Автоматически создавайте повторяющиеся задачи, заметки о встречах и документы с помощью повторяющихся шаблонов базы данных. Теперь стало как никогда просто поддерживать актуальность списка дел, планировать встречи и регулярно генерировать всевозможный контент.
Наша личная и профессиональная жизнь состоит из привычек, задач и событий, которые происходят ежедневно, еженедельно или ежемесячно. С повторяющимися шаблонами баз данных Notion вы можете создать шаблон страницы один раз и настроить его на создание новых записей в базе данных так часто, как вам нужно.
Это руководство покажет вам, как использовать повторяющиеся шаблоны баз данных для создания повторяющихся задач, встреч и документов в вашем рабочем пространстве.
Создайте повторяющийся шаблон один раз, и он будет создавать записи в базе данных автоматически
Шаблоны баз данных ускоряют работу и помогают стандартизировать процессы. Вы можете быстро воссоздать тип документа, повестку дня собрания, задачу или проект на основе уже созданного шаблона.
Благодаря шаблонам вам не придется создавать страницы в базе данных с нуля. Узнайте, как работают шаблоны баз данных, с помощью этого видеоруководства.
Шаблоны баз данных позволяют предварительно заполнить страницы базы данных, например, заметки о еженедельных собраниях по синхронизации. Каждый заголовок, подсказка и пунктирная точка уже нарисованы и готовы к работе. Вы даже можете отметить людей, которые всегда присутствуют на собрании, и пометить его нужной категорией.
Без повторяющихся шаблонов кто-то все равно должен помнить, что нужно каждый раз создавать эту запись, а при таком количестве работы все, что экономит энергию (и сокращает количество кликов), является бонусом.
Теперь представьте себе задачу, которую один из членов вашей команды должен выполнять каждое утро понедельника. Создаете ли вы новую запись в базе данных “Задачи” вашей команды каждую неделю? Или, выполнив задание, перенести его обратно в колонку “To Do” и изменить дату выполнения?
Оба этих подхода работают, но могут быть немного громоздкими, и есть риск, что задачи будут забыты.
С повторяющимися шаблонами базы данных вам теперь нужно только один раз создать шаблон для задачи, встречи или документа. Затем вы можете настроить его на повторение так часто, как вам нужно, и элемент будет автоматически создан в базе данных. Останется только заполнить его или отметить.
Как создать повторяющиеся шаблоны в базе данных
Чтобы создать повторяющийся шаблон в базе данных, сначала создайте шаблон базы данных, как вы обычно это делаете – перейдите к выпадающему меню рядом с "Новый", выберите "+ Новый шаблон" и начните редактировать свою страницу.
Затем нажмите "…" рядом с вашим новым шаблоном в выпадающем меню. Выберите "Повторять" и выберите, как часто вы хотите создавать записи по этому шаблону. Вы можете выбрать каждый день, неделю, месяц или год, или перейти к "Пользовательский". Здесь вы можете дополнительно настроить частоту повторения и выбрать, как вы хотите, чтобы ваш повторяющийся шаблон появлялся каждые 3 дня, во вторник и четверг каждую неделю или, например, каждые 2 месяца.
После того, как вы выберете частоту, в базе данных появится новый элемент, основанный на вашем шаблоне, когда придет время. Вы можете превратить любой из существующих шаблонов в повторяющиеся шаблоны, следуя тому же процессу. Если вы захотите остановить повторяющийся шаблон, вы можете либо удалить его полностью, либо перейти к опциям шаблона и отключить функцию "Повторять".
Используйте повторяющиеся шаблоны различными способами в своей команде
Повторяющиеся шаблоны баз данных могут ускорить и стандартизировать вашу работу, чтобы вы могли тратить больше времени на самые важные дела и меньше – на утомительные административные задачи.
Вы можете использовать их различными способами, чтобы автоматизировать большую часть работы по управлению проектами.
Вот некоторые из различных способов использования повторяющихся шаблонов баз данных в вашем рабочем пространстве:
Создавайте повторяющиеся задачи для вещей, которые вы делаете на регулярной основе
Установите повторяющийся шаблон в своей базе данных задач один раз, и вы можете быть уверены, что он всегда будет появляться в вашем списке “Что делать”, когда придет время.
Вы можете создать повторяющиеся задачи для заполнения ежемесячного отчета в конце каждого месяца, уборки рабочего стола каждую пятницу после обеда или даже тратить 30 минут в день на ответы на электронные письма.
Вам не нужно беспокоиться о постоянном повторении этих повторяющихся билетов. Вместо этого вы можете просто сосредоточиться на их выполнении.
Используйте повторяющиеся документы для еженедельных сводок, обновлений проекта и т.д.
Вы можете обнаружить, что каждую неделю создаете документы с кратким описанием состояния всех текущих проектов или предоставляете общую информацию для команды. Вы всегда делаете это в одно и то же время каждую неделю и используете один и тот же формат для составления документа.
Это прекрасная возможность использовать повторяющийся шаблон. Создайте повторяющийся шаблон для вашего документа с готовыми заголовками, пулями и текстовыми блоками, чтобы вам оставалось только заполнить ключевую информацию. Если у вас уже есть существующий шаблон, просто перейдите к опциям, выберите "Повторять" и выберите частоту.
Повторяющийся шаблон будет отображаться как “Созданный” Notion automation – не забудьте настроить представления и фильтры соответствующим образом, когда начнете использовать их в своем рабочем пространстве!
Планируйте повторяющиеся заметки для регулярных встреч в своем календаре
Еще одно удобное применение повторяющихся шаблонов – заметки о собраниях. Вы знаете, что каждый понедельник утром вы проводите еженедельное собрание команды, а каждый второй четверг – общекорпоративное собрание.
Чтобы не создавать каждый раз новую страницу, вы можете создать повторяющиеся шаблоны базы данных в базе данных заметок о собраниях и запланировать их на время проведения этих собраний.
Для ежемесячных общих собраний, еженедельных синхронизаций и ежедневных совещаний вы можете автоматически создавать повестку дня собрания, которую могут добавлять члены команды. Они получат уведомление, когда будут отмечены в ней, и вы даже можете создать представление собраний и связать его с приглашением в повторяющемся календаре.
Создавайте повторяющиеся шаблоны в любом месте рабочего пространства вашей компании
Повторяющиеся шаблоны баз данных можно использовать в любой базе данных, где бы вы ни хотели автоматически генерировать элементы на основе шаблона.
Например, в вики или базе знаний вашей компании есть база данных для квартальных целей, вы можете создать шаблон для планирования и документирования ваших OKR. Затем его можно настроить на воссоздание каждые 3 месяца, чтобы он был готов к заполнению после ежеквартального совещания руководства.
Или, если у вас есть база данных для еженедельных объявлений, которые каждый может прочитать и внести свой вклад, повторяющийся шаблон может быть полезен.
Даже финансовая команда может использовать повторяющиеся шаблоны, когда приходит время создавать ежемесячные счета-фактуры.