Команды разработчиков продуктов обеспечивают межфункциональное сотрудничество с помощью этих шаблонов заметок и документов

Продуктовые команды работают как связующее звено между отделами. Эта система заметок и документов позволяет организовать всю их работу так, чтобы никто ничего не упустил.

Никто не понимает ценность надежной документации лучше, чем команды разработчиков.

Как никто другой, они являются межфункциональными и зависят от сотрудничества со всеми – от маркетинга и продаж до проектирования и дизайна.

Вам, как руководителю продуктовой команды, необходим единый источник правды для всей этой разрозненной информации – и система учета всех встреч и обратной связи, включающих эту правду.

В этом руководстве мы покажем вам, как создать две важные настройки Notion, специально предназначенные для продуктовых команд – мы назовем их Meeting Notes и Docs. Мы видели, как они работают в сотнях команд, вдохновляя культуру документирования, в которой информация собирается, централизуется, организуется, и ничто никогда не теряется и не упускается.

В этом материале вы узнаете

1. Наш пошаговый процесс создания баз данных Meeting Notes и Docs для размещения любой необходимой вам информации.
2. Как можно настроить и упорядочить эти базы данных по своему усмотрению, используя свойства, фильтры и сортировку.
3. Советы и лучшие практики от команды Notion специально для лидеров продуктов, чтобы стать более эффективными.

К концу семинара вы сможете создать обе эти базы данных:

Хорошо реализованные проекты строятся на надежной документации

Командам разработчиков продуктов необходимо место для хранения всех различных частей их работы. Будь то записи совещаний, на которых принимаются решения, или документ, в котором происходит важный мозговой штурм, организованная документация удерживает проекты вместе.

Без надежной системы ведения заметок команды разработчиков могут:

• Потерять информацию о том, что обсуждалось на совещаниях – контекст принятия решений, пункты действий и все наиболее важные части совещания не будут запомнены или выполнены.
• Не иметь доступа к важным заметкам и документам – они разбросаны по разным местам, что приводит к дублированию работы и работе без необходимого контекста.
• Отсутствие прозрачности в вашем подразделении или в компании в целом – разрозненные заметки и документы означают разрозненность членов команды, которые работают без понимания того, что делают другие руководители.
• Забудьте о потребностях ваших пользователей – команды разработчиков продуктов руководствуются решением проблем своих пользователей. Проекты могут сбиться с пути, если это видение не задокументировано в центральном месте.

Создание и внедрение этих двух систем ведения заметок в Notion поможет вашей команде:

• Сотрудничать более эффективно – объединить все команды в проекте, независимо от того, в каком часовом поясе они находятся. Все документируется, поэтому никто не пропустит важную информацию, относящуюся к их работе.
• Создавайте базовые знания, на которых каждый сможет учиться – команды могут получить новые знания, когда они видят весь контекст, побочные случаи и перспективы, которые влияют на принятие решений.
• Снижение отвлекающих факторов – сократите количество приложений, которые вы используете одновременно, поскольку Notion позволяет делать заметки, сотрудничать, управлять информацией и отслеживать прогресс в едином рабочем пространстве.
• Поддерживайте постоянное качество – документация помогает вашей команде подходить к решению проблем с одинаковым набором критериев, помогая установить процесс, которому все следуют для эффективной работы.

Notion размещает ваши заметки и документы рядом с повседневной работой команды разработчиков. Это помогает информировать о выполнении каждого проекта все вовлеченные команды.

Дайте вашей команде преимущество с помощью заметок и документов для совещаний

Мы покажем вам, как создать два ресурса с помощью одного фреймворка.

1. База данных, которая является вашей домашней базой для всех встреч и документов

В Notion есть много различных типов представлений базы данных – галереи, календари, таблицы, доски и списки. Пока мы начнем с простой базы данных списков, но позже вы сможете добавить больше представлений.

На боковой панели нажмите +, чтобы добавить новую страницу в рабочую область. Отсюда вы можете выбрать List, чтобы превратить вашу страницу в базу данных списков.

Сделайте две такие базы данных, по одной для Meeting Notes и Docs. Если вы хотите, чтобы ваши базы данных выделялись и их было легче найти, выберите эмодзи для своей страницы. Вы увидите, что по умолчанию в вашем списке есть несколько пустых страниц для начала работы. Удалите их или откройте одну из них, чтобы начать ее редактировать.

База данных “Заметки о встречах” будет организовывать все ваши встречи, от еженедельных синхронизаций до специальных мозговых штурмов с инженерами по поводу сложного проекта.

Список “Документы” – это место, где PM могут размещать спецификации проектов для получения отзывов или делиться идеями по улучшению процесса. Все они находятся в одном месте и легко находятся, что делает их полезными для всей вашей команды.

2. Настройте базы данных в соответствии с потребностями вашей команды

Базы данных Notion полностью настраиваются, поэтому вы можете создать систему, соответствующую тому, как работает ваша команда.

• Добавьте свойства – это подробная информация об элементах в вашей базе данных. Например, для встреч можно добавить свойства, показывающие, кто присутствовал, когда состоялась встреча, какая команда участвовала в ней и т.д. Чтобы добавить новые свойства, щелкните меню Properties (Свойства). Просто выберите нужный тип свойств (Person, Date, Select и т.д.) и дайте им имена. Это позволит легко фильтровать и сортировать вашу базу данных по мере необходимости.
• Показ свойств в списке – вы можете решить, какие свойства вы хотите видеть в своем списке, щелкнув меню свойств и используя переключатели, чтобы показать или скрыть существующие свойства в базе данных. Например, в Документах вы можете захотеть увидеть тип документа и кто его создал. В разделе “Встречи” вы можете захотеть увидеть дату и время, тип встречи и кто на ней присутствовал.
• Создание фильтров – чтобы добавить фильтры в базу данных, нажмите на Filter в меню базы данных, а затем + Add a filter. Здесь вы можете отфильтровать вашу базу данных, чтобы показать только страницы с определенными свойствами. Используйте выпадающие списки для выбора свойства и способа применения фильтра. Например, в списке “Документы” вы можете выбрать, чтобы отображались только те документы, тип которых “Спецификация”.
• Сортировка списка – нажмите на Sort в меню базы данных. Выберите свойство, по которому вы хотите отсортировать список. Например, отсортируйте встречи по дате, выбрав свойство Created и выбрав Descending, чтобы показать сначала самые последние встречи.
• Виды – вы можете добавить несколько видов в свою базу данных, чтобы упорядочить информацию различными способами. Нажмите + Add a view (Добавить представление) в левом верхнем углу. Здесь вы можете создать альтернативные представления с различными фильтрами. Например, представление только для маркетинговых встреч. Таким же образом можно изменить тип базы данных: доска, таблица, календарь и т.д., и переключаться между различными представлениями за считанные секунды.

Вот несколько рекомендаций по недвижимости, предназначенных только для лидеров рынка, использующих эти базы данных:

Свойства для документов

• Время последнего редактирования – это полезно для отслеживания прогресса и просмотра последних обновлений.
• Тип документа – используя свойство Select, вы добавите все различные типы создаваемых вами документов (техническая спецификация, обзор архитектуры и т.д.).
• Статус – свойство Select помогает назначить статус документам (в работе, на рассмотрении и т.д.).
• Рецензенты – с помощью свойства Person отметьте всех, кому необходимо просмотреть документ.
• Приоритет – назначьте уровень приоритета с помощью свойства Select. Это пригодится вам позже, если вы захотите расположить документы в порядке приоритета.

Свойства для заметок о собрании

• Когда состоялась встреча – используйте свойство Created time, чтобы вы могли видеть, когда состоялась встреча, и упорядочить свой список, поместив самые последние записи вверху.
• Тип собрания – используя свойство Select, добавьте различные типы собраний на выбор, например, еженедельные совещания или синхронизация раз в два месяца между продуктом и дизайном.
• Участники совещания – с помощью свойства Person задокументируйте всех присутствующих на совещании.

А вот некоторые представления баз данных, которые могут оказаться полезными для команд разработчиков продуктов:

Представления для документов

• Текущие – фильтр для просмотра всех документов с пометкой “в работе” или относящихся к текущему проекту. Например, документы, по которым вы активно собираете отзывы.
• Тип документа – настройте представления для просмотра различных типов документов, например, одно представление для всех технических спецификаций, а другое – для проектных предложений или исследований.
• Где вы отмечены – показывать только те документы или заметки, в которых вы отмечены или у вас есть пункты действий, которые необходимо выполнить.

Представления для заметок о совещаниях

• Встречи на этой неделе – табличное представление, которое фильтруется, чтобы показать только встречи на этой неделе. Нажмите кнопку Filter (Фильтр), чтобы выбрать дату встречи, а также в пределах и на прошлой неделе.
• Ваши встречи – просмотр всех встреч, в которых вы участвовали или где вы отмечены и у вас есть последующие задачи для выполнения.
• Высокий приоритет – просмотр только высокоприоритетных встреч. Добавьте параметры P1, P2 и P3 с помощью свойства Select, чтобы указать уровень приоритета и отфильтровать, чтобы видеть только P1.
• Календарь – добавьте представление календаря, чтобы видеть все предстоящие или прошедшие встречи, организованные в календаре.

С помощью пользовательских свойств и фильтрованных представлений Notion вам не придется продираться сквозь толпы данных, чтобы найти то, что вам нужно. Вы сможете вывести на поверхность информацию, которая имеет отношение к поставленной задаче.

3. Форматируйте страницы так, как вам нужно

Пришло время начать добавлять некоторые страницы в ваши базы данных. Каждая страница в вашей базе данных может быть структурирована так, как вы захотите – это уникальная особенность Notion.

Нажмите кнопку New в правом верхнем углу, и на экране появится пустая страница. Это место, где вы будете делать записи о встречах или писать документы.

Каждая страница Notion – это чистый холст. Вы можете добавлять на нее элементы, нажав + на полях или набрав /, чтобы вызвать меню выбора. Так вы можете добавить текст, заголовки, пули, флажки и многое другое.

Вот некоторые ключевые преимущества:

• Создание заголовков – существует три различных типа заголовков: H1 (самый большой), H2 и H3 (самый маленький). Используйте их, чтобы помочь вам организовать информацию. Например, набор заметок о совещании может иметь заголовок H1 для "Пунктов действий", а под ним заголовки H2 для различных команд, ответственных за них.
• Добавляйте медиа – Notion позволяет легко собирать изображения, видео, PDF, файлы, цитаты, записи и вставки из 500+ приложений на страницах, чтобы их можно было использовать по своему усмотрению. Просто перетащите то, что вам нужно, в виджет или нажмите /, чтобы найти нужный элемент.
• Перетаскивание – упорядочивайте и переставляйте содержимое в считанные секунды с помощью значка ⋮⋮. Вы можете даже создавать колонки (синие линии подскажут вам). Вы также можете перетаскивать страницы под заголовки и страницы на другие страницы для их дальнейшей организации.

Учитывая их гибкость, вы можете использовать страницы Notion для самых разных вещей.

В базе данных Docs у вас может быть аудиофайл из интервью, которое вы взяли у пользователя, обсуждая запрос на новую функцию. В базе данных Meeting Notes может быть изображение редизайна приложения, которое необходимо обсудить с командой дизайнеров.

Все эти блоки собираются вместе на страницах Notion, поэтому вашей команде не нужно покидать базу данных Meeting Notes или Docs для выполнения работы. Все находится рядом.

4. Шаблоны укрепляют полезные процессы

Теперь вы видите, что в Notion можно создавать полностью индивидуальные, красиво оформленные страницы. Создав полезные структуры страниц, вы можете легко повторить их с помощью шаблонов.

Это сэкономит время за счет мгновенной генерации новой страницы, созданной в нужном вам формате, и это отличный способ стандартизировать процессы ведения записей совещаний или создания определенных типов документов.

Вам нужно, чтобы на странице еженедельных совещаний в верхней части всегда были указаны ваши квартальные цели? Используйте шаблон.

Хотите, чтобы все спецификации продуктов вашей команды имели одинаковые критерии? Используйте шаблон.

Это сделает все эффективным, понятным и незабываемым.

Чтобы создать шаблон, нажмите на стрелку рядом с кнопкой New в базе данных. Выберите + New template (Новый шаблон).

Теперь вы редактируете шаблон. Все, что вы сделаете здесь, будет отражаться каждый раз, когда вы будете использовать этот шаблон. Но не волнуйтесь – вы не застряли в нем навсегда. Если вы заметили что-то, что могло бы сделать ваш шаблон лучше, просто обновите его. И когда бы вы ни использовали шаблон в дальнейшем, он будет иметь обновленную версию.

Вот несколько идей полезных шаблонов, которые вы можете создать:

Шаблоны для записей совещаний

• Ad Hoc – для случайных, общих встреч, которые могут возникнуть, добавьте заголовок H2 для “Точки обсуждения”, а затем еще один H2 для “Пунктов действий” со списком дел под ним.
• Еженедельная синхронизация – для шаблона еженедельных встреч добавьте заголовки H2 “Обзор прошедшей недели”, “Что мы будем делать на этой неделе” и “Потенциальные блокирующие факторы”. За ними может следовать маркированный список. Затем – заключительный H2 для “Пунктов действий” с контрольным списком.
• Начало – начните с H2 “Обзор” и добавьте под ним текст, например, “Что это за проект, и почему мы работаем над ним?”. Затем добавьте другие H2: “Постановка проблемы”, “Предлагаемое решение”, “Критерии успеха”, “Истории пользователей”, “Объем”. Короткие подсказки или вопросы под каждым заголовком помогут вам быстро заполнить страницу.
• Планирование спринта – для встречи по планированию спринта включите такие заголовки, как “Цель спринта”, чтобы четко определить, чего вы достигнете, затем “Бэклог спринта”, “Команда и роли” и “Примечания”.
• Post-mortem – для анализа результатов проекта используйте заголовки H2 для “User Facing Impact” и “Timeline”. Под заголовком “Соответствующие показатели” предложите людям вставить графики или ссылки на данные. В шаблон включите наводящие вопросы, которые побуждают докопаться до первопричины и выяснить, как предотвратить будущие инциденты.

Шаблоны для документов

• RFC – расшифровывается как “Запрос на комментарий”, и это документ, который мы часто используем в Notion, предлагая командам начать обсуждение идеи. Создайте H2, такие как “Проблема”, где вы опишите проблему, которую пытаетесь решить, затем “Контекст”, чтобы предоставить некоторую справочную информацию, “Предлагаемое решение” и “Пункты действий”.
• Техническое задание – ваша команда разработчиков может использовать техническое задание каждый раз, когда вы начинаете проект, чтобы сформулировать требования к продукту до начала разработки, не упуская ни одной детали. В своем шаблоне включите такие H2, как “Резюме”, “Общие сведения”, “Цели” и “Нецели”, чтобы четко определить, чего вы хотите достичь, а чего нет. Затем добавьте раздел для предложения решений, разбив его на риски, этапы и открытые вопросы.
• Обзор архитектуры – вы будете использовать этот шаблон в любое время, когда захотите задокументировать конкретные функции программного обеспечения и согласовать с инженерами любые изменения, которые необходимо внести. Включите заголовки для описания функции и ее назначения, а также клиента, сервера и базы данных.

Теперь, когда настанет время для еженедельного собрания команды по синхронизации или планированию спринта, просто нажмите кнопку New в правом верхнем углу вашей базы данных и выберите соответствующий шаблон. После этого вы будете готовы сразу приступить к планированию собрания и записи результатов, экономя время вам и вашей команде.

5. Дублируйте базу данных на разных страницах для упрощения доступа к ней

В Notion одна и та же база данных может отображаться на нескольких разных страницах. Вы можете иметь оригинальную базу данных, а затем ряд так называемых “связанных баз данных” в других местах, показывающих любой вид оригинала, который вы хотите.

Например, вы можете иметь оригинальную базу данных Meeting Notes для вашей компании, а затем – в вашей маркетинговой вики – иметь версию этой же базы данных, показывающую только записи о встречах с тегом “маркетинг””.

Создавайте связанные базы данных в любом месте рабочего пространства, набрав /linked и выбрав Create a linked database. Затем вы выберете нужную вам базу данных, и теперь ваша информация будет отображаться в виде встроенной таблицы на странице.

Добавьте необходимые фильтры, чтобы в связанной базе данных отображалась только информация, относящаяся к странице, на которой вы находитесь. Например, на главной странице проекта, который вы запускаете на следующей неделе, добавьте связанную базу данных, которая будет отфильтрована так, чтобы показывать только записи совещаний, относящиеся к этому проекту.

Вы можете использовать эту связанную базу данных, чтобы легко добавлять новые заметки по проекту, которые вся компания при желании может увидеть в исходной базе данных. В то же время, вам не придется отвлекать команду проекта всеми заметками, которые будут делаться в масштабах всей компании. Все синхронизируется без проблем!

Советы от Notion

Конечно, мы в Notion используем Notion для наших систем Meeting Notes и Docs. Они помогают нашей команде разработчиков оставаться на одной волне со всей межфункциональной работой, которую они выполняют, и держать всех в курсе необходимой информации.

Чтобы помочь вам использовать ваши базы данных Meeting Notes и Docs в полной мере, вот несколько лучших практик от нашей команды:

• Свяжите заметки и документы с проектами – с помощью свойства Relation вы можете связать Docs и Meeting Notes с базой данных проектов вашей продуктовой команды. Таким образом, все, что связано с проектом, находится в одном месте. Вы можете узнать, почему было принято то или иное решение по проекту, просмотрев связанные с ним старые записи совещаний. Как это сделать, смотрите здесь.

• Используйте обратные ссылки, чтобы увидеть, где страницы Meeting Notes или Docs являются общими – если вы делитесь Meeting Notes или Docs в других местах Notion между командами, обратные ссылки дают вам карту. Вы можете увидеть, где определенная страница была использована совместно, а где нет. Это поможет вашей команде легко ориентироваться во всех связанных работах. Более подробная информация об обратных ссылках здесь.
• Создайте культуру документирования – требование документировать решения, встречи и т.д. помогает вашей команде учиться коллективно и легче внедряться. В компании Notion фактически есть только одна база данных Meeting Notes и одна база данных Docs, и все команды используют эти два ресурса. Таким образом, все в компании могут видеть, чем занимаются отдельные команды или люди, а команды могут использовать более детальные представления и связанные базы данных, чтобы сосредоточиться на том, что для них важно.