Отсутствие документирования процессов снижает производительность.
Только подумайте, сколько времени и сил вы потратите впустую, если каждый раз будете создавать новый процесс для выполнения рутинной задачи.
Представьте себе такой пример. Руководитель маркетинговой группы проводит совещание по поводу каждой новой кампании. Он устно объясняет, как будет проводиться мероприятие, и предлагает ответить на все вопросы. Но вот руководитель отдела маркетинга уехал в отпуск, и команда не знает, как действовать дальше. Они будут терять время, пытаясь воссоздать устоявшийся процесс, поскольку не помнят, как руководитель обычно излагает порядок действий.
Именно здесь на помощь приходят шаблоны документации по процессам. При наличии соответствующего плана нет необходимости изобретать колесо. Вносите в шаблоны информацию о конкретном проекте и выполняйте работу быстрее.
Что такое документация процесса?
Документирование процессов предполагает создание пошагового описания лучших практик, ключевых ресурсов и инструкций по выполнению задачи. Она позволяет стандартизировать рабочий процесс для повторяющихся задач, чтобы процесс и результаты были одинаковыми. Совместное использование документации может оптимизировать любой рабочий процесс, начиная от приема новых сотрудников и заканчивая ведением записей во время мозговых штурмов.
Рассмотрим команду разработчиков программного обеспечения, которой необходимо протестировать и развернуть приложение. Члены команды могут подходить к решению проблемы с разных сторон, что приводит к несогласованности и задержкам в совместной работе. Документация по программным процессам позволяет избежать этого, предоставляя справочное руководство, обеспечивающее совместимость локальной среды разработки для всех членов команды.
Несмотря на то, что написание и поддержка технологических документов может занять некоторое время, в долгосрочной перспективе они экономят время вашей команды, выравнивая условия работы, предлагая четкие шаги по выполнению задачи и упреждая возможные недоразумения.
Как документирование процессов улучшает ваш рабочий процесс
Эффективная документация обеспечивает согласованность действий различных подразделений и оптимизирует процессы для достижения максимальной эффективности. Давайте рассмотрим эти преимущества и некоторые примеры документирования процессов ниже.
1. Создает полный протокол протоколов
Зафиксировав пошаговые инструкции и лучшие практики для конкретной задачи или рабочего процесса, вы убедитесь, что все следуют установленным процедурам – даже если кто-то пропустил встречу или является новичком в команде.
В компании, занимающейся разработкой программного обеспечения, документация по процессам может включать протоколы проведения анализа кода, предоставления обратной связи, утверждения или отклонения изменений. Документирование этих протоколов позволяет добавить информацию в централизованную базу знаний, где члены команды могут найти инструкции по выполнению действий для получения качественного кода.
2. Снижение риска, связанного с ключевыми лицами
Риск ключевого лица возникает, когда один человек обладает всеми знаниями для выполнения определенной задачи. Если он покинет свою должность или не сможет прийти в этот день, вы не сможете выполнить задачу. Документация процессов предотвращает эту проблему, представляя собой доступную для совместного использования запись протоколов. Даже если специалист в вашей команде заболел, у вас есть инструменты для завершения работы.
В агентстве графического дизайна у каждого клиента есть ведущий по работе с клиентами, и один из них увольняется без предупреждения, оставляя нескольких клиентов в затруднительном положении. Но при этом имеется достаточно документации по процессам и протоколам работы с этими клиентами, чтобы другие члены команды могли подключиться и продолжить работу без особых проблем. Без такой документации им пришлось бы начинать все с нуля, теряя время и упуская ценные детали.
3. Выделение возможностей для автоматизации
Составление документов по процессам дает возможность пошагово описать все действия, что поможет выявить дублирование и возможности для автоматизации задач. Настройка автоматики и использование искусственного интеллекта для выполнения рутинных задач позволяет сократить ручные операции и повысить эффективность работы.
В службе поддержки клиентов документирование процессов позволяет выявить конкретные точки соприкосновения для автоматизации, например, генерирование ответов на распространенные запросы или создание автоматической системы тикетов. Это позволит сотрудникам службы поддержки сосредоточиться на ответах на запросы, а не на их сортировке, что приведет к ускорению времени ответа и повышению удовлетворенности клиентов.
4. Снижение риска эксплуатационных повреждений
Грамотно составленные технологические документы содержат четкие инструкции по каждому шагу того или иного процесса, что снижает вероятность ошибок, негативно влияющих на качество и скорость работы. Кроме того, в них сотрудники могут найти ответы на свои вопросы, если они в чем-то не уверены.
На производственном предприятии в технологическом документе могут быть описаны этапы эксплуатации оборудования, например, протоколы безопасности, процедуры технического обслуживания и рекомендации по эксплуатации. Наличие такого документа у каждого сотрудника сводит к минимуму риск несчастных случаев и задержек в производстве.
5. Позволяет выполнять последовательные операции
Руководства по процессам помогают командам работать слаженно. Они дают каждому стандартный подход и четкие рамки для выполнения различных задач, будь то общение с клиентом или устранение неполадок в приложении. Последовательность в каждом процессе помогает поддерживать качество услуг и продуктов и облегчает работу сотрудников.
Допустим, вы запускаете кампанию в социальных сетях для своей компании. Вначале вы обращаетесь к документам по процессу, в которых описаны процесс создания контента, рабочие процессы утверждения и рекомендации по публикации. Следование этому графику позволяет не создавать новый процесс и проводить кампанию с последовательной передачей информации и брендингом.
6. Предотвращает утечки
Некоторые задачи являются более чувствительными, чем другие, поэтому для процессов, связанных с важными данными, необходимо разработать четкие протоколы. Предоставление рекомендаций по обращению с информацией и ее защите позволит избежать утечки или попадания в чужие руки.
Например, технологическая компания, помогающая людям заполнять налоговые декларации, должна защищать финансовые данные клиентов. Технологические документы могут включать протоколы хранения данных, рекомендации по обмену данными и контролю доступа. Эти процедуры защищают финансовую информацию от несанкционированного доступа или неправомерного использования.
Последствия некачественного документирования процессов
Правильное документирование процессов стандартизирует рабочий процесс и обеспечивает качество работы всей команды. Если не записывать и не хранить документы в централизованном и доступном месте, то это приведет к замедлению процессов во всех подразделениях. Вот еще несколько способов, как плохая документация может повлиять на вас:
- Неэффективность – некачественная документация приводит к путанице, ошибкам и задержкам – все это ведет к снижению эффективности. Например, если логистическая компания не имеет четкого процесса обработки грузов, ей может потребоваться ускорить доставку некоторых посылок, чтобы компенсировать задержки, что приведет к лишним тратам и потенциальной путанице.
- Неспособность адаптироваться к изменениям – каждый рабочий процесс в определенный момент сталкивается с изменениями; документация по процессам предлагает инструкции, необходимые для внедрения новых шагов или протоколов. Без документации ваша команда может изобретать собственные способы интеграции новых направлений в существующие процедуры. Это приводит к увеличению сложности и задержкам.
- Потеря жизненно важной информации – документирование предполагает запись ключевых шагов и деталей, и если не записывать эту информацию, она может потеряться, что приведет к ошибкам и недопониманию. Если у команды разработчиков программного обеспечения нет надлежащей документации по процессам контроля версий, они могут упустить важную деталь и выпустить неработающие версии кода.
- Снижение производительности труда – документация по процессам позволяет членам команды быстро находить информацию самостоятельно. Без централизованного хранилища документации, такого как командная вики или домашняя страница, вы можете потерять время, разыскивая кого-то, чтобы задать простой вопрос.
Как внедрить эффективное документирование процессов
Документирование процессов может стать серьезной задачей, особенно если у вас большая команда с большим количеством задач. Но если сделать это правильно, то у вас и вашей команды появится четкая дорожная карта, которой можно будет следовать. Вот как задокументировать процесс в несколько шагов:
- Определите исходный процесс – начните с уточнения цели, области применения и результатов документируемого процесса.
- Установить границы – определить ограничения и пределы процесса. Это поможет установить границы того, что охватывает документ, и определить, нужно ли создавать несколько документов, чтобы не усложнять процесс.
- Организуйте этапы – разбейте процесс на отдельные этапы и расположите их логически. Для каждого этапа определите цель, действия и точки принятия решений, чтобы членам команды было проще следовать им.
- Определите, кого необходимо привлечь – определите руководителей процесса, основные заинтересованные стороны и степень охвата процесса в организации. Это позволит определить, кого необходимо привлечь к документированию процесса.
- Создайте блок-схему процесса – ваш документ не обязательно должен состоять только из нескольких исписанных страниц. В нем могут присутствовать диаграммы Ганта, соответствующие графики и инфографика. Визуализируйте ход процесса, чтобы его было легче понять и следовать ему. Включите точки принятия решений, входы и выходы, чтобы создать полное визуальное представление.
- Планируйте исключения из нормального хода процесса – предвидьте и документируйте возможные исключения или отклонения, а при необходимости определите альтернативные пути, непредвиденные ситуации или процессы устранения неполадок.
- Протестируйте его – попросите члена команды или заинтересованную сторону следовать процессу doc, чтобы проверить его удобство. Запрашивайте (и используйте) обратную связь для улучшения документации.
Создание технологических документов с помощью Notion
Документирование процессов оптимизирует рабочие процессы, минимизирует ошибки и помогает вам и вашей команде работать более эффективно – и все это начинается с организованного, удобного для обмена документа.
Используйте подключенное рабочее пространство Notion для создания собственных пошаговых шаблонов процессов, чтобы стандартизировать свои документы. Для начала попробуйте шаблон документации по процессам, шаблон офисного руководства или шаблон внутренней документации.