Как создать вики для вашей компании

Ваша вики – это дом для всей самой важной информации вашей компании. С помощью Notion вы можете централизовать и настроить ее – чтобы ваша команда могла легко получить к ней доступ и использовать ее.

Представьте, что в вашем офисе есть только один комплект ключей.

Если у вас нет центрального хранилища информации о компании – например, о льготах для сотрудников, офисных правилах или политике – вы, по сути, передаете один комплект ключей всем подряд.

Каждый раз, когда сотруднику нужен доступ к основным документам компании или он хочет узнать, где что-то найти, он тратит время на поиски ключей. Со временем это снижает производительность и масштабы.

Создание корпоративной вики приносит пользу всей организации. Она консолидирует важную информацию, делает ее доступной для всех и поддерживает все в актуальном состоянии – будь то процесс, которому все должны следовать, или документ, который необходимо прочитать.

Здесь мы расскажем вам о создании собственной корпоративной вики (также называемой базой знаний) с помощью Notion и покажем, как это может сэкономить время и помочь вашей команде развиваться.

В этом материале вы узнаете

1. Как создать вики для вашей компании, шаг за шагом.
2. Как настроить ее в соответствии с потребностями вашей организации.
3. Как использовать функции и интеграции, полезные именно для HR-лидеров и других людей, которые хотят создать вики для всей компании.

Вот пример того, как может выглядеть вики вашей компании:

Почему вики имеет решающее значение для каждой компании

Если сотрудники не знают, где получить доступ к документам компании, то, скорее всего, у вас нет центрального узла информации. Каждый вопрос о материалах, связанных с компанией, должен начинаться в одном и том же месте – и папка, полная страниц без связей и иерархии, не считается.

Ваша команда заслуживает единого ресурса для:

• Льготы, PTO, расходы, офисные инструкции и многое другое – все ваши правила, обновленные самой последней информацией, чтобы люди могли ознакомиться с ними в любое время.
• Процессы введения в должность, чтобы новые сотрудники могли получить доступ (и вернуться к нему) к информации, необходимой им для начала выполнения важной работы.
• Объявления компании, квартальные или годовые цели и документы о миссии и стратегии, которые способствуют прозрачности между руководителями и сотрудниками.

Конечно, консолидация этих ресурсов сэкономит время вам и сотрудникам. Вместо того чтобы спрашивать кого-то, члены команды уже знают, куда идти за ответом.

Но есть и другие преимущества, которые дает наличие этой горы информации. Это предотвращает путаницу и распространение дезинформации, поскольку все работают с одним и тем же набором документов. Это упрощает обновление канонических документов, потому что оно должно происходить только в одном месте. Это приветствует сотрудничество, поскольку сотрудники могут читать и пересматривать главную информацию компании.

Ваша вики – это набор цифровых ключей к вашей компании, которыми делятся новые и старые сотрудники.

Настройка вики вашей компании

Давайте начнем с нескольких основ и будем работать дальше.

1. Создайте страницу рабочего пространства

Часто у каждой команды в компании есть своя страница рабочего пространства в Notion (одна для инженеров, другая для маркетинга и т.д.). Считайте, что общая информация о компании – это тоже команда.

Ей нужна своя страница. А внутри этой страницы будут другие страницы, которые помогут вам организовать документы, планы или процессы компании. Страницы могут содержать что угодно – от текста до видео и баз данных.

• Чтобы создать страницу, нажмите на знак + рядом с WORKSPACE на боковой панели. Вы уже находитесь на странице? Просто нажмите /, затем введите page и нажмите enter.
• Когда вы нажмете /, вы увидите полное меню опций содержимого, которые можно добавить на страницу. Это называется “команда слэша”.

Поскольку теперь у вас есть одно место для информации о компании, распространение этих знаний происходит одним щелчком мыши. Вместо того, чтобы обновлять документы во многих местах, собирать их все и делиться ими несколько раз, теперь вы можете просто направить всех на вашу страницу Notion для всей организации.

2. Вложение подстраниц внутри вашей вики

Прелесть создания вики компании в Notion заключается в возможности размещения множества страниц на одной странице. Это позволяет наилучшим образом организовать все наиболее важные документы.

Например, вы можете иметь отдельные страницы в вики для льгот, политики компании, каталога команды или объявлений. Все эти страницы становятся ресурсами для ваших сотрудников и живут бок о бок с работой, которую делаете вы и ваша команда.

• Чтобы создать подстраницу внутри существующей страницы, введите /page и нажмите Enter. Появится новая страница. Дайте ей название и добавьте любое содержимое. Чтобы вернуться в вики, используйте кнопку “Назад”.
• Возможно, вы хотите создать сразу несколько страниц. Перечислите все нужные вам страницы в виде текста. Затем выделите их все, нажмите кнопку ⋮⋮, которая появляется при наведении курсора, нажмите кнопку Turn Into в и выберите Page.

Работа и база знаний постоянно информируют друг друга. Вы можете написать служебную записку о том, почему вы меняете поставщика льгот, в том же рабочем пространстве, что и ваша вики, чтобы к ней можно было легко обратиться в любое время.

Кроме того, теперь ваши сотрудники точно знают, куда обращаться, когда им что-то нужно. Вместо того чтобы спрашивать вас, они могут сами найти все эти страницы. Они даже могут использовать функцию поиска Notion. В левом верхнем углу боковой панели есть кнопка Quick Find для всех видов поиска. Вы также можете нажать ctrl или cmd + p для выполнения функции поиска.

Теперь, когда у вас есть части вики, вот как вы можете собрать их вместе.

3. Структура вики вашей компании

Четко организованная вики делает поиск информации простым делом.

Все компании разные, поэтому Notion позволяет вам настроить вики так, чтобы она соответствовала вашему рабочему процессу и вашей команде. Другие инструменты создают ощущение, что вы работаете с мраморной плитой, жесткой и негнущейся. Notion – это как работа с податливой глиной.

Заголовки – это то, что нужно. С помощью / снова выберите нужный размер заголовка: H1 (самый большой), H2 or H3 (самый маленький). Теперь вы можете перетаскивать различные страницы под эти заголовки внутри вашей вики-компании.

Мы обнаружили, что колонки являются наиболее чистым способом организации коллекций страниц.

• Чтобы создать колонку, снова воспользуйтесь перетаскиванием. Возьмите значок ⋮⋮ рядом с заголовком, затем перетащите его вправо, чтобы создать еще одну колонку. Синие направляющие помогут в этом.
• Снова используя ⋮⋮, возьмите любую страницу и перетащите ее в нужный раздел.
• Чтобы выглядеть еще более аккуратно, добавьте разделительные линии под заголовками, набрав три дефиса подряд.

В такой категории, как “Льготы”, могут быть страницы “Страхование”, “Коммуналка” и “Стипендии”. В категории “Техника” могут быть страницы “Безопасность” и “Инструменты”.

Если к вашей команде присоединяется новый сотрудник, подумайте о том, как легко ему будет начать работу. Все здесь для них. Они точно знают, куда обратиться за информацией и как ее потом повторить – вместо того, чтобы спрашивать кого-то по нескольку раз.

Даже опытные сотрудники могут обратиться к вики в любое время, когда им что-то понадобится. Когда политика меняется, вики служит живым хранилищем информации, чтобы вы тратили меньше времени на ответы на вопросы.

4. Установка разрешений для совместного использования с нужными людьми

При создании вики компании вы можете захотеть сохранить некоторую информацию в тайне или сделать так, чтобы она была доступна только нескольким людям. В Notion совместное использование и разграничение доступа к документам происходит одним щелчком мыши.

Разрешения в Notion передаются по наследству – если ваша корпоративная вики доступна всей вашей команде, все сотрудники могут получить доступ ко всем страницам вики. Поэтому, если есть информация, которую вы хотели бы сохранить только для нескольких человек, мы предлагаем создать для нее отдельную страницу. Она будет находиться в разделе PRIVATE на боковой панели. Когда вы поделитесь ею, она перейдет в раздел SHARED боковой панели.

Конечно, на уровне компании это может стать немного сложнее. Вы можете захотеть, чтобы некоторые команды могли видеть информацию, которую не могут видеть другие. Вы можете захотеть создать раздел, который может редактировать только команда инженеров, а все остальные могут только просматривать.

Вот как можно детализировать разрешения.

• Чтобы настроить группы разрешений, перейдите в раздел Settings & Members в верхней части боковой панели, а затем выберите Groups. Здесь вы можете нажать кнопку Создать группу и начать добавлять людей в эту группу. Обычно группы основаны на должностных функциях, например, маркетинг, инженерно-технические работники, руководители и т.д.
• Когда придет время поделиться страницей, перейдите в правый верхний угол и нажмите кнопку Share. Вы увидите различные группы, которые вы создали, включая Workspace access, если вы хотите поделиться страницей с каждым членом вашего рабочего пространства.
• Для страницы, которой вы делитесь, вы также можете выбрать тип доступа, который вы хотите предоставить группе: Full access, Can edit, Can comment, Can read, или Disabled. Выбрав уровень доступа, переключите тумблер, чтобы поделиться этой страницей с группой.
• Используя вышесказанное, предположим, вы хотите, чтобы только ваша команда маркетологов могла редактировать свою страницу в рабочем пространстве. Вы измените доступ к рабочему пространству на Можно читать, создадите группу разрешений для команды маркетологов и в меню Share этой страницы присвоите этой группе статус Можно редактировать.
• Если вы хотите поделиться страницей с конкретным человеком, в меню Поделиться выберите Пригласить человека. Здесь вы можете искать среди всех сотрудников вашей компании или пригласить сторонних людей по электронной почте.

Вы также можете сделать страницу общедоступной, чтобы любой человек в Интернете мог просмотреть ее, если у него есть ссылка. В меню Share дайте доступ Can read или Can comment , а затем переключите тумблер.

Вот 4-минутное видео обо всем, что вам нужно знать о публичных страницах.

С другой стороны, вы также можете заблокировать страницу. Щелкните меню — в правом верхнем углу, затем выберите пункт Блокировка страницы. Это предотвратит случайное редактирование.

Возможность контролировать, кто какую страницу видит, очень важна для создания документации компании. Даже если это означает работу над памяткой с несколькими избранными людьми, прежде чем поделиться ею со всей компанией, разрешения Notion дают власть в ваши руки.

Такая гибкость означает, что, хотя сотрудники могут получить доступ к необходимым им документам, вы можете сохранить некоторую информацию в тайне.

Расширенное вдохновение для вашей корпоративной вики

Самая важная часть вики – это функциональность. Вот несколько советов, которые помогут вам адаптировать ее к потребностям вашей команды для максимального удобства использования.

Начните со страницы “Руководство по делопроизводству”. Внутри нее может быть информация о правилах компании, обязательном чтении и даже о местонахождении вашего офиса. Вы можете разместить карту прямо на этой странице, набрав /map, а затем вставив URL-адрес Google Maps с местоположением вашего офиса.

Сделайте свою страницу “Льготы” универсальным магазином для всего, что связано с льготами. Используйте веб-закладки для централизации всех ссылок, которые понадобятся вашей команде для получения этой важной информации. Вы даже можете вставить PDF-файлы рядом с этими ссылками (например, резюме льгот). Чтобы загрузить PDF, наведите курсор на файл, нажмите на кнопку ••• справа, а затем выберите Download.

Вашим сотрудникам не придется копаться в электронной почте или Dropbox в поисках нужных форм. Они всегда могут получить их прямо здесь.

А страница справочника сотрудников помогает команде опираться друг на друга как на ресурс. Это место, где вы можете поделиться информацией обо всех сотрудниках и легко пополнять список по мере роста команды. Вы даже можете добавить отдел сотрудника, время начала его работы и фотографию – это поможет всем узнать лицо по имени.

Мы рекомендуем использовать для этого галерею. Просто откройте новую страницу и выберите Gallery  в меню опций базы данных. Вы сможете настроить информацию о каждом сотруднике, например, его должность, место работы, команду, любимый десерт и т.д. Вы также можете добавить биографии, резюме или что-либо еще к содержимому страницы каждого сотрудника.
Подробнее о галереях здесь →

А когда сотрудникам нужна передышка? Вы можете создать страницу для запроса на отгул, чтобы сделать это очень просто. Используйте вставку Typeform, чтобы сотрудникам даже не пришлось выходить из Notion, чтобы сделать запрос. Просто наберите /typeform и нажмите Enter.

Посмотреть в действии

Вы учитесь визуально? Мы создали 7-минутный видеоролик, показывающий, как создать базовую вики.

Следующие шаги

Хорошо созданная корпоративная вики может служить домашней базой вашей команды – при возникновении вопросов о корпоративной информации или процессах все точно знают, куда обращаться.

Это мощный инструмент, и хотя вы по-прежнему контролируете его, обмен информацией с другими людьми, вероятно, вернет вам часть того времени, которое вы потратили на обмен и повторный обмен большей частью того, что могли бы найти сами сотрудники.

Вики компании – это инвестиции в вашу команду и ее успех. Мы надеемся, что это поможет вам на этом пути.