Когда вы только начинаете работу над проектом, постоянное слежение за конечным сроком сдачи может мотивировать. Вы и ваша команда чувствуете себя готовыми следовать графику проекта, выполняя каждую задачу и результат, которые ведут к финишу.
Именно поэтому так обидно, когда требования проекта сдвигают сроки. Внезапно вы оказываетесь в проекте без конца – и вот от чего вы официально страдаете.
Но управление проектами, хотя и не является точной наукой, не зря имеет планирование проекта, дорожные карты и сроки. Добавьте сюда несколько методологий бережливого управления, и у ваших проектов не останется причин страдать от “ползучести границ”.
Что такое масштаб проекта?
Объем проекта включает в себя все задачи, зависимости и ресурсы, необходимые для завершения проекта. Для определения объема можно использовать несколько документов по управлению проектом, например, диаграмму PERT, дорожную карту или структуру разбивки работ (WBS).
Менеджеры проектов обычно определяют этот объем на этапе планирования проекта. Вы можете использовать это время, чтобы убедиться, что ваша команда обладает необходимой для успеха пропускной способностью и ресурсами, и представить оценку объема работ заинтересованным сторонам для утверждения. Если объем работ кажется нецелесообразным для завершения в предложенные сроки, вы можете рассмотреть возможность разделения проекта на два или более.
Что означает “расширение границ”?
Ползучесть объема в управлении проектом – это когда требования постоянно увеличиваются и отодвигают дату завершения проекта, так что вам кажется, что вы работаете над бесконечной целью. Объем становится пузырем, который, кажется, никогда не лопнет. И это может привести к тому, что сотрудники чувствуют себя выгоревшими и немотивированными, потому что они никогда не продвигаются вперед и не вычеркивают пункты из своего списка дел.
Объем проекта имеет тенденцию увеличиваться из-за недопонимания или внешних помех. Коллега может не понимать своих обязанностей и тратить время на неправильные задачи, или клиент может постоянно требовать новых функций, расширяющих амбиции проекта.
Часто эти новые задачи или дополнения появляются после того, как проект продвинулся дальше оптимальной точки для их добавления, поэтому проект затягивается и выходит за рамки бюджета.
6 причин изменения масштабов
Первым шагом в борьбе с увеличением объема работ является выявление его причин. Вот шесть причин, по которым сроки вашего проекта могут выйти из-под контроля.
1. Отсутствие объема проекта
Если вы не определили рамки проекта, он, скорее всего, затянется дольше, чем планировалось. Без надлежащего планирования вы открываете свою команду для недопонимания, траты времени на неопределенные результаты и нехватки знаний по управлению временем для каждой задачи. Вместо этого вы можете легко избежать подобных задержек, определив объем проекта с самого начала.
При определении объема проекта рассмотрите возможность использования методологии бережливого управления, такой как Lean Six Sigma. Проведите аудит процессов, тесно связанных с вашим проектом, чтобы убедиться в эффективности всех рабочих процессов, и создайте критический путь в документе о масштабах проекта, в котором будут указаны функции, которые необходимо выполнить. Это поможет вашей команде понять, что они не могут корректировать, и повысит эффективность работы всех участников, чтобы проект не отставал от графика, даже если (или когда) требования изменятся.
2. Отсутствие коммуникации
Наряду с планом проекта и сопроводительной документацией, вы должны поделиться планом проекта со своей командой, соответствующим руководством и клиентами, чтобы все понимали объем работы и сроки. Таким образом, заинтересованные стороны также смогут обеспечить обратную связь, чтобы помочь вам избежать дорогостоящих задержек или недопонимания.
Без такого уровня коммуникации результаты работы остаются загадкой, поэтому клиенты могут тратить время на то, чтобы переспросить о том, что уже есть в списке, или попытаться сдвинуть ваши рамки, поскольку вы не установили их твердо и не поделились ими. А члены команды могут работать над дополнительными пунктами, о которых они не подозревали, что они не входят в рамки проекта.
3. Неоднозначные цели проекта
Вы можете создать рамки проекта и поделиться ими со своей командой, но если цели не определены четко, а также не указаны обязанности и конкретные сроки, ваша команда не будет знать, как эффективно расставить приоритеты. Расплывчатые описания оставляют слишком много возможностей для интерпретации, и в итоге ваша команда будет работать просто потому, что от нее этого ожидают, без какой-либо цели. Если ваша цель звучит так: “Добавить новые страницы на сайт”, ваша команда не знает, сколько их будет, и может потратить время на создание бесполезных страниц.
Вместо этого определите четкие цели, например, создание новой целевой страницы для конкретного продукта или создание страницы с формой подачи заявки для новых клиентов. Это даст вашей команде направление и заставит их заниматься задачами, относящимися к проекту.
4. Свобода действий заинтересованных сторон
Выберите свою аллегорию для “Слишком много поваров на кухне”. Ваш проект нуждается в центральной точке управления, обычно это менеджер проекта. Этот человек следит за тем, чтобы все понимали, кто за что отвечает и кому следует передавать проблемы. Без главного повара (или менеджера проекта) субординация не будет четкой, что приведет к путанице и размыванию границ.
Упорядочить все заинтересованные стороны можно с помощью диаграммы RACI, в которой распределены роли заинтересованных сторон. Предоставьте это распределение всем участникам процесса.
Партнеры и клиенты – это не единственные проблемы, связанные с расширением сферы деятельности. Золотое напыление – это тип расширения объема, который возникает, если менеджеры проекта продолжают добавлять функции в проект, увеличивая его сроки. Обычно это функции, о которых клиент еще не просил, но менеджер считает, что они могут быть полезны. Избежать этого можно, установив четкие требования к проекту в самом начале, утвердив их у клиента и придерживаясь этого плана.
5. Отсутствие процесса управления изменениями
Управление изменениями включает в себя процедуру, определяющую, когда и как можно корректировать рамки проекта. Этот свод правил распространяется на всех участников, включая клиентов и менеджеров проекта, и описывает систему рассмотрения и оценки необходимости или нецелесообразности этих изменений.
Независимо от того, реализуете ли вы новые запросы, вы можете быть уверены, что ваш процесс управления изменениями позволил внести эти изменения без срыва проекта.
6. Отсутствие обратной связи с клиентами
Когда это возможно, делитесь масштабами проекта с клиентами, чтобы они могли предложить потенциально необходимые изменения. Если вы создаете новое приложение, вы можете обсудить первоначальную идею с целевой аудиторией, чтобы узнать их мнение, вместо того чтобы тестировать продукт в дальнейшем и ждать, что их комментарии заставят вас удлинить сроки проекта.
Примеры уменьшения объема
Автоматизированная система обработки багажа в международном аэропорту Денвера является самым известным примером нарушения границ проекта, известным руководителям проектов во всем мире. После начала проекта в его конструкцию было внесено более 2 000 изменений, поскольку менеджеры не смогли привлечь к планированию заинтересованных клиентов. Проект был завершен с опозданием на 16 месяцев, превышением бюджета на 250% и эксплуатацией лишь на малую долю от запланированной цели, причем автоматизация была использована только одной авиакомпанией – и то ненадолго, из-за высоких затрат.
Хотя это громкий пример массового недопонимания, ведущего к увеличению объема работ, вот более подходящая гипотеза, демонстрирующая эту проблему.
Компания разрабатывает простой предмет: фонарик. Команда проекта представляет себе фонарик с батарейным отсеком, проводами и светом. Они начинают поиск материалов и выстраивают график производства. Бюджет ограничен, но норма прибыли достаточно велика, чтобы продукт стал успешным дополнением к их предложению.
Но через несколько недель после начала проекта руководство решает, что фонарик должен быть оснащен встроенной отверткой. Проектная группа начинает работу над новым дизайном и сообщает поставщикам, что им нужен новый корпус. Затем руководство решает, что отвертки недостаточно. Она должна иметь встроенный компас, огниво и, возможно, нож. Команде проекта приходится начинать все сначала, теряя время и деньги. Проект запускается с опозданием, превышает бюджет и не достигает запланированных продаж, потому что он превратился в многофункциональный инструмент.
Как справиться с “ползучестью объема”: 5 советов
Лучший способ справиться с ползучестью объема – это избежать ее вовсе. Вот пять методов, которые помогут вам сохранить контроль над проектом:
- Документируйте требования к проекту – записывайте все, включая замечания заинтересованных сторон, требования пользователей и отзывы руководства. При создании объема проекта используйте эту документацию, чтобы убедиться, что вы включили в него все необходимые элементы и защитить сроки проекта.
- Создайте процессы контроля изменений – изменения неизбежны, поэтому определите и протестируйте процесс контроля изменений, включающий аудит и утверждение корректировок проекта. Это также должно включать пересмотр первоначального документа о масштабах проекта и план коммуникации относительно запроса изменений.
- Набросайте четкий график проекта – WBS в диаграмме Ганта является отличным способом уточнить график проекта и обязанности. Когда кто-то требует новую необходимую функцию через два месяца после начала проекта, менеджер проекта может быстро перераспределить ресурсы, чтобы учесть дополнительную работу.
- Проверьте обязанности всех заинтересованных сторон – используйте диаграмму RACI, чтобы убедиться, что все заинтересованные стороны понимают свои роли и имеют возможность их выполнять.
- Привлеките команду – поделитесь с командой своим процессом контроля изменений, диаграммами Ганта и RACI, а также четко сообщите, когда изменился масштаб проекта, чтобы они были информированы о новых сроках.
Не отставайте от графика с помощью Notion
Изменение объема может привести к тому, что проект будет казаться бесконечным. Но четкое определение целей и сроков означает, что даже если вы скорректируете эти факторы, ваша команда будет готова к стратегически сдвинутой дате выполнения.
Шаблоны трекера задач и целей проекта Notion – это отличная отправная точка для управления задачами вашей команды. А трекер задач для нескольких проектов и шаблон конечной задачи помогут вам управлять каждым пунктом, относящимся к проекту, и вы сможете отследить любые случайные дополнения.