Предварительный просмотр ссылок объединяет команды, предоставляя им доступ к разрозненной информации, необходимой для выполнения работы – не выходя из Notion.
Рассматривайте каждый проект как колесо. Инженеры, разработчики продуктов и дизайнеры часто сидят в центре. Они работают кросс-функционально с другими командами, используя несовпадающий набор инструментов – это означает, что информация живет во многих местах.
А когда информация повсюду, она может быть утеряна, устареть или оказаться совершенно неверной. Необходим базовый уровень, соединяющий все эти команды, инструменты и информацию.
Мы видели, как технические руководители объединяли команды на Notion, начиная с отдельных проектов и заканчивая вики и документацией.
А теперь, благодаря предварительным просмотрам ссылок – функции, построенной на API Notion, – вы можете видеть живые обновления информации из других инструментов прямо на страницах Notion, даже если требуется аутентификация. Недавно мы запустили новые интеграции предварительного просмотра ссылок с Figma, Dropbox, OneDrive и Sharepoint от Microsoft – и теперь, будь то самый последний файл Figma или актив Dropbox, обновленный несколько секунд назад, предварительный просмотр ссылок объединяет команды, предоставляя им доступ к информации, необходимой для выполнения работы.
Как использовать предварительный просмотр ссылок
Предварительный просмотр ссылок дает вам возможность видеть синхронизированные визуализации внешних файлов в реальном времени прямо на страницах Notion. Мы составили удобное руководство, которое научит вас пользоваться ими, но здесь мы подведем итог:
- Вставьте ссылку из поддерживаемого инструмента на свою страницу Notion.
- Выберите формат, в котором вы хотите видеть ссылку – предварительный просмотр, который показывает увеличенную визуализацию, или упоминание, которое отображается в строке.
- Авторизуйте свою учетную запись, чтобы синхронизировать инструмент и видеть обновления в реальном времени. После аутентификации вашей учетной записи все, кто имеет доступ к документу Notion, смогут видеть предварительный просмотр, что упрощает обмен информацией между командами.
После предоставления доступа вам достаточно один раз вставить ссылку, чтобы получать постоянные обновления от инструмента, который вы просматриваете.
Если вы вставляете в Notion ссылку, которая не поддерживает предварительный просмотр ссылок, например, встроенную ссылку, вам нужно будет предоставить индивидуальный доступ к файлу или чтобы этот файл был общедоступен, чтобы вы могли увидеть его в Notion.
Чтобы узнать больше о добавлении предварительного просмотра ссылок в Notion и необходимых для этого шагах аутентификации, посетите наш справочный центр.
Почему аутентификация имеет важное значение
Встраивание требует индивидуального доступа к файлу или публичного доступа к файлу, чтобы вы могли увидеть его в Notion. Например, раньше, если вы делились файлом Figma, вам нужно было поделиться им с определенными людьми в Figma, чтобы они смогли просмотреть его в Notion, или сделать его общедоступной ссылкой. Теперь с предварительным просмотром ссылок вы можете пройти аутентификацию один раз и легко делиться аутентифицированным содержимым через Notion.
Когда вы переносите проект из Figma в Notion, ваши коллеги могут видеть его, не занимая места на вашем плане Figma. Аналогичным образом, вы можете контролировать доступ к этому дизайну через настройки Share на вашей странице, а не рисковать тем, что он будет находиться в открытом доступе в Интернете.
Вы можете внедрить в Notion более 500 типов контента – полный список внедрений и все существующие предварительные просмотры ссылок можно посмотреть здесь.
Визуализируйте информацию в одном месте
Разрушайте барьеры визуальной коммуникации, объединяя команды с помощью предварительных просмотров ссылок. Будь то руководство по стилю для команды бренда или домашняя база для проекта, доступ к обновленным активам и информации имеет ключевое значение.
Слишком часто, когда все больше членов команды используют Dropbox или OneDrive, становится трудно поддерживать порядок в файлах. А если вы работаете над проектом, скриншоты просто не помогут – они устаревают почти сразу, как автомобиль, который теряет свою ценность после того, как вы выезжаете со стоянки.
Вот несколько способов использования предварительного просмотра ссылок, чтобы убедиться, что ваши команды имеют самую свежую информацию, необходимую для выполнения работы:
С чего начать внедрение предварительного просмотра ссылок
- Создайте страницу проекта как единый источник правды – консолидируйте информацию, создав единую страницу Notion для вашего проекта. На этой странице вы можете добавлять любые визуальные изображения в виде предварительных просмотров ссылок, предоставляя межфункциональным командам возможность оставлять отзывы о последних макетах и видеть их все в одном месте. Звучит лучше, чем отправка (и повторная отправка!) бесчисленных обновлений через Slack и электронную почту, верно?
- Для еще большей детализации можно сделать ссылку на определенный “узел” в файле дизайна Figma, чтобы поделиться именно тем изображением дизайна, которое вы хотите, чтобы люди увидели.
- Делитесь привлекательными слайд-десками – с помощью предварительных просмотров OneDrive и Sharepoint вы можете вставить Powerpoint в качестве предварительного просмотра. В контексте с другими дизайнами, активами и словами на вашей странице, колода становится намного более ценной для всех членов вашей команды.
- Создайте вики со всеми обновленными активами – наряду с процессами и рекомендациями по бренду, в вики вашей команды дизайнеров могут быть визуальные активы, такие как логотипы или типографика. Добавьте все это в качестве предварительных ссылок, чтобы ничего не устарело. Например, когда команде по связям с общественностью понадобится логотип, чтобы поделиться им с прессой, они смогут просмотреть самый актуальный логотип в вашей вики, вместо того чтобы копаться в старых файлах в Dropbox или OneDrive.
С предварительным просмотром ссылок вы получаете живые обновления файлов дизайна, изображений, документов, скриншотов и многого другого. Это делает вашу информацию еще более ценной, потому что ее можно использовать без каких-либо затруднений. Вместо того чтобы искать файлы под названием “Логотип: используйте этот! [2021]” или “Logo: V6 [устаревший]”, информация просто находится там, где вы ожидаете ее увидеть. Кроме того, когда предварительный просмотр ссылок находится рядом с другой информацией в Notion, он становится центром для всей вашей работы.
Процесс, в котором приоритет отдается сотрудничеству
Дизайн не происходит в вакууме – будь то обратная связь, новые итерации или важный контекст, обычно существует множество факторов, определяющих, почему что-то было разработано именно так, как оно было разработано.
Допустим, ваша команда разработчиков продукта ведет редизайн вашего приложения. В этом процессе есть много этапов, и одним из них является обратная связь. Вот как предварительный просмотр ссылок может сделать этот процесс более плавным:
- Сохраняйте обсуждения высокого уровня в одном месте – ваши дизайнеры могут вести детальное обсуждение шестнадцатеричных кодов и ширины полей в Figma, но они могут вернуться в Notion, чтобы поделиться 1-2 важными выводами с группой заинтересованных сторон. Информирование нужных людей о нужных вещах без потери информации – это ключ к быстрому продвижению в масштабе.
Вот руководство о том, как команды могут использовать комментарии для улучшения сотрудничества.
- Добавьте предварительный просмотр ссылок в шаблоны базы данных – каждый раз, когда ваша команда дизайнеров начинает новый проект, вы можете использовать шаблон, который предложит им добавить предварительный просмотр через шаблон базы данных. Это позволит четко определить ожидания и поможет вашей команде быстрее освоить предварительный просмотр ссылок.
- Работайте с заинтересованными сторонами там, где им нужно быть – основополагающим командам, таким как юридическая, нужна надежная функциональность OneDrive, а дизайнерам – визуальные инструменты Figma. Создайте процесс, который объединит их. Предварительный просмотр ссылок надежно объединяет информацию из многих инструментов в одном месте, предоставляя командам место для совместной работы без проблем с доступом и инструментарием.
Представление информации под одной цифровой крышей в легкодоступной и наглядной форме поможет вашей команде более эффективно сотрудничать и сократит необходимость в бесконечных вопросах и поисках нужных файлов. Предварительный просмотр ссылок – это еще один способ обрести ясность, в которой мы все нуждаемся.
Посмотрите, как команда дизайнеров может использовать базы данных для организации проектов в этом руководстве, или узнайте, как креативные агентства управляют клиентами в Notion.