Меню Закрыть

Покажите своей команде, как организовывать, отслеживать и управлять работой в Notion

Последнее изменение: 03.09.2023
Вы здесь:
Расчетное время чтения: 6 мин

Вы используете Notion для управления своей личной жизнью. Так разве не здорово было бы привлечь всю команду к работе с вашим любимым инструментом и создать рабочее пространство компании для организации информации и отслеживания работы? Вот как можно использовать то, что вы создали в своем личном пространстве, в качестве вдохновения для рабочего пространства компании.

Покажите своей команде, как организовывать, отслеживать и управлять работой в Notion
Ваши проекты, вики и документы – все рядом друг с другом. Для небольших команд и крупных организаций.

Независимо от того, что вам нужно сделать в личной жизни, вы планируете и отслеживаете это в Notion. Вы создаете системы, которые работают на вас, и добиваетесь результата в рабочем пространстве, которое отражает вашу индивидуальность.

Вы на собственном опыте убедились, что выбор инструмента может значительно повлиять на вашу продуктивность и мотивацию. Так почему бы не перенести свою рабочую жизнь и своих коллег в Notion? Они еще не знают, но это поможет им беспрепятственно сотрудничать, легко получать доступ к нужной информации и добиваться большего.

В этом руководстве мы покажем вам, как можно вдохновиться вашими личными панелями Notion, чтобы создать рабочее пространство, в котором ваша команда будет сотрудничать и управлять задачами с помощью пользовательских рабочих процессов, узлов проектов и многого другого.

Создавайте вики компании, базы данных для управления проектами и многое другое.

Почему Notion – это мощный инструмент для вашей команды

Вы уже знаете, насколько мощными являются блоки Notion. Одно нажатие на косую черту / открывает обширное меню для создания таких элементов, как текстовые блоки, изображения, видео, ссылки, базы данных, вставки и многое другое.

Теперь представьте себе использование Notion в вашей команде: те же блоки, которые обеспечивают личное планирование и продуктивность, могут создавать документы с требованиями к продукту, трекеры проектов и многое другое.

Вы можете ставить годовые и месячные цели, управлять задачами и проектами, составлять документы, работать с финансами, делать заметки, сотрудничать в разных командах и хранить всю информацию о компании в одном месте.

Возможности безграничны, и есть множество преимуществ использования Notion в ваших командах:

  • Создайте полностью настраиваемое рабочее пространство – Notion дает вам чистый лист и строительные блоки для создания именно того, что нужно вашей команде. Вы не будете ограничены рамками заранее отформатированного инструмента. Вместо этого вы можете создать систему, которая будет соответствовать вашему естественному рабочему процессу (и корректировать ее по мере изменения ситуации).
  • Храните все в одном месте – Все, начиная от информации о льготах компании, отпускных форм, рабочих документов, заметок о встречах, отслеживания проектов и задач и заканчивая информацией о группах и хобби, может жить в Notion, хранясь в нужном месте, так что вам никогда не придется задаваться вопросом, где это найти.
  • Обеспечение правильного уровня доступа для каждого – Хотите, чтобы все могли видеть OKR верхнего уровня компании, но только высшее руководство могло вносить изменения? Настройки разрешений и общего доступа Notion позволяют предоставить каждому нужный уровень доступа к документам и даже поделиться содержимым с людьми за пределами компании.
Используйте разрешения, чтобы убедиться, что каждый член команды имеет необходимый уровень доступа к страницам.
  • Создавайте интеллектуальные связи между различными аспектами работы – Используя свойства отношения, вы можете создавать связи между такими базами данных, как проекты, задачи, цели и записи о встречах. Синхронизация баз данных таким образом означает, что вы можете видеть такие вещи, как количество задач, которые осталось выполнить по проекту, какие проекты относятся к каким OKR, и легко ссылаться на совещания, связанные с конкретным проектом.
Вы можете связать задачи с проектами, чтобы соединить точки между повседневной работой и более крупными инициативами.
  • Интеграция с другими инструментами и медиа в Notion – некоторым командам всегда нужны специализированные инструменты. Вы можете использовать синхронизированные базы данных для встраивания информации из таких инструментов, как Jira и Github, в Notion, чтобы информация не оставалась скрытой в этих инструментах и была доступна всем, кому она нужна. Вы можете встраивать изображения, видео, веб-закладки, доски и многое другое на любую страницу Notion, поэтому нет необходимости постоянно переходить от одного инструмента к другому.

После того как вы получили разрешение на использование Notion, самое время приступить к созданию рабочего пространства для команды.

Настройка рабочего пространства команды

Нет необходимости тратить часы на проектирование сложной системы. Вы можете создавать свое рабочее пространство по частям и использовать наши шаблоны для быстрого продвижения вперед.

Начните с основных элементов рабочего пространства компании, и со временем вы сможете расширять и настраивать его.

1. Создайте вики компании

В вашем личном пространстве Notion у вас может быть приборная панель или вики, которая помогает вам переходить на наиболее часто используемые страницы, что означает, что информация, которая вам нужна каждый день – ежедневные дела, контрольный список для няни, список продуктов на неделю и т.д. – всегда под рукой.

Вы можете создать подобную версию для рабочего пространства вашей компании. Вики компании станет домашней страницей для всех членов вашей команды, а также главной страницей вашего “Общего” командного пространства компании (командное пространство по умолчанию, в которое входят все).

На этой странице верхнего уровня вы можете хранить такие вещи, как справочник сотрудников, SOPS и руководства, информацию о льготах, политику отпусков, миссию, видение и ценности компании. Вы даже можете разместить здесь ежегодные OKR и ссылку на домашнюю страницу каждой команды.

Главная страница вашей компании может выглядеть примерно так: страницы, посвященные целям компании, ее миссии и т.д.

2. Добавьте командные места для каждого отдела

Teamspaces предоставляют каждой команде отдельную зону для работы. Они помогают организовать рабочее пространство по различным категориям, чтобы каждый знал, куда идти, чтобы найти информацию, имеющую отношение к его повседневной работе.

Вы можете создать столько командных пространств, сколько отделов есть в вашей компании – по одному для инженерного отдела, отдела маркетинга, отдела продаж и т.д.

Администраторы Teamspace могут настраивать разрешения и параметры общего доступа для Teamspaces (и страниц в них). Вы можете узнать все о том, как работают командные пространства, в этом руководстве.

Teamspaces позволяют организовать содержимое рабочего пространства по отделам.

3. Познакомьтесь с некоторыми основополагающими базами данных

Вы можете собирать и организовывать страницы в базах данных, а также добавлять несколько уровней информации с помощью свойств.

Мы рекомендуем вашей команде начать с трех ключевых баз данных:

  • База данных заметок о совещаниях для фиксации важных сведений о совещаниях – Делайте заметки о каждом совещании в базе данных заметок о совещаниях. Составляйте повестку дня, делайте заметки, отмечайте тип собрания и людей, которые на нем присутствовали.
  • База данных документов для всех документов компании – В базе данных документов вы можете хранить все: краткие описания проектов, технические спецификации, одностраничники и многое другое. Пометьте людей, которые участвовали в работе, и обозначьте тип документа с помощью свойства select.
  • Система управления проектами и задачами – Если вы используете базу данных для личного списка дел, вы можете создать нечто подобное для своей команды. Начните с шаблона “Проекты и задачи”, который вы найдете, если перейдете в раздел “Шаблоны” на боковой панели. Этот шаблон предоставляет вам две связанные базы данных, где вы можете отметить людей, ответственных за каждую задачу или проект, отметить статус задачи и проекта, а также посмотреть, сколько задач должно быть выполнено для завершения каждого проекта.
Проекты, задачи и заметки о встречах – это ключевые базы данных, которые ваша команда будет использовать ежедневно.

Когда вы освоитесь с этими базами данных, вы сможете сделать еще много вещей, используя базы данных в рабочем пространстве вашей команды.

Вот лишь несколько идей:

  • Отслеживание кандидатов на открытые должности – Если вы когда-либо использовали Notion для управления заявками на работу, вы можете создать аналогичный трекер для отслеживания кандидатов, которые подают заявки на открытые должности в вашей компании.
Покажите своей команде, как организовывать, отслеживать и управлять работой в Notion
Создайте подобную систему отслеживания кандидатов, чтобы управлять кандидатами на ваши открытые роли.
  • Запись и пометка расходов компании – Подобно вашему личному бюджетному трекеру, вы можете использовать базу данных Notion для записи и пометки расходов компании.
  • Наметьте OKR компании на каждый квартал – Запишите цели компании в базу данных Notion, чтобы все могли их видеть, подобно тому, как вы намечаете свои личные цели. Вы можете связать эту базу данных с проектами, чтобы обеспечить соответствие повседневной работы более крупным целям компании.

В каждой базе данных вы можете быстрее выполнять работу с помощью шаблонов. Создавая шаблоны в базе данных, вы можете в мгновение ока составлять повестки дня совещаний, проектные справки или планы спринтов. Узнайте больше о шаблонах баз данных здесь.

Сосредоточьтесь на работе с помощью собственной панели задач

В рабочем пространстве компании вы можете создать свою личную приборную панель в Личном пространстве на боковой панели и настроить ее в соответствии с тем, как вам удобнее работать.

Чтобы создать связанную версию другой базы данных, нажмите /, выберите Linked view of database  и выберите базу данных, которую вы хотите связать, например, базу данных задач.

Затем отфильтруйте базу данных, чтобы в ней отображались только те работы или заметки, в которых вы отмечены.

Если вы хотите изменить макет базы данных, перейдите к опциям ...Layout. Отсюда выберите макет, который вам больше всего подходит, будь то доска канбан, календарь, временная шкала или таблица. Вы можете добавить любые дополнительные фильтры, которые могут быть полезны, например, фильтр, показывающий все задачи, которые должны быть выполнены на этой неделе, задачи, которые находятся в процессе выполнения, или задачи, отмеченные как приоритетные.

Теперь у вас есть индивидуальный трекер задач, который поможет вам оставаться сосредоточенным и следить за ходом работы. И в отличие от индивидуального списка дел, который остается скрытым от остальных членов команды, работа, которую вы выполняете, будет видна всем.

Вы можете создать и настроить свою собственную рабочую панель для повышения концентрации внимания и продуктивности.

Легко сотрудничайте с коллегами по всей компании

Notion создан для совместной работы. Вот несколько способов, с помощью которых вы можете упростить сотрудничество с коллегами по команде и между командами:

  • Создание общих документов для одного или двух человек – Если вам нужно поделиться документом с одним или двумя людьми, вы можете создать новую страницу в Shared. Это может быть страница для совещаний 1:1 с непосредственным руководителем или для черновика презентации, над которой вы работаете с коллегой по команде.
  • Используйте комментарии для совместной работы над документом – Каждый, кто имеет право комментировать, может оставлять комментарии на странице. Это означает, что члены команды могут быстро получить обратную связь по своей работе, и вы можете попросить другую команду оставить свои предложения по документу.
  • Создайте базу данных для голосования за идеи для следующей встречи – Чтобы узнать мнения и приоритеты членов вашей команды, создайте базу данных для голосования, где люди могут вводить предложения, а все желающие могут голосовать за те пункты, которые они хотят обсудить.
  • Делитесь страницами с другой командой – Предоставьте инженерной команде доступ к комментированию или редактированию документа, над которым работает команда дизайнеров. Это поможет наладить сотрудничество между командами и обеспечить бесперебойное выполнение межфункциональных проектов.
Была ли эта статья полезной?
Нет 0
Просмотров: 924

Читать далее

Предыдущий: Как создать вики для вашей команды дизайнеров