Меню Закрыть

Лучшие практики для внутренних коммуникаций на Notion

Последнее изменение: 29.08.2023
Вы здесь:
Расчетное время чтения: 5 мин

По мере роста вашей команды растет и потребность в высококачественной коммуникации и документации. Узнайте о возможностях и стратегиях, которые помогут вашей команде оставаться на одной странице в буквальном смысле слова.

Лучшие практики для внутренних коммуникаций на Notion
Еженедельные информационные бюллетени – это отличный способ консолидировать информацию, которую необходимо прочитать сотрудникам, которые могли ее пропустить. Кроме того, они позволяют узнать историю компании за определенный период времени.

Внутренние коммуникации чрезвычайно важны для поддержания согласованности действий высокоэффективных команд. Когда ваша команда растет, она требует большей структуры, более продуманных обновлений и намеренного сбора межфункциональной информации. Когда дело доходит до внутренней коммуникации, Notion может помочь вам оставаться организованным и убедиться, что каждый член команды в курсе важных тем компании.

В этом руководстве мы рассмотрим некоторые лучшие практики для внутренних коммуникаций в Notion и поделимся советами от команды Notion Executive Operations.

Создайте общекорпоративные структуры для обмена информацией

Если у команд нет структуры для обмена информацией, она может находиться в разных местах, что затрудняет для команды возможность быть в курсе событий, происходящих в компании, и иногда приводит к путанице или ошибкам. Notion объединяет всю информацию в одном месте, что позволяет сэкономить время на ее поиск.

Мы встретились с Куйлером Хиратой, исполнительным операционным директором Notion, чтобы спросить его, что он думает о внутренней коммуникации на Notion.

Размышляя о распространенных подводных камнях, которые он видел, он отметил следующее:

Когда команда меньше, довольно легко знать, где что находится в любое время, но по мере роста организации и добавления новых людей, а также создания большего количества документов и страниц, я думаю, именно тогда информация может потеряться. Заблаговременное создание структуры поможет вам в этом.

Вот несколько советов, как сделать так, чтобы люди знали, где получить доступ к информации:

  • Будьте последовательны – по мере роста компании у вас может появиться больше людей, делающих объявления. В своей базе данных docs вы можете создать шаблоны для каждого типа объявлений. Например, шаблон “Объявление для всей компании” может содержать разделы “Контекст” и “Следующие шаги”, чтобы гарантировать, что будут рассмотрены все возможные варианты. Каждый тип шаблона может быть настроен в соответствии с потребностями коммуникации.
  • Используйте общие базы данных для всех типов коммуникации – сделайте страницы верхнего уровня на боковой панели для заметок о встречах и документов, чтобы все члены вашей команды знали, куда обращаться за обновлениями. Вы можете использовать свойства Select для обозначения типов собраний (например, “Продажи” или “Все вместе”) или объявлений, которые будут храниться в базе данных документов (например, “Изменение процесса”).
Лучшие практики для внутренних коммуникаций на Notion
Создайте базу данных “Что нового” для хранения важных обновлений, таких как информационные бюллетени, служебные записки и заметки для всех сотрудников.
  • Храните основополагающие страницы в вики компании – хотя у каждой команды есть своя вики, у вашей компании может быть страница верхнего уровня, которая организует такие вещи, как ваша миссия, ценности и многое другое. В Notion мы используем общую операционную систему (ОС) для таких страниц. Это помогает новым и старым членам команды оставаться в курсе самых важных философских принципов компании.
  • Создайте учебник – все новые сотрудники Notion получают наш учебник по коммуникациям, в котором описаны все наши лучшие практики. Будь то стили общения или ожидаемое время ответа, вы можете предоставить эту информацию всем сотрудникам, чтобы установить стандарты для всего коллектива.
Лучшие практики для внутренних коммуникаций на Notion
В книге коммуникаций можно изложить все, что нужно новому (или уже работающему) члену команды для быстрого поиска информации.

По мере роста вашей команды или компании эти системы упростят управление проектами, маркетинг, прием на работу и все, что между ними.

Стройте страницы с учетом интересов читателя

Средняя продолжительность внимания американского взрослого человека составляет от 7 до 12 секунд, а это значит, что читателя нужно сразу же привлечь изображением, призывом или заголовком верхнего уровня. Используя эти инструменты на странице, вы можете структурировать информацию для своих читателей в зависимости от ситуации.

  • Тумблеры – тумблеры помогают донести основные моменты до всех, а детали – до тех, кому они нужны. Тумблеры отлично подходят для добавления дополнительной методологии к точкам данных или перечисления деталей в многоэтапном плане. Просто наберите >, чтобы создать переключатель, и перетащите информацию внутрь него.
  • Колонки – воспользуйтесь кнопкой ⋮⋮ для перетаскивания любого блока на странице и переместите его вправо, чтобы создать колонки (синие линии помогут вам сориентироваться). Это создаст колонку, в которой вы можете разместить изображения рядом с текстом для удобства просмотра.
  • Вызывающие надписи – вызывающие надписи помогут привлечь внимание к наиболее важным частям вашего документа. Внутри компании мы часто используем их, чтобы описать суть раздела и добавить структуру в наши документы.
Лучшие практики для внутренних коммуникаций на Notion
  • Визуальные эффекты – изображения, видео и вставки – это первое, что замечает читатель на странице. Введите /, чтобы посмотреть, что можно включить. Используйте их, чтобы выделить ключевые моменты, метрики или обратить внимание на важное объявление или функцию.
  • Разделители – наберите три раза подряд -, чтобы создать разделитель под заголовками. Это позволит визуально разделить информацию на страницах.
  • Цвета – будь то цвет текста или фона за ним, внесите яркий цвет в определенные разделы страниц, на которые вы действительно хотите обратить внимание. Выделите блок или текст и с помощью кнопки ⋮⋮ перейдите к пункту Color.
Лучшие практики для внутренних коммуникаций на Notion
  • Встраивание Typeform – нужно опросить группу или получить обратную связь? Используйте блок /Typeform или вставьте ссылку на опрос, чтобы встроить опросы прямо в Notion.

Визуальные элементы на странице объединяются, чтобы помочь вам эффективно донести информацию. Поскольку эти страницы полностью настраиваются, вы можете адаптировать их к потребностям конкретного общения. Иногда это будет быстрое обновление с помощью графика. В других случаях потребуется больше текста и пояснений. Все зависит от вас!

Донести информацию до своих сотрудников

Итак, вы организовали свой Notion и чувствуете себя прекрасно в плане доступности информации – что теперь? Донесите информацию до своих команд с помощью намеренных усилий по распространению.

Поскольку Notion настолько открыт, и люди могут получить доступ к очень многим материалам, необходимо некоторое руководство и направление. Именно поэтому мы разработали информационный бюллетень, выходящий раз в две недели. Они могут зайти в него и понять все ключевые события, произошедшие за последние пару недель.

Помимо заметок и объявлений о собраниях, вы также можете создавать обновления для всей компании с помощью Notion (как в информационном бюллетене Blinkist). Это поможет собрать все, что нужно знать членам вашей команды, в одном месте.

Некоторые идеи для такого типа коммуникации включают:

  • Ежемесячный информационный бюллетень – выделите время для освещения ключевой информации в вашей команде и вокруг нее. Это также отлично подходит для ввода в должность новых сотрудников. Вы даже можете создать базу данных Gallery и включить в нее фотографии новых сотрудников, чтобы представить их всему коллективу.
  • Еженедельное обновление, которым можно поделиться в любом месте – если вы работаете над проектом или вам нужно сообщить команде о статусе изменения процесса, нажмите кнопку Copy link  в меню Share и отправьте ее через Slack, электронную почту или выбранную командой платформу.
  • Сделайте страницу публичной, чтобы внешние пользователи могли быть в курсе событий – от инвесторов до друзей компании, вы можете сделать страницу публичной, выбрав эту опцию в меню Share. Это полезно, когда вы работаете с партнерами за пределами вашей организации, которым необходимо быть в курсе событий, происходящих в компании.
Лучшие практики для внутренних коммуникаций на Notion
Выкладывайте важные страницы и релизы в Интернет, чтобы заинтересованные стороны были в курсе событий.
  • Ссылка на канал Slack – вы можете подключить каждое обновление Notion к каналу Slack с помощью функции Connect a Slack Channel. Вы также можете ознакомиться с некоторыми интеграциями на automate.io!
Нужен сверхпростой формат для обновлений?
Ознакомьтесь с этим простым шаблоном еженедельного обновления.

Прикрепление

Чем проще ваши сообщения, тем легче читателям найти и узнать, где ожидать информацию, и тем легче управлять ими. Для этого мы рекомендуем найти, создать и последовательно использовать шаблоны.

В Notion есть несколько типов шаблонов, каждый из которых имеет различные варианты использования:

  • Шаблоны базы данных – это супермощные инструменты для надежных систем коммуникации. В базе данных Notion “Заметки о встречах” вы найдете заранее созданные структуры заметок для инженерной синхронизации, исследований пользователей, составления дорожных карт и многого другого. Читайте о шаблонах баз данных здесь.
  • Галерея шаблонов Notion – вы можете использовать ее для поиска шаблонов полных страниц для вашего конкретного случая использования. Будь то командная вики, бюллетень компании или личный список вещей для отпуска, галерея шаблонов Notion – отличное место для начала.
  • Кнопка шаблона – отлично подходит для добавления небольших обновлений в текущий список. Например, список дел на неделю, разбитый по ролям, который не требует создания новой страницы каждую неделю.
  • Синхронизированные блоки – у вас может быть информация, которая существует во многих местах, например, программное заявление вашей компании. Раньше, чтобы обновить его, вам приходилось искать все места, где упоминается миссия, и редактировать каждое по отдельности. Но теперь, с помощью Synced Blocks, при каждом обновлении миссии компании она обновляется везде.
Была ли эта статья полезной?
Нет 0
Просмотров: 383

Читать далее

Предыдущий: Команды разработчиков продуктов обеспечивают межфункциональное сотрудничество с помощью этих шаблонов заметок и документов
Следующий: Эта система заметок и документов повышает эффективность работы команды дизайнеров