Создайте гибридный рабочий центр

Установите четкие ожидания, предоставьте ресурсы и вовлекайте сотрудников в обсуждение рабочей среды.

По мере того как мир и рабочие места адаптируются к рекомендациям, связанным с COVID-19, многие рабочие места начинают вести разговоры о гибридной рабочей среде, в которой одни сотрудники работают удаленно, а другие — в офисе. Одним из наиболее важных моментов для успеха гибридной модели является четкая коммуникация и определение ожиданий всех сотрудников.

Консолидируйте важные документы в вики

Когда информация организована и доступна для вашей команды, вы даете им возможность выполнять свою лучшую работу, где бы они ни находились и где бы ни хотели быть. Процессы, философия и руководства находятся в одном месте и могут быть легко обновлены, что особенно важно в условиях, когда почва постоянно меняется.

Предоставьте своим командам одно простое место для доступа ко всей этой информации с помощью вики-сайта rockstar. Она выступает в качестве единого источника правды для команд, ориентирующихся на новый способ работы.

• Рекомендации и философия — объедините множество электронных писем и обновлений об условиях работы в единый источник правды. Четко сформулируйте ожидания для офисных и удаленных работников, а также для тех, кто понемногу делает и то, и другое — например, когда менять свой статус в Slack. Там, где это возможно, объясните философию решений, чтобы сотрудники могли понять видение компании.

• Меры по охране здоровья и безопасности — этот вопрос будет стоять на первом месте для многих сотрудников. В вашей компании, скорее всего, уже есть документация о важной работе, которую вы проводите для обеспечения безопасности сотрудников, поэтому убедитесь, что на нее есть ссылка, чтобы все могли с ней ознакомиться. (Если вы не знакомы с обратными ссылками, это отличное место для их использования). Вы даже можете разместить здесь PDF-файлы или встроенные веб-страницы, чтобы поделиться внешними ресурсами, например, местными, государственными или глобальными рекомендациями.
• Zoom backgrounds — не забудьте о своих удаленных друзьях при создании гибридного рабочего центра. Поддерживайте единство и культуру, распространяя «официальные» фоны масштаба компании для всех случаев жизни.

Создание рабочих процессов для управления логистикой с помощью баз данных

Гибридная работа требует намеренного изменения операционной деятельности не только по сравнению с днями, предшествовавшими пандемии, но и по сравнению с «нормальной» работой последних полутора лет. Часто для создания таких систем требуется предварительная работа, но как только вы это сделаете, вы получите огромную отдачу для ваших коллег, работающих в любой точке мира.

Базы данных понятий — это то, что нужно. Они не только организуют работу, но и служат местом для ее выполнения — каждая ячейка открывается на своей странице. Члены команды могут видеть, что происходит на высоком уровне, и копать вглубь страницы, если им нужна дополнительная информация. Это помогает создать прозрачность между отдельными людьми и командами.

• Резервируйте столы, конференц-залы и другое оборудование — в связи с мерами по охране здоровья и безопасности и ростом коллектива многие группы работают в помещениях с ограниченными возможностями. Обеспечьте всех необходимым для работы оборудованием, создав систему записи на рабочие столы и конференц-залы. Попробуйте использовать связанную базу данных и формулы для дополнительной фактуры, чтобы отслеживать специальные запросы, например, сверхширокие мониторы, доступные варианты рассадки или доступ в нерабочее время.

• Сбор заказов на обеды — создайте единый календарь для офисных мероприятий и обедов, чтобы люди могли заказывать их заранее. Это также поможет создать последовательность в процессе, чтобы никто не остался без внимания из-за того, что пропустил одно важное сообщение в Slack.
• Подробно описывайте ежедневные процедуры — список — это хороший способ упаковать необходимую информацию, например, что делать, если вы первым приходите в офис или последним уходите. Вы можете включить информацию о том, как приветствовать посетителей, запрашивать закуски и многое другое. Поскольку это база данных, вы можете добавить такие свойства, как responsible team member, updated time, location и многое другое для лучшей организации информации.
• Ссылка на каталог компании — если у вас несколько офисов, подумайте о том, чтобы добавить свойство visiting в каталог сотрудников и добавить фильтрованное представление в концентраторе среды, чтобы сотрудники, проживающие в офисе, могли оставаться на связи.

Оживите свой документ

Ваша цифровая рабочая среда должна быть такой же динамичной, как и физическая. Приглашайте сотрудников к общению с помощью встроенных элементов и автоматики.

• Запрашивайте отзывы во встроенной форме Typeform — вы делаете все возможное, чтобы среда работала для всех. Попробуйте встроить анонимную форму обратной связи, чтобы лучше понять вовлеченность сотрудников. Для начала просто используйте команду /typeform.
• Подключитесь к каналу Slack — все меняется! Это нормально. Держите компанию в курсе событий, настроив автоматические уведомления Slack об обновлении ключевых документов. Помните страницу с рекомендациями по охране труда и технике безопасности? Не оставляйте сотрудников гадать, как ваша компания реагирует на меняющиеся правила — настройте @channel, который срабатывает, когда на вашей странице появляются обновления.
• Создайте опрос для предстоящего мероприятия — задавайте вопросы на все руки с помощью базы данных «Вопросы и ответы». Это не только помогает удаленным работникам оставаться на связи, но и способствует равенству во всех средах, гарантируя, что каждый голос будет услышан. Используя базы данных, добавьте свойство people для "upvoted by", добавьте второе свойство с такой формулой для подсчета количества голосов (if(empty(prop("🔺 Upvoted By")), toNumber(""), length(prop("🔺 Upvoted By")) - length(replaceAll(prop("🔺 Upvoted By"), ",", "")) + 1).

Веселиться и праздновать командную культуру

Формирование культуры в удаленном режиме — ключевой элемент управления гибридной командой, особенно для недавно принятых сотрудников.

Создайте пространство для веселья и общения.

• Планирование виртуальных событий — используйте календарь (и создайте представление списка) для рекламы виртуальных событий, таких как счастливые часы и семинары. Рассмотрите возможность использования Zapier или automate.io для интеграции календаря google с Ноушен и хранения дополнительной информации о мероприятии в связанном месте.
• Показывайте офисные мелодии — если в вашей команде есть ценители музыки, поделитесь своими любимыми плейлистами в Ноушен. Слушайте их на встречах команды или перед следующим собранием!
• Создайте список для чтения/просмотра — используйте Ноушен Web Clipper для добавления интересных статей в общую базу данных. Или сделайте то же самое с вашими любимыми телешоу, которые притягивают разговоры за обеденным столом. Это облегчает сотрудникам во всех местах работы формирование подлинных, человеческих связей.

Не существует универсального подхода к рабочей среде, как и универсального инструмента для управления ею. Используйте приведенные выше стратегии и настройте свое пространство Ноушен так, чтобы оно работало на вас!