Ваше руководство по успешному завершению проекта

Наконец-то вы готовы закрыть свой проект.

После нескольких месяцев напряженной работы все готово, проведена финальная синхронизация команды, и можно перевести дух.

Но это еще не конец. Начинается фаза закрытия проекта, на которой вы проверите все до мельчайших деталей и оцените успехи вашей команды.

Документирование и распространение информации о процессе закрытия проекта позволяет клиентам, менеджерам и заинтересованным сторонам понять, чего вы достигли и что вы готовы к решению следующей задачи.

Что такое закрытие проекта?

Завершение проекта — это заключительная фаза управления проектом. На этом этапе вы убедитесь, что представили все материалы и документацию, пообщались с заинтересованными сторонами и связали все концы с концами.

Закрытие проекта — это последний шаг в любой модели управления проектами:

1. Инициация проекта — определение масштабов и получение необходимых разрешений
2. Планирование проекта — создание проектной документации, целей и рабочих процессов
3. Выполнение проекта — запуск процесса на основе плана проекта
4. Эффективность проекта — оценка успешности проекта по заранее определенным метрикам
5. Завершение проекта — окончательное оформление результатов и подведение итогов работы

Этот заключительный этап — не вычеркивание новых дел, а проверка своей работы и сообщение о том, что проект завершен. Изменения вносятся только в случае крайней необходимости.

Почему не стоит забывать о закрытии проекта

Вы можете просто отправить результаты без закрытия проекта. Дополнительные шаги могут показаться излишними — ваша команда прошла все этапы, и теперь она готова двигаться дальше.

Но конкретное обозначение окончания проекта дает всем понять, что вы передаете его и не будете вносить ненужных изменений и доработок. Кроме того, это дает возможность извлечь уроки из полученного опыта и записать выводы на будущее.

Вот почему закрытие проекта является жизненно важным этапом:

• Подведение итогов — завязывание всех неувязок дает заинтересованным сторонам четкое представление о том, что и когда было сделано. Вы можете убедиться, что ничего не упустили, например, менее приоритетную поставку или последний шаг, и нанести последние штрихи там, где это необходимо. Это также прекрасная возможность проанализировать ресурсы, которые ваша команда использовала для реализации проекта, и оценить, что понадобится в будущем.
• Разбор уроков и ошибок — процесс закрытия проекта может включать в себя собрание по итогам работы, на котором команда сможет обсудить успехи и неудачи. Независимо от того, над каким типом проекта вы работаете, из него можно извлечь уроки. Оцените, насколько поставленные задачи были выполнены, и проведите ревизию окончательных бюджетных показателей. Поделитесь результатами со своей командой и заинтересованными сторонами. Все, что вы почерпнете из этих бесед, может быть использовано в будущих проектах.
• Переверните страницу — когда ваш проект завершен, он действительно завершен. Больше никаких доработок и правок в последнюю минуту. Это момент, когда ваша команда и заинтересованные стороны понимают, что вы больше не будете вносить никаких изменений и готовы перейти к решению следующей задачи.

Каковы типы закрытия проекта?

Как и на любом другом этапе процесса управления проектами, здесь есть свой правильный и неправильный подход. Вы можете закрыть проект преждевременно, или же ваши приоритеты могут измениться и не позволить вам провести его с удовлетворением.

Пять типов закрытия проекта определяют успешность этого этапа:

1. Нормально — молодцы! Ваш проект прошел без заминок. Большинство работ было выполнено в срок и в рамках бюджета. Завершение проекта должно пройти быстро и безболезненно, и вы сможете извлечь уроки из того, что получилось.
2. Преждевременное закрытие — внезапное закрытие происходит до того, как вы закончили проект. Ваш клиент решает, что ему не нужны ваши услуги, или ваш бизнес считает, что это не лучшее использование вашего времени. На этапе закрытия проекта вы должны подчеркнуть, чего достигла ваша команда до того, как вы его закрыли.
3. Вечные проекты — кажется, что они будут длиться вечно. Целевые ориентиры сдвигаются все дальше, заинтересованные стороны продолжают предъявлять новые требования, и вы никак не можете его завершить. Это может произойти, если вы не определили рамки проекта или не ограничили объем планируемых работ. Чтобы завершить проект, необходимо установить четкую границу или дату завершения.
4. Изменение приоритетов — предприятиям постоянно приходится принимать сложные решения. Возможно, вам придется досрочно закрыть проект не потому, что вы его отменяете, а потому, что вам нужно сконцентрировать свои силы в другом месте. При закрытии проекта в связи с изменением приоритетов необходимо документировать весь проект на случай его возобновления.
5. Неудача — это опыт обучения. Ваш проект не удался. Такое случается. Возможно, вы не уложились в сроки или неправильно объяснили, как на самом деле будут выглядеть результаты. Проведите встречу с командой, чтобы выяснить, что пошло не так, и избежать повторения этих ошибок в будущем.

Контрольный список закрытия проекта: Как завершить проект

Мероприятия по завершению проекта зависят от конкретной задачи. Запуск программного обеспечения с высокими ставками потребует иного контрольного списка, чем создание графики для новой рекламной кампании. Процесс закрытия проекта также зависит от масштабов бизнеса, глубины проекта и потребностей руководства. Однако существуют общие рекомендации, которые помогут вам не сбиться с пути.

Вот шаги, которые необходимо предпринять для завершения проекта:

1. Перепроверьте сроки и результаты

Это ваш шанс все перечитать и убедиться, что вы представляете нужный контент в нужное время. Просмотрите график выполнения проекта и внимательно прочтите все этапы — возможно, что-то осталось незамеченным. Сделайте это, чтобы впоследствии не переделывать работу.

Вы закончили работу над приложением для клиента. Но прежде чем отправить его заказчику, убедитесь, что вы включили в него все необходимые спецификации и предусмотрели планы на будущее, например, кто будет устранять ошибки и обновлять приложение, когда придет время.

2. Передать право собственности

Неважно, нажимаете ли вы кнопку публикации проекта, передаете его клиенту или отправляете в другой отдел, — теперь он не в ваших руках. Сообщите заинтересованным лицам, что вы закончили работу и что они могут обратиться к вам с уточняющими вопросами.

Вы сдали приложение, и теперь его кодовая база находится на серверах клиента. Пришло время предоставить клиенту доступ ко всем необходимым документам, включая план дальнейших работ по устранению неполадок.

3. Закрытие договоров и оформление сопутствующих документов

Проведите переговоры с соответствующими подразделениями — отделом кадров, держателями счетов и руководством — для сбора необходимых подписей и оформления всех необходимых документов. Проект завершен, и теперь он официально признан таковым.

Вашему клиенту не нужны никакие изменения в приложении. И если вы больше ни над чем не работаете вместе, то теперь вы можете закрыть с ним контракт. Общайтесь и дайте клиенту понять, что вы закончили работу. Если у клиента возникнут дополнительные вопросы, он может обратиться к вам, но вы больше не будете вносить никаких изменений, если в этом нет крайней необходимости.

4. Получение обратной связи от всех участников проекта

У членов вашей команды или клиентов будут отзывы, и сейчас самое время их собрать. Что было не так в дизайне приложения? Что было сделано правильно? Как вы общались на протяжении всего процесса? Проведите вскрытие и задокументируйте все отзывы, чтобы использовать их в будущих проектах и помочь команде примириться с собственными успехами и неудачами.

В центре вашего проекта находится приложение вашего клиента, поэтому его удовлетворенность — это показатель вашего успеха. Может быть, ваш клиент скажет несколько добрых слов о том, насколько четкой получилась графика. Может быть, они не согласны с вашими сроками и предложениями по функциональности. Примите их замечания к сведению и сообщите, что вы запомните их на следующий раз.

5. Написать отчет о завершении проекта

Если вы работали над крупномасштабным проектом, вам может понадобиться отчет о завершении, в котором будут отражены все ваши действия. Таким образом, Вы сможете продемонстрировать свою работу и доказать, что ничего не упустили, а если упустили, то сможете понять, где что-то пошло не так. Разошлите отчет заинтересованным сторонам, руководству и заказчику, чтобы официально завершить проект.

После завершения работы над приложением и подтверждения всех изменений отправьте клиенту отчет о завершении работы, чтобы охватить все вопросы. Попросите клиента подписать его перед тем, как продолжить работу, чтобы подтвердить его получение.

6. Удалить и заархивировать проект

Некоторые компании архивируют прошлые проекты в своих файлах, другие переносят все на общий диск. Как бы вы ни поступили, сохраните свой проект в центральном месте для удобства обращения к нему. Не позволяйте ему загромождать ваш текущий список дел.

Если приложение понравится клиенту, есть вероятность, что он обратится к вам за новым проектом. При наличии надлежащей документации вы сможете черпать вдохновение из исходных данных своего старого проекта и в следующий раз создать еще более совершенное приложение.

Управление проектами стало проще с помощью Ноушен

Ваша команда неустанно трудится над выполнением поставленных задач. Потратьте свое время на их поддержку, а не на жонглирование документами и списками дел.

Подключенное рабочее пространство Ноушен позволяет оптимизировать процесс управления проектами, начиная с простых шаблонов списков дел и заканчивая более комплексными системами отслеживания проектов и целей. А когда вы завершаете проект, вы можете повторно использовать свой шаблон и начать все сначала, не теряя результатов своей работы.