SmartNews ежедневно собирает и предоставляет разнообразные новости, расширяющие интересы пользователей. Команда, которая расширяется по всему миру от Японии до США, создала цифровой офис на Ноушен — цифровое пространство, где люди могут работать удаленно и обмениваться информацией, начиная от миссии и послания компании и заканчивая командными вики и управлением проектами. Централизация информации, необходимой для принятия решений, на Ноушен позволяет создать организацию, способную оперативно реагировать на быстро меняющуюся ситуацию независимо от местонахождения.
Информационная канва для команды
В связи с расширением глобальной команды SmartNews потребовалось изменить существующие механизмы обмена информацией. Прежние методы обмена информацией, такие как вики-инструменты и инструменты работы с документами, приводили к разрозненности информации и тратили слишком много времени на ее поиск. Теперь вся информация централизована в системе Ноушен. Это означает, что если я не знаю, как управлять принтером, или хочу узнать подробности встречи, на которой я не присутствовал, я могу легко найти всю информацию в Ноушен. Независимо от времени и языка, Ноушен представляет собой информационный холст, в котором сотрудники могут найти ответы в любое время.
В связи с быстрым ростом численности команд в различных регионах стало сложно своевременно отслеживать информацию, решения и т.д. в каждом регионе и в каждой команде.
Рецепт принятия правильного решения.
Все подразделения SmartNews создали свои собственные вики в рамках общекорпоративной вики для обмена важными документами и управления проектами, и наличие общего места для обмена информацией о Ноушен значительно улучшило ситуацию, особенно для инженерных и продуктовых команд.
С предыдущим инструментом мы находились в ситуации, когда могли писать документы и не накапливать знания, но с Ноушен мы создали иерархию и начали упорядочивать информацию, что создало ощущение, что каждый должен хранить и делиться важной информацией, и способствовало развитию культуры осознания результатов и обмена информацией. Это способствовало развитию культуры осознания результатов и обмена информацией.
Когда начинается новый проект, мы создаем новую страницу в Ноушен: для одного проекта могут потребоваться десятки инструментов, от прототипов Figma до репозиториев Github. Могут быть приняты десятки решений, которые повлияют на дальнейшую работу. Если в Ноушен кратко описать, как использовать инструменты, причины их выбора, решения, которые необходимо принять, рабочий процесс, другими словами, рецепт принятия решений, то все, даже те, кто только пришел в компанию, смогут принимать правильные решения с учетом предыстории и потока.
Прост в использовании, может применяться каждый день.
Если это вики, то нет смысла заглядывать в нее время от времени. Важно, чтобы инструмент обмена информацией нравился всем. Для того чтобы он нравился, важно, чтобы с его помощью каждый мог ежедневно просматривать самую свежую информацию, следить за ходом проекта и работать над накоплением знаний в команде. Команда дизайнеров использует доску Kanban на странице проекта, чтобы отслеживать все, включая прототипы и сроки. Все документы, протоколы и требования хранятся на доске проекта. С момента зарождения идеи и до запуска проекта всю информацию, необходимую для его реализации, можно легко просмотреть в любой момент. Вся необходимая информация может быть представлена в Ноушен в одном месте. Поэтому ее можно использовать каждый день.
Многие инструменты, которые мы использовали раньше, были сложны в использовании, медлительны и слишком многофункциональны. Иногда достаточно простого канбана или таблицы, и Ноушен прекрасно справляется с этой задачей.
Отсутствие организационных и территориальных барьеров
Создав цифровой офис на платформе Ноушен, SmartNews ускорил процесс взаимодействия между отделами. Ранее обмен информацией осуществлялся по отдельным проектам, поэтому информация оставалась внутри проектов. С помощью Ноушен каждый может видеть, что делают другие проектные группы, поэтому мнения и вопросы возникают более активно. Проектная группа смогла.
Мозговой штурм идей и поиск закономерностей в команде. Все это сохраняется в виде знаний в Ноушен и передается в Slack, что позволяет мгновенно передавать информацию между организациями и местами. Теперь эта последовательность действий может быть выполнена очень просто.
В то время как инженеры озабочены последним маркетинговым ходом, дизайнеры должны быть озабочены не только продуктом. Наличие цифрового офиса, где вся информация находится в общем доступе и может быть прокомментирована, повышает прозрачность нашей работы. Постоянный обмен актуальной информацией позволяет нам как компании быть единой командой.