Организуйте, управляйте и отслеживайте всю свою работу с помощью персональной приборной панели

Создайте пользовательскую приборную панель для управления всеми вашими личными рабочими задачами, а также для получения необходимой информации из всего рабочего пространства Notion.

Лучшая система продуктивности – это та, которая работает на вас.

Но большинство программ не позволяют вам настроить ее под себя – вы вынуждены втискивать свою систему в простой текстовый список или карточки на доске Kanban. Более того, эти приложения, скорее всего, находятся вне места работы вашей команды, поэтому вам приходится переключаться между несколькими частями программного обеспечения, чтобы увидеть, что вам нужно сделать (а затем еще раз, чтобы сделать это).

Используя Notion, вы можете создать полностью индивидуальную систему, которая поможет вам организовать, управлять и отслеживать все, над чем вы работаете. А если ваша команда уже использует Notion, вы можете легко подключить межфункциональную работу к вашей персональной панели (мы покажем вам, как это сделать).

Здесь собрано все, что вам понадобится для создания оптимальной системы для вашей личной рабочей панели в Notion.

Отслеживайте все, что вам нужно сделать – большое или малое

В основе любой персональной рабочей панели лежит управление задачами – как мы отслеживаем, что и когда должно быть сделано?

Первый шаг – решить, хотите ли вы использовать базу данных. Хотя базы данных отлично подходят для управления рабочими процессами с большим количеством частей, они могут быть не нужны для простого списка дел. Все зависит от того, какую работу вы выполняете и как вы хотите ее отслеживать.

Используйте базовые блоки, если:

• Вы предпочитаете простоту и скорость.
• Ваши задачи просты и больше похожи на “сделал ты их или нет?”.
• Вам нравится это чувство удовлетворения от вычеркивания дел из списка дел.

Используйте базу данных, если:

• Ваша работа состоит из множества частей – например, проект, который может потребовать собственного набора подзадач.
• Вам нужен способ организации задач путем сортировки и фильтрации по определенным свойствам.
• Вы визуальный человек и хотите видеть всю свою работу, разложенную по уровню приоритета, срокам выполнения и т.д.
• Вам важно иметь возможность вернуться к ранее выполненной работе.

Наше предложение? Начните с простого и развивайте его дальше. Начните с основных блоков, а если этого требуют ваши процессы, превратите их в базу данных задач. Помните, что ценность вашей системы всегда должна быть выше, чем работа по ее поддержанию.

Основные блоки

Если вы решили начать с простого и использовать базовые блоки для отслеживания своих задач, то основой вашей системы будет блок дел.

Чтобы создать блок дел, вы можете набрать /to-do или [ ]. Блок дел позволяет легко создать элемент с флажком, а также дает вам возможность с удовлетворением вычеркивать дела по мере их выполнения. После этого можно добавить дату выполнения и установить напоминание о задаче (с помощью символа @).

Еще один полезный блок для простого управления задачами – блок переключения. Чтобы создать переключение, вы можете набрать /toggle или >. Блок toggle позволяет вложить в него блоки, чтобы вы могли аккуратно отслеживать проекты, которые могут содержать несколько задач.

Вот шаблон, который вы можете скопировать, построенный с использованием основных блоков. Мы организовали блоки дел в колонки, нажав на символ ⋮⋮ для перетаскивания текста, который создает боковые разделы. Кроме того, введите /columns, чтобы выбрать количество столбцов, которые вы хотите создать. Вы также можете перетаскивать задания из одной колонки в другую или даже на подстраницу “Архив”, чтобы сохранить записи о ранее выполненных заданиях.

Базы данных

Если ваши задачи имеют несколько движущихся частей или зависимостей, базы данных могут быть лучшим вариантом для вас. Базы данных позволяют фильтровать, сортировать и настраивать свойства для управления задачами так, как вы считаете нужным. Но наш совет остается в силе – будьте проще и расширяйте функциональность, только если этого требует ваш рабочий процесс.

Мы начнем с нескольких основных элементов базы данных управления задачами, которые вы можете настраивать и дорабатывать по мере необходимости.

Свойства

• Статус – установка Status помогает отслеживать, на каком этапе находится задача. Просто добавьте свойство Status в свою базу данных и вы сможете выбрать один из трех вариантов по умолчанию: “Не начато”, “В процессе” и “Выполнено”. Вы также можете настроить их так, чтобы они назывались так, как вам захочется.
• Дата – используя свойство Date, вы можете легко назначать и отслеживать важные даты для каждой задачи. Чаще всего мы видим, что для каждой задачи устанавливается срок выполнения.
• Select – свойство Select позволяет создавать и настраивать метки задач в базе данных. Все созданные вами метки будут отображаться в виде выпадающего списка для выбора. Мы часто видим, как пользователи используют свойство Select для создания меток приоритета (высокий, средний, низкий) или типа проекта.

Просмотры

Представления базы данных дают вам возможность настроить способ визуализации задач и мгновенно получить необходимую информацию.

• Табличный вид – задачи отображаются в строках, а их соответствующие свойства – в столбцах. Это отличный способ получить представление обо всех задачах с высоты птичьего полета в одном месте.
• Вид календаря – отлично подходит для планирования и просмотра важных дат, таких как Срок выполнения всех ваших задач сразу (наша команда маркетологов любит этот вид для календаря контента).
• Вид доски – позволяет группировать задачи на основе таких свойств, как Status or Priority. Пользователям нравится функция перетаскивания в представлении доски, которая позволяет легко перемещать задачи из одного статуса в другой.

Вы можете черпать вдохновение из этой базы данных задач или дублировать ее непосредственно в своем рабочем пространстве. Шаблон включает в себя предварительно созданные представления того, что мы описали:

• Вид совета директоров, организованный по статусу
• Представление доски, организованное по приоритету
• Табличное представление всех задач
• Календарное представление сроков выполнения

Внесите контекст всей компании в вашу персональную приборную панель

Помимо отслеживания своих задач, важно, чтобы вы могли контекстуально оценить, как ваша работа сочетается с работой всей организации. Notion позволяет легко добавлять контекст от межфункциональных команд, а также подключать другие инструменты непосредственно к вашей персональной рабочей панели.

Связанные базы данных

Наличие сквозной линии от вашей личной работы до целей компании помогает добиться согласованности. Вы можете видеть, что то, что вы делаете, напрямую связано с целями компании, а наличие их прямо на вашей личной приборной панели может помочь сфокусироваться на вашей работе.

Введите /linked view of database и выберите исходную базу данных, которую вы хотите включить. После этого вы можете использовать фильтры и сортировку для дальнейшей настройки. Например, в базе данных целей всей компании могут быть конкретные цели для маркетинга, продаж, инженерных разработок и т.д. Но, допустим, вы работаете в команде инженеров. Вы можете отфильтровать, чтобы видеть только те цели, за которые отвечает инженерный отдел.

При создании связанной базы данных помните, что фильтры применяются только к созданной вами связанной базе данных. Однако любые изменения, которые вы вносите в содержимое или свойства связанной базы данных, будут отражены в исходной базе данных.

Предварительный просмотр ссылок

Благодаря возможности предварительного просмотра ссылок вы можете перенести все свои самые важные инструменты в Notion. Предварительный просмотр ссылок позволяет вам видеть живые, синхронизированные визуализации ссылок непосредственно в Notion. В настоящее время это поддерживается несколькими основными платформами (GitHub, Jira, Slack, Asana и т.д.).

Это позволяет получать обновления из других инструментов в реальном времени прямо на вашей персональной рабочей панели – так вы сможете строить рабочие процессы на основе самой актуальной информации.

Например, у вас может быть работа, которая зависит от текущего исправления ошибки, над которым работает команда инженеров. Вы можете вставить ссылку из Jira прямо в свою личную панель и посмотреть, когда эта задача будет выполнена, вместо того чтобы заходить в Jira и проверять статус исправления ошибки.