Начните с чистого листа и сделайте дело: как действительно установить и достичь командных целей в этом году

Достижение целей, которые вы поставили перед своей командой в этом году, сводится к составлению плана. Используя эту систему, ваши цели будут актуальны и выполнимы, и ваша команда будет знать, кто над чем работает и когда это должно быть сделано.

Как и в случае с личными резолюциями, достижение целей вашей команды – это создание системы, которая позволяет четко определить, какие проекты помогают достичь этих целей. Высокопроизводительные команды часто настолько погружаются в выполнение задач, что теряют из виду общую картину.

В Notion вы можете разработать систему, которая разбивает цели на выполнимые проекты. У всех этих проектов есть владельцы и сроки, но также есть ясность в том, какие цели они поддерживают, как в компании, так и в команде в целом.

Поскольку планирование и выполнение идут бок о бок, Notion может дать вашей команде действенную детализацию с важной перспективой.

Используя эту настройку, вы вскоре получите трекер целей, который будет выглядеть следующим образом:

Четко видеть, как цели команды складываются в цели компании

Наличие такого контекста подобно надеванию очков на вашу команду – он делает все в фокусе, помогая вам расставить приоритеты и выполнять задачи с прозрачностью.

Обычно цели компании зарыты где-то в документах, отдельно от работы, которую выполняет ваша команда. Notion объединяет цели компании, цели команды и работу, которая их поддерживает, централизуя самую важную информацию.

Вот как мы думаем об этом: проекты → инициативы → цели команды → цели компании.

После определения целей компании и команды мы предлагаем создать две базы данных: одну для дорожной карты вашей команды, а другую – для проектов, которые будут способствовать достижению этих целей.

Вот как это сделать:

• Создайте Table для инициатив вашей команды (это может быть страница в вики вашей команды). Назовите ее “Дорожная карта”.
• Создайте столбец “Цели компании”, используя свойство Multi-select, где каждый – это цель компании. Сделайте то же самое, но на этот раз с “Целями команды”.
• Каждая строка в таблице будет представлять собой отдельную инициативу, каждая из которых будет соотноситься с целями компании и команды. Например, если цель вашей компании – увеличить доход, то цель вашей команды может заключаться в привлечении большего количества потенциальных клиентов. Инициатива может заключаться в создании реферальной программы.
• Назначьте каждой из ваших инициатив цель компании и цель команды. Таким образом, создается линия, ведущая от работы вашей команды к целям компании.

• Теперь создайте вторую таблицу. Она будет предназначена для проектов вашей команды, поэтому назовите ее “Проекты”.
• Подумайте о том, какие конкретные проекты могут помочь в реализации этих больших инициатив. Для вашей инициативы по созданию реферальной программы проекты могут включать: новый дизайн электронных писем, создание структуры поощрения и установление базовых показателей успеха. Сделайте каждую строку в таблице отдельным проектом.
• Теперь вам нужно соединить эти две базы данных, чтобы вы могли видеть все ваши цели, инициативы и проекты вместе. В своей дорожной карте создайте новое свойство Relation. Найдите базу данных Projects. Теперь вы можете начать назначать проекты инициативам, которые они поддерживают.

Каждый раз, когда вы создаете новый проект, просто добавьте его в базу данных Projects, где вы можете назначить ему инициативу. Таким образом, он будет автоматически отображаться и в вашей дорожной карте, так что все, что нужно вашей команде, будет в одном месте.

Назначьте ответственных и сроки, чтобы привести ваш план в движение

У практической работы есть четкие владельцы и сроки. Когда команды перескакивают между приложениями календаря, управления проектами и рабочими инструментами, все ускользает от внимания. С Notion ваша команда может видеть все в одном месте, концентрируясь на выполнении.

Свойства помогают организовать всю работу, которую вы выполняете. Вот как их можно использовать в каждой из ваших баз данных:

В вашей дорожной карте:

• Добавьте свойство Person и назначьте владельца для каждой инициативы.
• Вы можете добавить свойство Select, чтобы назначить приоритет для всех целей. Таким образом, вы сможете расставить приоритеты, что важнее всего.
• Используйте еще одно свойство Select, чтобы присвоить целям статусы, например, “Заблокирована”, “В процессе” или “Отложена”.
• Чтобы вы могли видеть, что происходит в каждом квартале, создайте свойства Multi-select (Q1, Q2 и т.д.). Поскольку инициативы больше, чем проекты, они могут охватывать несколько кварталов.

В ваших проектах:

• Добавьте свойство Person и назовите его DRI (непосредственно ответственное лицо), назначив одного человека на каждый проект. Вы также можете создать второе свойство Person, где вы можете отметить всех, с кем DRI работает над этим проектом.
• С помощью свойства Date можно назначить целевую дату запуска для каждого проекта. Вы можете стать еще более детальным, назначив каждому проекту сроки выполнения. Добавьте еще одно свойство Date и на этот раз установите переключатель на End date.
• Используйте свойство Select для статуса проекта. Это могут быть такие параметры, как “Не начат”, “Планирование” или “Выполнен”.
• Вы можете дополнительно классифицировать проекты с помощью другого свойства Select, чтобы присвоить каждому из них “Тип”. Это может быть “Запуск”, “Кампания по электронной почте” или “Создание команды”.

Наличие этих свойств в каждой из ваших таблиц дает вам возможность мгновенно загрузить информацию о том, над чем работает ваша команда – и каждый имеет ясное представление о том, над чем работают друг с другом. Цели дают высокоуровневый взгляд. Проекты – более детальный. А поскольку оба проекта связаны между собой, вы получаете полный обзор всей организации – сроки, владельцы и цели, над которыми вы работаете. Это отлично подходит для формирования культуры прозрачности и самостоятельного предоставления информации.

Создание пользовательских представлений базы данных, которые отображают необходимую информацию

Составление годового плана может показаться немного пугающим. Но пользовательские представления баз данных Roadmap и Projects дают вам возможность сгруппировать эту информацию – будь то проекты, над которыми вы работаете на этой неделе, или инициативы на весь квартал.

Пользовательские представления баз данных позволяют вашей команде сосредоточиться на том, что важно сейчас, сохраняя при этом более широкий уровень прозрачности для более крупных инициатив или целей всей команды.

Вот некоторые представления для вашей дорожной карты:

• Фильтрованное представление для каждого человека в вашей команде, чтобы они могли видеть все инициативы, за которые они отвечают (и связанные с ними проекты) в одном месте. Это особенно полезно при проведении обзоров или сессий планирования.
• Board, которая организует все ваши проекты по статусу, чтобы вы могли видеть, что находится в процессе выполнения – или если что-то заблокировано.
• Table для каждого квартала, чтобы вы могли видеть все цели, инициативы и проекты и время их выполнения, например, “Дорожная карта Q1” – “Дорожная карта Q4”.

И несколько представлений для ваших проектов:

• Совет, сгруппированный по ИРП, чтобы вы могли видеть, за сколько проектов отвечает каждый человек в вашей команде.
• Если в вашей команде есть подкоманды – например, команда контента или команда маркетинга продукта – создайте представления только для них, отфильтрованные для просмотра только их проектов.
• Представление временной шкалы для просмотра объема выполнения проектов. После того как вы создали представление временной шкалы, нажмите кнопку — в правом верхнем углу и выберите Timeline by. Это даст вам возможность выбрать, по какой дате вы хотите организовать свою временную шкалу – это будет свойство временной шкалы вашего проекта (не сроки).
• Календарь всех ваших сроков запуска, чтобы вы могли видеть, что когда-либо должно быть запущено.

Используйте шаблоны баз данных для обеспечения согласованности

В базе данных Projects шаблоны могут помочь вам убедиться, что вы каждый раз подходите к проектам с одинаковым набором критериев и процессов.

Запуск, дизайн-спецификации, проекты роста – все они могут иметь свои собственные шаблоны с уникальными требованиями, чтобы команды не изобретали колесо каждый раз, когда начинают проект. Это упрощает процесс и фокусирует внимание на выполнении, позволяя всем двигаться вперед с уверенностью, зная, что крайние случаи учтены.

Помните: любой элемент в базе данных Notion – это страница, которую можно изменять как угодно. Шаблоны дают вам структуру для создания повторяющегося процесса или удовлетворения общих потребностей, но эти страницы также можно настраивать, они достаточно гибкие, чтобы стать всем, что нужно вашей команде для выполнения работы.

Чтобы создать шаблон в базе данных Projects, нажмите синюю стрелку v рядом с New в правом верхнем углу. Затем выберите + New template.

Еще одна замечательная особенность шаблонов? Их можно обновлять в любое время. Если вы узнаете что-то новое или откроете лучший процесс, обновите свой шаблон и перенесите полученные знания на будущее.

Не забывайте о целях с помощью связанных баз данных

Когда цели видны, вся работа приобретает перспективу. Если вы сомневаетесь, стоит ли браться за какую-то инициативу, подумайте: “Вписывается ли это в цели моей команды?”.

То же самое касается и обзоров. Будь то еженедельные, ежемесячные или ежеквартальные обзоры, проведение последовательных обзоров помогает вашей команде оценить свою работу и улучшить ее.

Используя Notion, вы можете связать базы данных Roadmap или Projects с конкретными представлениями, относящимися к определенным страницам. Например:

• Во время еженедельных 1:1 с непосредственными подчиненными связывайте просмотр базы данных Projects, показывая только их проекты за квартал. Поместите это в шаблон 1:1, чтобы оно автоматически включалось каждую неделю. Это действительно полезно для проверки, вопросов, определения приоритетов и обновления статуса работы отчета. А если вы помечаете проект как завершенный, это отражается в вашей основной базе данных “Проекты”.

• Если вы проводите ежеквартальные обзоры, вы можете связать просмотр “дорожной карты”, чтобы каждый мог увидеть, что было сделано за квартал. Такие обзоры помогают формировать ваше планирование, а ретроспективный анализ дает бесценное предвидение.
• Согласование межфункциональных команд. Если ваша маркетинговая команда постоянно сотрудничает с отделом продаж, вы можете создать представление маркетинговой дорожной карты только для отдела продаж, которое будет находиться в их вики – так они смогут видеть всю работу, относящуюся к ним.
• В командной вики (или вики компании!) полезно видеть всю работу, которая ведется на конкретную неделю. Это способствует прозрачности. В верхней части вики разместите представление базы данных “Проекты” с фильтрацией по дате запуска – так никто не пропустит ничего важного.

Планируйте четко, выполняйте уверенно

Постановка четких целей заставляет вашу команду сосредоточиться на работе. Легко сбиться с пути и потерять фокус – но эта система поддерживает связь между повседневными делами и большими задачами, которые вы хотите решить.

Кроме того, она очень гибкая, поскольку в процессе работы неизбежно возникают новые задачи. Когда задачи сдвигаются, цели меняются, а приоритеты меняются, вы и ваша команда будете готовы.

Будь то начало года или начало нового квартала, планирование – отличное время для сплочения команды вокруг целей и способов их достижения. Notion объединяет вашу команду, чтобы сделать это в одном месте.