Меню Закрыть

Организуйте свои проекты с помощью рабочего плана

Последнее изменение: 18.10.2023
Вы здесь:
Расчетное время чтения: 4 мин

Тренер НФЛ Марв Леви однажды сказал: “Планируйте свою работу и выполняйте свой план”.

Ваш процесс управления проектами может делать то же самое – без кричащей толпы на футбольном матче.

Запуск нового продукта, услуги или масштабного проекта требует дальновидности. Плыть по течению может быть полезно для выполнения повседневных дел, но без руководства вы не сможете уложиться в жесткие сроки. План работы освещает путь.

Хорошо задокументированные цели, этапы и пункты действий побуждают продумать проект до его начала. А сложный план можно разбить на более мелкие задачи и свести все детали в единый документ. Дайте своей команде информацию о ходе выполнения проекта, чтобы при запуске вы забили тачдаун.

Что такое рабочий план?

Рабочий план – это документ, в котором отражены все детали проекта. Это не столько формальный документ, сколько живой, дышащий план, позволяющий отслеживать ход работ и вносить коррективы по мере их выполнения. Вся команда может ссылаться на него в течение всего процесса и быть уверенной в том, что все будет сделано – и сделано вовремя.

Вот что может включать в себя рабочий план в зависимости от масштаба проекта:

  • Исходные цели и задачи проекта
  • Обязанности заинтересованных сторон и вспомогательных членов команды
  • Предлагаемые сроки и предварительные даты исполнения
  • Предлагаемый бюджет и финансовые цели

Создание плана работ – это совместная работа, а не только задача руководителей групп и менеджеров проектов. Все участники могут обновлять и оптимизировать план по ходу проекта, получая обратную связь и придавая импульс каждому этапу. Кроме того, этот план является более полным, чем график проекта или список дел, поскольку в нем собрано все, что необходимо для выполнения работы.

Зачем создавать рабочий план?

Большие проекты требуют обширной документации, и если заметки о совещаниях и вики будут разбросаны повсюду, ваша команда будет тратить драгоценное время на их поиск. Рабочий план позволяет команде быстро находить ключевые детали и сроки исполнения в одном узле. Команда может предлагать изменения, уточнять инициативы и обсуждать наиболее эффективный рабочий процесс для вашего проекта.

Вот как план работы помогает добиться успеха:

  • Устанавливает ожидания – к моменту начала проекта все уже должны видеть (и утвердить) его план. Прежде чем приступить к работе, вся команда уже знает, что и когда нужно делать, и имеет возможность высказаться, если что-то не так.
  • Обеспечивает своевремен ное выполнение задач – хорошо продуманный рабочий план представляет собой дорожную карту с указанием сроков и задач проекта. Он дает вашей команде представление о том, как ее ежедневная работа вписывается в общую картину и график проекта, и позволяет проследить, как она продвигается.
  • Делитесь своими победами – следующим шагом после постановки целей является их достижение. При наличии четкого плана все знают, каковы ваши цели, и вы можете вместе праздновать их достижение. Коллективное вычеркивание задач из списка демонстрирует ощутимый прогресс.

3 типа рабочих планов

Ни один рабочий план не является одинаковым. Каждый из них, в зависимости от заинтересованных сторон и масштаба, будет иметь свои цели и детали.

Здесь приведены примеры рабочих планов для различных команд:

1. План работы сотрудников

Рабочий план сотрудника охватывает более короткие проекты. Сотрудники отдела продаж могут составить план новой инициативы по продажам, обзвонив на 30% больше людей и увеличив количество заключенных сделок на 15% по сравнению с прошлым кварталом. В таком рабочем плане необходимо предусмотреть место для контрольных проверок по ходу работы и список дел, в котором будут отражены контакты каждого сотрудника.

2. План работы менеджера

Рабочие планы менеджеров направлены на достижение целей высокого уровня, как для отдела, так и для всей команды. Менеджер по продажам может составить план работы, направленный на привлечение большего числа продавцов или создание рекламной кампании для привлечения потенциальных клиентов. В плане могут быть перечислены цели, например, увеличение объема продаж или повышение эффективности привлечения потенциальных клиентов, и указан бюджет для каждого этапа.

3. План работы владельца бизнеса

Владелец бизнеса видит все сверху вниз, поэтому такой план работы имеет более широкий охват. В нем могут быть описаны годовые цели продаж в масштабах всей компании или концепция совершенно новой услуги, включая метрики, маркетинговые исследования и структуру отчетности.

Как составить план работы, который приносит результат

Если вы сделаете несколько заметок и на этом закончите, это не даст вам успешного плана. Как и любая другая долгосрочная документация, ваш рабочий план нуждается в четких, организованных шагах с разбивкой на пункты действий и соответствующих знаний.

Вот шаги, которые необходимо предпринять, чтобы составить план, подходящий для вашей команды:

1. Установите свои цели

Начните с целей, независимо от проекта. Используйте SMART-цели (конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и своевременные), чтобы задать тон и определить миссию. Ваши цели не обязательно являются целью вашего рабочего плана; они просто позволяют вам понять, над чем вы работаете. Ваша цель может состоять в том, чтобы генерировать на 10% больше лидов, а план работы должен содержать описание того, как этого достичь.

2. Определить результаты

Эта часть посвящена действиям. Вам необходимо определить четкие задачи и конкретные результаты, которые приблизят Вас к достижению главной цели. Для поиска потенциальных клиентов можно запланировать покупку дополнительных рекламных площадей в Интернете или создание новых маркетинговых материалов для раздачи на конференциях.

3. Составить список ресурсов

В рабочем плане необходимо перечислить всех и все, что потребуется для выполнения проекта. Включите в него вики для членов команды и документацию по всем другим ресурсам, которые могут понадобиться, например, дополнительное офисное пространство, программное обеспечение для проектирования или материалы для обучения продажам.

4. Распределить обязанности команды

У вас уже есть список дел, поэтому распределяйте их соответствующим образом. Оцените возможности каждого и убедитесь, что у каждой задачи есть ответственный, и что каждый ответственный знает, что и когда он будет делать. Здесь должны быть прописаны обязанности каждого члена команды, начиная от совершения первых звонков по продажам и заканчивая печатью новых визитных карточек. Создайте коммуникационный поток, учитывающий все графики, конфликты и проблемы.

5. Установить сроки выполнения проекта

Организуйте свои проекты с помощью рабочего плана

Один пропущенный срок может сорвать весь график. Заранее установленные сроки выполнения проекта помогают всем справиться с поставленными задачами и определить примерную дату окончания проекта. Возможно, конференция по продажам состоится через два месяца, поэтому вашей команде необходимо напечатать листовки, прежде чем паковать чемоданы.

6. Установить бюджет

Сколько стоит новое программное обеспечение для дизайна в месяц? Какое рекламное пространство вы можете себе позволить? В вашем рабочем плане должны быть перечислены все расходы, связанные с достижением целей проекта; грамотный расчет бюджета позволит вам не выйти за рамки.

7. Перечислите риски и ограничения

Поскольку рабочий план является документом предварительного планирования, он представляет собой прекрасную возможность отразить возможные риски или препятствия, которые могут возникнуть в дальнейшем. Может быть, у одного из ваших лучших продавцов на время конференции запланирован отпуск, или у вашего дизайнера накопилась большая нагрузка и сроки создания графики увеличились. Ваш рабочий план – это место, где можно зафиксировать эти препятствия и провести мозговой штурм по их преодолению.

8. Выполнить

Теперь пришло время выполнять план работы. Поделитесь документом с командой и позвольте каждому прокомментировать график, список дел и другие заметки, чтобы обеспечить контроль над своей частью процесса.

Пересмотрите свой план на протяжении всего проекта, чтобы убедиться, что все идет по плану, и решить, что нужно изменить, если ваша команда считает, что можно было бы сделать лучше. А по завершении проекта проведите “посмертную” встречу, чтобы понять, что было сделано правильно, а что, возможно, потребует корректировки в будущем.

Планирование работы стало проще с помощью Notion

Ваш план – это только начало вашего следующего грандиозного проекта. Используйте один из шаблонов рабочего плана Notion, чтобы начать работу, и начните связывать его с другими документами, чтобы у вашей команды было все необходимое в одном месте.

Отслеживайте процесс планирования работы команды с помощью шаблона исследовательской доски или визуализируйте задачи с помощью простого шаблона ежедневника. Для более крупных предприятий шаблон управления проектами поможет создать план работы, который даст долгосрочные результаты.

Была ли эта статья полезной?
Нет 0
Просмотров: 11

Читать далее

Предыдущий: Как компания Notion построила систему управления продуктами для согласования действий каждой команды
Следующий: Ваше руководство по успешному завершению проекта