Несвежая документация приводит к ненужному трэшу на работе. Если вы переведете знания своей команды в вики, вы сможете проверять страницы, назначать владельцев и следить за тем, чтобы знания команды всегда были свежими.
Четкая и точная документация является основой успешной работы команды. Когда достоверная информация легко доступна, члены команды могут заниматься своей работой, а не поиском информации.
Преобразуйте домашнюю страницу вашей команды в вики, где вы можете организовывать, помечать и проверять страницы в удобной для навигации форме.
Вам нужен такой процесс документирования, при котором каждый сможет найти нужную ему информацию в нужный момент. И когда сотрудники открывают документ, они должны быть уверены в его точности.
Но когда вокруг сотни документов, бывает трудно поддерживать их актуальность и достоверность. Сотрудники тратят время, спрашивая, включает ли этот проект все, что обсуждалось во время последнего разговора с клиентом, или актуальны ли рекомендации по использованию бренда и процесс введения в должность.
Еще хуже то, что неясно, у кого спрашивать. Поэтому члены команды пишут не тому человеку или просто сбрасывают свои вопросы в группу Slack.
В этом руководстве мы расскажем вам, почему Notion – идеальное место для создания мощной командной вики, которая станет единственным источником правды для получения необходимой информации.
Превратите знания вашей компании в мощную вики-систему
Вики – это отличный способ организации информации о компании или коллективе. В ней все разложено по страницам и колонкам, что упрощает навигацию и делает ее эстетически привлекательной.
Вы можете быстро создать вики, используя такие шаблоны, как Product wiki, Engineering wiki и другие из галереи шаблонов. Или создать командную вики с нуля, добавив страницу верхнего уровня в пространстве команды и разместив на ней соответствующие подстраницы.
Мы создали шаблоны вики для команды разработчиков продуктов, инженерной команды и т.д., которые вы найдете в галерее шаблонов. Вы можете дублировать их и адаптировать для своей команды.
Вики-сайт команды будет включать в себя такие элементы, как стандартные операционные процедуры (введение в должность, планирование проектов и т.д.), руководства и учебные материалы, ключевую информацию о льготах и отпускной политике, рекомендации по использованию бренда и многое другое, причем все это будет доступно для самостоятельного использования.
Если вам нужна помощь при создании библиотеки знаний, обратитесь к искусственному интеллекту Notion AI, который поможет вам писать, обобщать, составлять конспекты, улучшать качество написания и многое другое. Узнать все о Notion AI можно здесь.
Чтобы повысить уровень вики, щелкните на выпадающем меню Options … в правом верхнем углу страницы и выберите пункт Turn into Wiki.
При этом сохраняется красивый макет вики, а также открываются такие ценные возможности, как категоризация и упорядочивание страниц, добавление свойств, проверка документов, создание различных видов и макетов и т.д.
Базы данных позволяют организовывать, классифицировать, фильтровать, искать и просматривать информацию различными способами. Изучите раздел баз данных в Справочном центре и посетите Академию Notion, чтобы узнать, как пользоваться базами данных.
Заверьте свои документы, чтобы все знали, что они заслуживают доверия
Вики поставляется с 4 свойствами по умолчанию: Владелец (свойство персоны), Дата последнего редактирования, Теги (мультивыбор) и свойство Верификация, которое является уникальным для вики. Вы можете добавить в командную вики любые дополнительные свойства, которые будут полезны вашей команде, например, дату создания или статус.
С помощью свойства “Проверка” можно пометить документы в вики с истекающим сроком действия. По истечении срока действия проверки вы получите уведомление о том, что пришло время просмотреть документ. После этого можно внести необходимые изменения и обновления и возобновить проверку документа. Кроме того, можно пометить документ как бессрочно проверяемый, тогда срок его действия никогда не истечет – при необходимости это можно будет изменить позже.
Когда члены вашей команды просматривают документ и видят заполненное свойство “Проверено”, это внушает доверие. Проверить документ может только владелец конкретной страницы в вики. Когда члены команды увидят штамп “Проверено”, они будут знать, что содержимое проверено, и им не нужно будет переспрашивать, чтобы убедиться в этом.
Свойства верификации будут автоматически добавлены в вики. Члены команды могут выбрать дату, до которой документ должен быть проверен, или выбрать “бесконечно”.
Вот несколько вариантов использования свойства проверки:
- Сигнал о том, что документы полны и актуальны – когда члены команды видят свойство “Проверено”, они могут быть уверены, что документ, который они просматривают, был проверен и отмечен как верный и полный до дальнейшего уведомления.
- Получать напоминания о необходимости пересмотреть или обновить содержимое вики-сайта – Часто можно не заметить, что документ устарел, пока кто-то не столкнется с ним и не поставит его под сомнение. Свойство проверки помогает не упустить информацию, и вы знаете, что вам напомнят, когда придет время обновить информацию.
- Периодически отслеживайте и обновляйте цели команды – Вы можете создать в своей вики страницу для квартальных целей и проверять эту страницу до конца текущего квартала. Когда придет время пересмотреть документ, вы проанализируете свой прогресс и поставите новые цели на предстоящий квартал.
- Создавайте “вечнозеленые” документы, которые не будут меняться – такие документы, как ценности и программное заявление компании, скорее всего, останутся неизменными в течение значительного времени. Вы можете пометить их как бесконечно проверяемые, чтобы никогда не получать уведомлений об их изменении, хотя при необходимости всегда можно изменить этот статус.
Вики обладает всеми теми же свойствами, что и обычная база данных, плюс дополнительное свойство проверки.
Подробнее о свойствах баз данных можно узнать здесь.
Фильтр и сортировка вики
При просмотре содержимого вики-сайта вы можете захотеть увидеть определенный набор информации – например, все, что связано с введением в должность, или учебные материалы.
Вы можете фильтровать информацию по определенным свойствам, сортировать ее уникальными способами и создавать несколько представлений с помощью различных макетов.
Вот некоторые способы фильтрации, сортировки и организации содержимого вики:
- Просмотр проверенных документов, срок действия которых истекает – Сортировка вики по дате истечения срока действия проверки позволяет начать просмотр документов, которые скоро будут выставлены на проверку.
- Проверка всех непроверенных документов в виде простого списка – Создайте отфильтрованное представление всех документов, у которых свойство проверки либо истекло, либо осталось пустым. Затем можно просмотреть эти документы и начать заполнять их необходимой информацией.
- Обновление всех документов, относящихся к определенной теме – например, если ваша компания только что объявила об изменении рекомендаций по использованию бренда, вы можете отфильтровать в вики все документы, помеченные как относящиеся к брендингу. Затем пройдитесь по всем документам и обновите их в соответствии с изменениями.
- Проверка актуальности старого содержимого вики на предмет обновлений – Вы можете отсортировать свою базу данных по дате создания (по возрастанию) или по дате последнего редактирования (по возрастанию) и просмотреть старые или нечасто редактируемые документы, чтобы увидеть, что необходимо обновить.
Вы можете настроить параметры прав доступа к вики-страницам таким образом, чтобы только определенные люди могли вносить изменения в содержимое. Назначьте членов команды, которые будут отвечать за поддержку вики-сайта, и предоставьте им полный доступ. Все остальные могут иметь доступ “Только просмотр”.
Подробнее о разрешениях и настройках общего доступа можно узнать здесь.
Выйти за пределы командной вики
Существует множество вариантов использования функции вики. По сути, вы можете превратить любую страницу с вложенными страницами в базу данных, позволяющую добавлять свойства к этим страницам.
В дополнение к командной вики вы можете:
- Создание вики для всей компании – вики вашей организации может содержать информацию о льготах, отпусках, оргсхемах, целях компании и т.д.
- Создание вики-центра помощи клиентам – Вы можете создать общедоступный центр помощи, в котором клиенты смогут найти руководства, учебные пособия, страницы с ценами и часто задаваемые вопросы. Это позволит снизить нагрузку на службу поддержки и поможет пользователям получить больше пользы от вашего продукта или услуги. О публикации страниц в Интернете можно узнать
здесь. - Создайте вики-версию инженерного процесса – В вики-версии вашей команды инженеров создайте документы по специфическим для инженеров процессам, например, процесс сортировки, система проектирования и т.д. Свойство проверки побудит вашу команду быть более активной в поддержании всех этих процессов в актуальном состоянии.
- Превращение клиентского портала в вики – Если вы предоставляете клиентам доступ к порталу в Notion, вы можете превратить его в вики, где легче фильтровать и сортировать различную информацию.