Как владельцы рабочих пространств могут организовать teamspaces для своей организации

Как владелец рабочего пространства, вы можете обеспечить всем своим сотрудникам необходимый уровень доступа к контенту в рабочем пространстве. Если вы хотите начать использовать преимущества этой функции, вот что вам нужно знать.

Руководство для владельцев рабочих пространств по работе с командными пространствами

Teamspaces предоставляют больше возможностей для настройки и контроля уровней доступа к содержимому, функционируя как небольшие рабочие пространства внутри рабочей области. Каждый сотрудник компании сможет присоединиться к командным пространствам, соответствующим его роли, и структурировать свою боковую панель в соответствии со своими индивидуальными рабочими потребностями. Как администратору, вам придется учитывать некоторые дополнительные параметры безопасности и инициализации, которые могут быть настроены для каждого рабочего пространства.

Если вы ранее работали в рабочей области без командных пространств, то вот что следует ожидать, когда эта функция будет включена. Все страницы в разделе рабочей области станут страницами в “общей” области коллективной работы, и вы сможете перемещать и создавать дополнительные области коллективной работы по своему усмотрению. В этом руководстве мы обсудим, зачем и как создавать новые пространства коллективной работы.

Точный контроль разрешений и доступа

Первое решение, которое вам придется принять как владельцу рабочего пространства, – это вопрос о том, кто должен иметь возможность создавать командные пространства. По умолчанию все члены рабочей области (не гости) могут создавать новые командные пространства. Эту настройку можно изменить с помощью переключателя “Ограничить создание групповых пространств только владельцами рабочих пространств”. Переключение этой опции не повлияет на существующие командные пространства.

В зависимости от того, как ваша организация подходит к управлению содержимым и его предоставлению, у вас могут быть различные соображения по поводу того, разрешать или нет членам организации создавать командные пространства.

Вот некоторые общие правила, когда следует разрешить всем участникам создавать командные пространства (оставить значение по умолчанию):

• Вы предпочитаете, чтобы ваши сотрудники могли быстро перемещаться и создавать собственные структуры
• Ограничение создания командного пространства только владельцами рабочих пространств приведет к возникновению узких мест в рабочих процессах.
• Тем не менее, вы можете рассмотреть возможность ограничения создания командных пространств только владельцами рабочих пространств, если к вам применимо одно из следующих условий:
• Вы хотите получить больший контроль над изменениями в экземпляре Notion
• Вы хотите иметь централизованный план для командных пространств

Настройки и дополнительную информацию можно найти в разделе Settings & Members, на вкладке Teamspaces. Здесь вы сможете увидеть и обновить информацию о том, какие командные пространства будут использоваться по умолчанию новыми участниками. Мы рекомендуем иметь по умолчанию только 1-3 командных пространства – только то, что действительно необходимо для каждого сотрудника вашей компании. По мере создания новых командных пространств здесь можно будет просмотреть список информации о каждом из них.

Предоставьте каждому члену команды необходимый уровень доступа

Teamspaces создают новый уровень доступа для предоставления контента отдельным участникам рабочего пространства. Они позволяют более четко определить, кто из сотрудников вашей организации может получить доступ к содержимому в Notion и с каким уровнем прав. Каждое командное пространство имеет список участников и, по крайней мере, одного владельца, и вы можете устанавливать уровни прав доступа к содержимому для каждого командного пространства.

В каждом рабочем пространстве это будет выглядеть по-разному, но вот пример. Если вы создаете командное пространство Marketing, вы можете предоставить всем участникам командного пространства доступ Can Edit, а всем остальным участникам рабочего пространства – доступ Can View. По умолчанию владельцы командного пространства имеют Full Access ко всему содержимому внутри командного пространства. Теперь любое содержимое, которое вы добавите в пространство командной строки “Маркетинг”, унаследует эти настройки прав доступа, причем никаких дополнительных действий с вашей стороны не потребуется.

Teamspaces может помочь ответить на некоторые вопросы, с которыми вы могли столкнуться ранее, будучи администратором Notion. Вот несколько примеров, когда в вашей организации может быть целесообразно использовать гранулярные разрешения.

• Автоматическое предоставление контента новым сотрудникам – после настройки SCIM позволит автоматически добавлять новых сотрудников в соответствующие командные пространства через группы, что облегчит им поиск необходимого контента с первого дня работы.
• Уменьшение беспорядка на “общих страницах” – некоторые виды работ слишком чувствительны для широкого распространения, что приводит к беспорядочному обмену одноразовыми страницами в общем разделе. Закрытое или личное пространство команды с соответствующими заинтересованными сторонами – хороший способ сохранить границы вокруг конфиденциального контента, сохраняя при этом организационную структуру.
• Расширение доступа к важной информации компании только для просмотра – Если ваши инструменты слишком разрознены, невозможно найти нужную информацию в другой команде. Преобразование рабочих документов команды с различными уровнями прав доступа в открытые командные пространства позволяет всем желающим осуществлять поиск и просмотр содержимого, предоставляя редакторам и менеджерам необходимую степень свободы.
• Предотвращение случайного изменения прав доступа – в одном командном пространстве участникам может быть разрешено создавать публичные страницы, а в другом – нет. Это позволяет предотвратить случайное переключение конфиденциальной информации на публичную, сохраняя ее доступной для всего коллектива.

Если рабочая область находится на тарифном плане Enterprise, можно настроить пользовательские параметры общего доступа к странице, разрешения гостей и разрешения экспорта в каждом пространстве команд. По умолчанию для каждой рабочей области будут установлены соответствующие переключатели на уровне рабочей области. Если вы хотите отменить настройки рабочего пространства для командной зоны, такая возможность есть только у владельцев рабочих пространств.

На уровне командного пространства видно, что ” Отключить гостей” и “Отключить экспорт” совпадают с соответствующими тумблерами на уровне рабочего пространства. Текст справки к ним гласит "Based on workspace settings". В отличие от них ” Отключить общий доступ к публичным страницам” имеет текст справки "Overriding workspace settings", и видно, что он не соответствует тумблеру на уровне рабочей области.

Настройка новых командных пространств

Разобравшись с новыми настройками безопасности, можно приступать к настройке teamspaces для своей компании!

Если у вас уже есть страницы верхнего уровня для функциональных областей, офисов или ресурсных групп сотрудников, то это отличное место для начала. Каждую из этих страниц верхнего уровня можно превратить в командное пространство. Просто наведите курсор на страницу в боковой панели и нажмите на значок …, после чего появится новая опция: Turn into teamspace. Обратите внимание, что полностраничные базы данных или страницы внутри баз данных не могут быть превращены в командные пространства.

После создания пространства коллективной работы настало время переместить в него соответствующее содержимое. Вы по-прежнему можете перетаскивать страницы в командные пространства, а также использовать меню Move to. Щелкните на значке --- рядом с любой страницей на боковой панели и выберите команду Move to. Во всплывающем меню появятся имена пространств команд, перечисленные в качестве пунктов назначения. Обратите внимание, что для перемещения страницы необходимо иметь Full access.

Понимание групп и обеспечение контента

Теперь, когда у вас есть командные пространства, давайте убедимся, что в них работают нужные люди. Кроме того, используя SCIM в сочетании с teamspaces, вы сможете автоматически предоставлять нужное содержимое нужным людям.

Наилучшим способом управления списками участников командных пространств является использование групп разрешений. Их можно настроить в Notion в разделе Settings & Members, на вкладке Members. Если вы работаете на тарифном плане Enterprise, мы настоятельно рекомендуем использовать SCIM и любые группы, которые уже настроены в вашем провайдере идентификации. После создания пространства коллективной работы можно добавить в него целую группу разрешений. Вот и все!

Перед добавлением группы в пространство коллективной работы обязательно проконсультируйтесь с руководителем этой команды или группы. Они должны знать, что их содержимое будет перемещено в пространство коллективной работы, и необходимо убедиться, что им назначена роль Team Owner.

Если вы используете SCIM для управления группами, то вам придется выполнить еще несколько дополнительных действий, чтобы обеспечить постоянную актуальность информации в группах.

• Просмотрите группы, настроенные в поставщике идентификационных данных. Определите, какие группы должны быть добавлены в те или иные командные пространства.
• Если у вас есть идеи создания большого количества командных пространств без четко определенных групп в провайдере идентификации, пройдитесь по ним еще раз и определите, нужна ли вся эта сегментация.
• Добавьте новых сотрудников в соответствующую группу в провайдере идентификации, и они будут автоматически добавлены в соответствующие командные пространства в Notion.

Готовы ли вы к использованию teamspaces? Вот контрольный список, который поможет вам провести внедрение как можно более гладко:

• Пересмотрите настройки рабочей области, чтобы убедиться, что экспорт, гости и общий доступ к публичным страницам настроены так, как нужно.
• Пересмотрите список участников, чтобы убедиться, что владельцы рабочих пространств указаны верно.
• Определите, все ли участники или только владельцы рабочих пространств могут создавать новые командные пространства.
• Определите, какие страницы будут преобразованы в командные пространства, и какое другое содержимое будет перемещено в эти новые командные пространства
• Запросите Full Access к любым страницам, которые могут потребоваться для перемещения в рамках этого процесса.
• Определите, будут ли у вас закрытые или частные рабочие пространства.
• Сообщите всем новым владельцам рабочих пространств об изменениях, которые произойдут в рабочем пространстве.
• Убедитесь, что у вас есть текущий токен SCIM API и что ваша конфигурация SCIM работает должным образом.