Переход на Notion для управления проектами

В этом руководстве мы обсудим, как работает управление проектами в Notion, некоторые из его ключевых особенностей, а также лучшие практики для поддержания наиболее продуктивного и подключенного рабочего пространства.

Управление проектами в Notion – это мощное решение, которое легко связывает проекты с документами, заметками и вики, позволяя держать все в одном месте. В то время как многие инструменты являются автономными и требуют определенных рабочих процессов, Notion дает вам возможность гибко настраивать проекты в соответствии с вашими потребностями.

В этом руководстве мы обсудим, как работает управление проектами в Notion, некоторые из его ключевых функций, а также лучшие практики для поддержания наиболее продуктивного и связанного рабочего пространства.

Понять, как работают проекты Notion

Из коробки управление проектами в Notion включает две основные области, которые связаны друг с другом: Проекты и Задачи. Обе эти области представляют собой предварительно настроенные специализированные базы данных, дающие вам мощную возможность связывать ваши проекты и задачи со страницами в Notion.

Эта система, как и все остальное, что вы делаете в Notion, также может быть настроена в соответствии с потребностями вашей команды. Будь то создание фильтрованного представления на основе определенного свойства или добавление тегов, чтобы помочь вашей команде оставаться организованной, Notion Projects дает вам гибкость для более быстрой и четкой работы.

Прежде чем вы начнете управлять своими проектами в Notion, давайте рассмотрим несколько основных функций, на которых построено управление проектами.

• Строительные блоки без кода – Notion дает пользователям больше контроля над своим рабочим пространством с большим количеством настроек. Каждая страница в Notion может быть построена с использованием различных блоков (таких как текст, списки дел, изображения, фрагменты кода, вставки и многое другое) для создания рабочего пространства, которое действительно отражает рабочий процесс вашей команды.
• Базы данных – Базы данных – это основная функция Notion, которая помогает вам управлять и организовывать ваши страницы. Базы данных могут быть использованы для чего угодно – коллекции заметок о встречах, основной базы данных проектов и задач, системы хранения документов и многого другого. Информацию в базах данных можно просматривать различными способами – от списка до календаря и доски канбан.
• Совместная работа с документами – Вы можете работать не только над задачами, но и над документами и заметками. Это отлично подходит для мозгового штурма, протоколов совещаний, предложений и брифингов, а также для совместного написания текстов.
• Вложенные страницы – Notion позволяет создавать страницы внутри страниц (так называемые вложенные страницы), что может помочь организовать сложные проекты и сохранить связанный контент вместе.
• Шаблоны – Notion имеет множество шаблонов для различных целей – от управления проектами до повестки дня совещаний, командных вики и CRM. Использование этих шаблонов делает настройку и введение в эксплуатацию проще, чем когда-либо.

Подготовьте свою команду к миграции

Определите лидеров в вашей организации

Мы рекомендуем выделить несколько представителей из вашей команды для управления процессом настройки и миграции, прежде чем приглашать остальных членов вашей организации в рабочее пространство Notion.

Если вам нужна помощь в устранении каких-либо проблем, обратитесь в службу поддержки Notion. Нужна дополнительная поддержка в процессе миграции? Вы можете поработать с сертифицированным консультантом Notion, посетив сайт notion.so/consultants.

План управления изменениями

Переход с одного инструмента на другой может быть серьезной инициативой. Чтобы облегчить процесс управления изменениями, подготовьте некоторые внутренние коммуникации, ресурсы и пути эскалации в вашей организации, чтобы сделать переход как можно проще.

Шаблоны электронной почты

Информирование об изменениях в вашей организации может оказаться непростой задачей. Чтобы помочь сообщить о переходе от предыдущего инструмента к Notion, мы создали несколько шаблонов электронных писем, которые можно использовать.

Изучите основы понятий

Чтобы ваша команда быстро освоила все доступные функции и возможности Notion, вот несколько основных уроков по Notion 101.

• Добро пожаловать в Notion
• Написание и редактирование текста
• Использование боковой панели
• Совместное использование страниц и информации
• Начало работы с базами данных
• Использование представлений баз данных
• Создание связанных баз данных
• Лучшие практики работы с организованным рабочим пространством

Переведите терминологию управления проектами на язык Notion

Перед тем как погрузиться в функциональность, которую вы получите при управлении проектами в Notion, важно определить, как функции, которые вы используете сейчас, переводятся в Notion. Ниже мы рассмотрим иерархии нескольких распространенных инструментов управления проектами и увидим, как их термины соотносятся с Notion:

Jira

Asana

Linear

Monday

Настройте рабочее пространство Notion

Настройте параметры администратора

Ваше рабочее пространство Notion обладает большой гибкостью, когда речь идет об администрировании, безопасности, предоставлении ресурсов и многом другом. Как владелец рабочего пространства или администратор, важно поддерживать чистоту, продуктивность и безопасность Notion, включая и выключая определенные настройки в соответствии с вашими потребностями.

Несколько общих лучших практик включают:

• Проверка настроек администратора, чтобы убедиться, что нужные люди могут изменять настройки и добавлять пользователей.
• Обновление разрешений для пространств команд, чтобы каждый пользователь рабочего пространства мог вносить изменения по мере необходимости
• Проверьте настройки безопасности рабочего пространства, чтобы убедиться в том, что установлены ограничения для гостей и общего доступа
• Проверка подключений, чтобы убедиться, что все интеграции правильно настроены.

О том, как настроить Notion, читайте в нашем руководстве здесь.

Примите решение о стратегии миграции

Чтобы полностью настроить рабочее пространство Notion таким образом, который наилучшим образом подходит для вашей организации, мы рекомендуем разработать стратегию управления всей информацией в процессе миграции. Ниже мы расскажем о том, как решить, какая стратегия миграции соответствует вашим потребностям, и как оптимально организовать свое рабочее пространство.

Что нужно перенести в Notion

Как и в любой другой миграции, в каждом подходе есть свои плюсы и минусы. Важно понять, как именно планирует работать ваша команда или компания и что имеет наибольший смысл для ваших рабочих процессов.

• Начать с чистого листа – Начать с чистого листа означает, что вы и ваша команда сможете полностью настроить работу с Notion в соответствии с вашими потребностями и воспользоваться преимуществами гибкости и возможностей подключения Notion. Однако это может потребовать архивирования старого инструмента для сохранения данных в целях аудита и регулирования, или создания пользовательского импорта, если пользователям необходим доступ.
• Перенести все данные – этот вариант позволяет сохранить всю прошлую информацию в Notion без необходимости сохранять предыдущий инструмент. Однако в зависимости от объема данных, которые вы переносите, это может загромоздить ваше рабочее пространство и перегрузить ваши процессы. Этот вариант, скорее всего, потребует дополнительной помощи со стороны внутренней или внешней ИТ-команды, чтобы облегчить процесс.
• Дата прекращения – перенос данных только после определенной даты сокращает объем переносимой информации и позволяет точно знать, что будет перенесено в Notion. Как и в предыдущих стратегиях, в этом случае, скорее всего, потребуется архивировать старый инструмент для аудита и нормативных целей.
• Переносить только активные проекты – Перенос проектов, которые активно выполняются, – это хороший способ уменьшить беспорядок и технический долг, не перегружая при этом объем данных. Этот вариант по-прежнему позволяет вам настраивать новые рабочие процессы в Notion, сохраняя текущую информацию. Однако в этом случае может потребоваться архивирование старого инструмента для сохранения данных в целях аудита и регулирования, или создание пользовательского импорта, если пользователям необходим доступ.

Единой стратегии, подходящей для всех компаний, не существует, поэтому важно совместно с командой и межфункциональными партнерами определить, какая из них лучше всего соответствует вашим потребностям. Для большинства команд мы предлагаем либо переносить проекты после определенной даты, либо переносить только активные проекты, чтобы свести к минимуму беспорядок в рабочем пространстве.

Как организовать свое рабочее пространство

Важно решить, как вы хотите организовать информацию в своем рабочем пространстве. В рамках рабочего пространства компании можно создать специальные командные пространства для каждой команды, которые можно настроить в соответствии с их потребностями.

Для небольших команд мы рекомендуем использовать одно общее командное пространство с базами данных для задач, проектов, документов и встреч. Поскольку информация в пространстве команды доступна и связана по умолчанию, его легко настроить и работать в одном месте.

Для больших команд мы рекомендуем создавать отдельные командные пространства для каждой команды (например, маркетинг, продукт и инженерия, финансы и т.д.), каждое со своей собственной вики, задачами и проектами. Это позволяет командам работать так, как им нужно, но при этом они могут общаться с другими людьми между пространствами команд.

Начать миграцию

Существует два способа переноса информации об управлении проектами в Notion.

1. Если вы переносите информацию из Asana, воспользуйтесь нашим инструментом импорта. Более подробную информацию о том, как начать работу, см. в нашем руководстве по миграции из Asana.
2. Если вы переносите информацию из любого другого инструмента управления проектами, вам нужно будет перенести ее вручную.

Ручная миграция в проекты и задачи

Чтобы начать перенос проектов в Notion, достаточно добавить шаблон Projects & tasks. Выбор этого шаблона добавит базу данных проектов и базу данных задач в ваше пространство команды. Если вы управляете проектами через спринты или нуждаетесь в отслеживании проблем, вы можете использовать шаблон Projects, Tasks, & Sprints, чтобы получить дополнительную функциональность.

Для каждого командного пространства создайте проекты и задачи, соответствующие их аналогам в вашем традиционном инструменте, в этих базах данных проектов и задач. Эти две базы данных уже будут связаны между собой, поскольку они являются родственными базами данных.

После добавления проектов и задач можно добавить информацию, связанную с каждым проектом или задачей (например, статус, назначенное лицо или комментарии), в качестве свойств в базу данных и настроить параметры проекта. Вот некоторые ключевые особенности и конфигурации, которые следует рассмотреть:

• Добавление деталей проектов и задач – В дополнение к предустановленным свойствам и представлениям, которые поставляются с этими шаблонами, вы можете добавить пользовательские поля и связанные базы данных, чтобы вписать Notion в существующие рабочие процессы. Чтобы добавить новые поля свойств, перейдите в меню вашей базы данных, выберите пункт Свойства, а затем нажмите кнопку + Новое свойство. В верхней части вы увидите предлагаемые свойства, которые могут быть полезны для вашей команды, например, смета или уникальный идентификатор.
• Представления – Каждая база данных может быть отображена во множестве различных визуализаций, или так называемых представлений. Помимо табличного представления, содержимое базы данных может быть представлено в виде списка, доски, календаря, галереи или временной шкалы – в любом удобном для пользователя виде. Подробнее о представлениях базы данных см. в разделе .
• Отслеживание задач – Шаблон Projects, Tasks, & Sprints содержит уникальный идентификатор для каждой задачи, интеграцию с GitHub, чтобы вы могли связать соответствующие PR с вашей задачей, а также простой способ просмотра отставания.
• Спринты – В шаблоне Projects, Tasks, & Sprints реализована настройка, позволяющая управлять задачами в спринтах, разбитых по времени. Кнопка “Завершить спринт” позволяет перемещать задачи между спринтами и закрывать уже выполненные работы.
• Автоматизация рабочих процессов – создание пользовательских кнопок для выполнения нескольких шагов одним щелчком мыши, например, добавления новой задачи, назначения ее члену команды и присвоения ей статуса. Если ваша команда работает по спринтам, узнайте об автоматизации спринтов здесь.
• Портфолио, постановка целей и OKR – если у вас есть проекты, объединенные в более крупные темы (например, портфолио или цели), вы можете связать их с проектами, создав дополнительную базу данных в пространстве teamspace, которую можно использовать для извлечения проектов. Простой способ начать – открыть галерею шаблонов и продублировать шаблоны OKR и постановки целей в рабочую область. Создайте свойство связи с базой данных, в которой отслеживаются эти цели или задачи. Подробнее о создании связей читайте здесь.

Создайте индивидуальную систему управления проектами, которая объединит всю вашу работу

Управление проектами – это лишь одна из составляющих рабочего пространства Notion. Создавайте все, что угодно, с помощью блоков без кода, консолидируйте свою работу и добивайтесь большего с помощью Notion AI.

Получение подробной информации о состоянии проекта

Свойство Status в Notion разделено на три категории состояния: To do, In progress и Done. Поскольку каждая команда работает по-разному и для эффективной работы ей требуются различные статусы (например, “На рассмотрении” или “На редактировании”), можно создавать собственные статусы, охватывающие каждый этап процесса управления задачами или проектами.

Использование и настройка свойства Status может добавить много гибкости в вашу работу. Вы можете сделать следующее:

• Фильтровать базу данных, чтобы показывать только те проекты, которые находятся в процессе выполнения
• Использовать представление календаря для отображения опубликованных проектов
• Создавать пользовательские рабочие процессы для каждой команды, создавая определенные статусы для маркетинга, продукта, дизайна и т.д.

Планируйте и выполняйте работу на страницах вашего проекта

На страницах Notion можно создавать любые блоки – текстовые, графические, маркированные, контрольные и другие. Можно даже вставлять содержимое из других инструментов, создавать таблицы и устанавливать связь между содержимым страниц, чтобы все обновлялось автоматически. Это означает, что страницы проекта больше не являются просто ссылками на ваши работы – они сами являются вашими работами.

Все эти (и другие) возможности позволяют создать рабочее пространство, соответствующее вашим потребностям, и обновлять его, если эти потребности меняются. Делайте следующее:

• Стандартизировать процессы с помощью шаблонов, чтобы поддерживать последовательность проектов и следить за их выполнением
• Используйте искусственный интеллект Notion AI для составления конспектов и брифов проектов, чтобы вернуть команде драгоценное время.
• Предоставьте своей команде и партнерам возможность получать необходимые обновления, встраивая контент из специализированных инструментов, таких как Figma, Miro, Github, Jira и др.

Работайте быстрее и расширяйте свое мышление с помощью искусственного интеллекта Notion AI

Notion AI поможет вам писать, редактировать и создавать новые идеи, не покидая рабочего места.

С помощью этого мощного встроенного инструмента искусственного интеллекта вы сможете выполнять более качественную работу за меньшее время, чем раньше. Notion AI может:

• За считанные минуты превратить несколько набросанных идей в полностью написанный документ, затем выделить пункты действий и составить список дел.
• Создавать резюме каждого проекта и задачи с помощью искусственного интеллекта, обеспечивая высокий уровень обзора всей вашей работы.
• Мозговой штурм идей новых функций и вдохновение на новые идеи для будущего