются Microsoft Sharepoint и Notion.

Централизованную платформу можно разместить на локальном сервере на территории компании или в “облаке”, чтобы доступ к ней был возможен из любого места, где есть Интернет. Первый вариант лучше подходит для локальных групп, в то время как облачные решения идеально подходят для удаленных сотрудников и распределенных отделов, расположенных в разных географических точках.

Интранеты – это ключ к безопасной и эффективной коммуникации в компании, независимо от того, насколько она велика или мала. Они обеспечивают платформу для общения между членами команды и заинтересованными сторонами в компании:

• Удобство совместной работы над документами и обмена информацией
• Храните и получайте доступ к таким важным ресурсам, как политика компании, документы по рабочим процессам и дорожные карты проектов, в централизованном рабочем пространстве.
• Управление внутренними сообщениями и объявлениями для обеспечения единства действий.
• Поддерживать последовательность в обеспечении безопасности коммуникаций и брендинге компании

Интернет против интранета

Интранет звучит как “Интернет”, что поначалу может сбить с толку, но вот некоторые различия между Интернетом и интрасетью:

• Доступность – Интернет представляет собой общедоступную сеть, доступную любому человеку, имеющему подключение к Интернету, через веб-браузер. Интранет – это частная сеть, предназначенная исключительно для авторизованных пользователей внутри организации. В то время как в Интернет для поиска информации, использования социальных сетей или совершения покупок может зайти практически любой человек, доступ к интрасети компании возможен только при наличии соответствующих разрешений.
• Централизация – Интернет огромен и децентрализован. Веб-серверы по всему миру хранят информацию. Интранет же, напротив, централизован, и компании обычно размещают его на локальном сервере или в “облаке”.
• Контент – в Интернете размещается широкий спектр контента, например, новостные статьи, видеоролики и сообщения в социальных сетях. В интрасетях размещается специфический для организации контент, например, новости компании, справочники сотрудников и другие ресурсы. Такой индивидуальный подход к контенту упрощает информационную экосистему и обеспечивает информированность сотрудников.

Между Интернет и интрасетью находится третий тип сети – экстранет, который, как и интранет, обеспечивает связь между компанией и ее внешними партнерами, например, поставщиками или клиентами. Поскольку экстранет не ограничивается внутренним использованием компании, его можно использовать для обмена информацией с третьими сторонами, сохраняя при этом безопасность и контроль.

Плюсы и минусы наличия интранета

Интранет может обеспечить значительные преимущества для организации, например, упорядоченную и безопасную коммуникацию, но у него есть и ряд недостатков. Вот некоторые плюсы и минусы использования интранета в вашей организации.

Преимущества интранета:

• Улучшение коммуникации – улучшение взаимодействия между отделами, группами и отдельными сотрудниками благодаря стандартизированному процессу обмена сообщениями снижает потребность в электронной почте и улучшает совместную работу в режиме реального времени благодаря обмену сообщениями и общими документами.
• Повышение безопасности данных – поскольку интрасети имеют ограниченный доступ, шифрование и брандмауэры, они обеспечивают более надежную защиту, чем общедоступные узлы связи, такие как Gmail. Интрасети помогают сохранить конфиденциальную информацию компании и предотвратить несанкционированный доступ к ней. Интранет также может защитить от внутренних угроз, таких как случайная утечка данных или намеренный саботаж со стороны недовольных сотрудников.
• Облегчение обмена информацией – создавая централизованное место хранения всей информации, интрасети помогают сотрудникам находить и получать доступ к важным документам, таким как учебные материалы и графики. Это позволяет устранить информационную изоляцию и повысить эффективность совместной работы и принятия решений.
• Стандартизация процессов – вы можете настроить интрасети в соответствии с вашими потребностями, будь то управление проектами, отслеживание хода работ или решение кадровых задач, и стандартизировать эти процессы для обеспечения согласованности действий сотрудников.

Недостатки интранета:

• Слишком много информации – наличие всей корпоративной информации в одном месте – это, конечно, здорово, но сколько можно переборщить? Сотрудники могут пропустить важные объявления или потратить слишком много времени на поиск нужной информации. Чтобы избежать этого, назначьте ответственных лиц, которые будут просматривать, систематизировать и обновлять контент.
• Интранеты не всегда удобны для мобильных устройств – не все интрасети реагируют на мобильные устройства, поскольку традиционные интрасети предназначены для настольных компьютеров. Это является проблемой для сотрудников, которым необходимо получать доступ к информации в дороге. При выборе интрасети учитывайте, нужен ли сотрудникам доступ к ней с телефонов, и выбирайте решение, дружественное к мобильным устройствам.
• Постоянное обслуживание – интрасети требуют постоянного обслуживания и контроля. Без надлежащего управления информацией интранет, как и любая другая wiki или база знаний, может стать слишком перегруженным документами, чтобы быть полезным. Задачи технического обслуживания могут также включать обновление программного обеспечения, исправление неработающих ссылок и контроль безопасности. Все это может отнимать много времени и средств. Чтобы минимизировать нагрузку, выберите решение для интрасети, которое легко использовать и поддерживать.

5 лучших практик работы с интранетами

С ростом числа удаленных рабочих мест и совместной работы в Интернете интрасети становятся все более популярным способом обеспечения безопасности коммуникаций и оптимизации рабочих процессов. Вот пять лучших практик использования интранета на рабочем месте:

1. Хранить только релевантный контент – интранет предоставляет централизованную систему управления контентом для хранения и обмена ресурсами. Однако это не означает, что вы должны просто хранить в интранете любую информацию. Будьте избирательны и правильно организуйте содержимое интрасети, чтобы сотрудникам и заинтересованным сторонам было проще находить нужные документы.
2. Сосредоточьте там все коммуникации – может возникнуть соблазн написать коллеге или отправить быстрое электронное сообщение, но все коммуникации следует хранить в интранете, поскольку он является защищенной платформой, хранящей записи всех внутренних сообщений. Централизация общекорпоративных или командных сообщений, таких как объявления, обновления и новости, также снижает риск недопонимания.
3. Облегчение взаимодействия между различными командами – разрушение барьеров между командами и отделами путем объединения их в единое рабочее пространство, такое как Notion. Создавая пользовательские страницы и порталы для различных проектных групп, вы обеспечиваете доступ нужных людей к необходимой информации, тем самым облегчая сотрудничество и улучшая межфункциональные связи.
4. Используйте индивидуальные настройки для повышения производительности и предотвращения отвлечения внимания – адаптируйте интранет к потребностям бизнеса, внедряя индивидуальные рабочие процессы, формы и информационные панели. Это повышает производительность и уменьшает количество отвлекающих факторов, поскольку сотрудники могут быстро находить информацию на специализированных целевых страницах.
5. Вовлечение в работу всех сотрудников – поощряйте вовлечение сотрудников через интранет с помощью опросов, анкетирования и публичных благодарностей. Это помогает создать у сотрудников чувство общности и сопричастности, а также побуждает их вносить свой вклад в успех компании.

Все, что нужно для вашей компании, – в одном рабочем пространстве

Интранет-платформы объединяют компанию и упрощают коммуникацию, сохраняя конфиденциальные данные.

Если вы хотите внедрить интранет в компании, обратите внимание на Notion – удобное и взаимосвязанное рабочее пространство. Наши полностью настраиваемые функции позволят вам интуитивно понятно организовать информацию о вашем бизнесе, независимо от того, являетесь ли вы командой или предприятием. Начните работу уже сегодня.