Свойства базы данных помогают организовать информацию вашей команды

Добавьте контекст к страницам вашей базы данных с помощью настраиваемых свойств. Это поможет вам и вашей команде организовать информацию таким образом, чтобы она сразу же стала доступной для действий.

Свойства являются основой баз данных. Они помогают упорядочить страницы в базе данных по определенным вами критериям.

Хотите убедиться, что все проекты имеют срок выполнения? Для этого есть свойство.

Хотите назначить менеджера проекта? Для этого тоже есть свойство.

А как насчет пометки типа проекта? Да, свойства делают это.

С помощью свойств вы можете получить моментальный обзор информации, связанной с каждой страницей в базе данных, и, что еще важнее, отфильтровать данные на основе различных типов свойств.

Существует несколько способов добавить свойство:

• Внутри страницы базы данных или выбрав пункт "Свойства" в правом верхнем углу базы данных.
• Нажмите + Add a property в любом из сценариев, назовите свойство и выберите нужный тип.

Давайте разберемся, как их использовать

Основные свойства для каждой базы данных

Хотя в базах данных может храниться все – от инженерных спринтов до календарей контента, есть ключевые свойства, которые являются ключевыми для большинства баз данных Notion. Они помогут вам узнать, что происходит, кто ответственен и когда это должно быть сделано (или почти все остальное, что вам нужно знать о странице базы данных).

Вот некоторые из основных свойств, которые можно использовать для организации почти каждой базы данных:

• Имя – в базе данных с таблицей первый столбец показывает “Имя” в верхней части. Именно так вы будете называть страницы, входящие в вашу базу данных. Каждая страница также содержит все свойства страницы и позволяет хранить такую информацию, как черновики, изображения, код и многое другое.
• Выбор – настройка способа маркировки проектов в базе данных, например, по приоритету, типу проекта, командам или статусу. Возможно, в отделе кадров есть база данных для отслеживания кандидатов. Используйте свойство Select для назначения этапов, например, “Собеседование на месте” или “Предложение”. Вы можете быстро создавать новые метки, щелкнув ячейку для свойства. Все созданные вами метки будут отображаться в виде выпадающего списка для выбора.
• Мультивыбор – это свойство похоже на свойство Select, но вы можете назначить странице несколько атрибутов. Возвращаясь к примеру с отслеживанием кандидатов, вы можете добавить свойство Multi-select под названием "Skills" для всех профессиональных навыков, которые вы собрали из резюме и интервью кандидата.

• Person – пометьте членов команды этим свойством, независимо от того, являются ли они владельцами проекта или принимают в нем какое-то участие. Это позволяет всем знать, кто за что отвечает.
• Дата – устанавливает сроки или дату начала и окончания проекта. Ваша команда инженеров может использовать свойства даты для запуска функций, а также для двухнедельных спринтов по созданию этих функций. Вы можете установить каждую из этих дат отдельно, а затем создать представление временной шкалы, организованное по датам отправки и датам выполнения.

Мы не можем не упомянуть о досках – которые группируют страницы в колонки на основе свойств Select, Multi-select или Person.

Например, вы можете сгруппировать доски по руководителям проектов (свойство Person), чтобы увидеть, чем каждый из них занят. Вы также можете сгруппировать страницы по их статусу (свойство Select), например, “Не начато” или “В процессе”.

Создание нескольких представлений базы данных с этой информацией также поможет вам быстро загрузить проекты в зависимости от того, что вам нужно.

Вместе эти свойства дают вашей команде простой способ организации больших наборов информации.

Нужно хранить различные типы информации? Используйте эти свойства

Добавьте немного больше фактуры своим объектам, используя их для хранения всех материалов, которые могут понадобиться в процессе работы.

• Файлы и медиа – загружайте соответствующие файлы прямо в это свойство. Например, вы можете добавить изображения героев для любых постов блога или материалов социальных сетей и отобразить их в виде галереи. Использование свойства для этой информации также облегчает ее загрузку, вместо того чтобы искать ее в теле страницы.

• Текст – используйте свойство текста для краткого изложения содержания страницы или предоставления подробностей высокого уровня. Таким образом, вы сможете быстро получить необходимую информацию прямо из базы данных, вместо того чтобы заглядывать на саму страницу. Ваш отдел продаж может использовать это свойство, чтобы дать пару строк о ваших конкурентах в аудите, чтобы ссылаться на них во время переговоров по продажам.

• Флажки – обеспечивают выполнение владельцами проектов определенных пунктов. Если вы разрабатываете SEO-отточенный контент, добавьте флажки, чтобы убедиться, что писатели попадают в целевые ключевые слова, используют внутренние ссылки и другие виды оптимизации страницы. Затем добавьте фильтр, чтобы не отмеченные пункты не отображались в вашей базе данных. Таким образом, вы в считанные секунды увидите, над каким контентом еще нужно поработать.

• URL, Email, Телефон – быстро отслеживайте контакты с потенциальными клиентами, включая контактную информацию о каждом лиде в свои базы данных CRM (и вот шаблон CRM, который вы можете использовать!).

Расширенные свойства для лучшего управления проектами

Возможно, вы хотите соединить две базы данных или узнать, когда страница в базе данных была отредактирована в последний раз. Эти расширенные свойства помогут вашей команде получить максимальную отдачу от баз данных.

• Отношения – соедините две базы данных с помощью отношений, чтобы получить полную картину вашей работы. Например, ваша команда разработчиков продукта, возможно, запускает новую функцию, а вся информация размещена на странице в базе данных Roadmap. Вы можете использовать связь, чтобы соединить вашу дорожную карту с базой данных, содержащей записи совещаний вашей команды, что означает, что все соответствующие совещания по данному проекту доступны прямо на странице проекта.

• Свертки – помогают агрегировать данные на основе отношений. Допустим, у вас есть база данных задач, которые необходимо выполнить перед выпуском новой функции, причем для каждой задачи установлен флажок. Вы можете свернуть эти задачи, чтобы увидеть прогресс, достигнутый на пути к запуску.
• Время создания – как только страница будет создана, она будет отмечена датой и временем. Это помогает при очистке базы данных для удаления устаревших спецификаций проектов или руководств по проведению исследований.

• Created by – позволяет увидеть, кто создал страницы, что помогает при организации страниц на основе их создателей. Например, вы можете использовать это свойство для фильтрации заметок о встречах на основе тех, которые вы составили.

• Время и автор последнего редактирования – автоматическое заполнение метки времени, когда страница была отредактирована в последний раз (и кем). Это может быть особенно полезно при управлении проектом, когда над страницей работает много людей.
• Формулы – показывайте прогресс в проекте, получайте голоса по вопросам для следующего общего собрания, рассчитывайте налоги и многое другое, вставляя формулы в базу данных. Они позволяют вашей команде выполнять вычисления и функции на основе других свойств.

Отображайте только те свойства, которые вам необходимо видеть

Как и ваш любимый пиджак, некоторые свойства базы данных могут быть вам не нужны постоянно, но вы хотите, чтобы они были под рукой.

Включите/выключите свойства в зависимости от того, что вы хотите видеть, нажав кнопку Properties в верхней части базы данных. Вы также можете использовать их в различных представлениях – например, в дорожной карте проекта вы можете захотеть видеть только свойства DRI и даты запуска, или в представлении календаря вам может понадобиться только тип проекта.

Для дальнейшей настройки свойств вы можете выбрать, какие из них будут скрыты или видны. На страницах проекта вашей базы данных нажмите кнопку ⋮⋮ слева от свойства и выберите Скрыть свойство. Здесь вы можете выбрать, будет ли свойство всегда видно, всегда скрыто или видно только тогда, когда оно используется.