Управление проектами в том же инструменте, который вы используете для работы с документацией, означает, что контекст находится всего в одном щелчке мыши. Кроме того, команды получают больше результатов за меньшее время благодаря автоматизации и искусственному интеллекту Notion AI.
Если ваша команда использует один инструмент для управления проектами, а другой – для работы с документацией, производительность труда снижается. Члены команды часто переключают инструменты для поиска нужной информации, что прерывает рабочий процесс и снижает эффективность.
Вместо того чтобы платить за несколько специальных инструментов, почему бы не консолидировать всю работу в одном месте?
В Notion управление проектами связано с документами, заметками, вики и знаниями, которые поддерживают вашу работу, так что вы всегда понимаете, кто что делает – и почему.
В этом руководстве мы расскажем, как использовать базу данных “Проекты и задачи” для управления нагрузкой на команду и продвижения проектов. Вы узнаете, как автоматизация и искусственный интеллект Notion AI могут помочь вам справиться с повторяющейся работой.
Готовая система управления проектами для вашей команды
Чтобы начать управлять проектами и задачами в Notion, перейдите в меню Templates на боковой панели, найдите пункт Projects & tasks и продублируйте шаблон в рабочую область.
Теперь в рабочей области будут доступны две базы данных. Вот краткий обзор того, что можно с ними делать:
- Просмотр проектов и задач различными способами – В каждой базе данных имеются различные полезные представления, отфильтрованные и отсортированные для отображения подмножеств информации. Например, можно просматривать только текущие проекты или все проекты на временной шкале. Есть также макеты досок, на которых можно обновлять статус задачи или проекта простым перетаскиванием.
- Выявление блокирующих факторов, мешающих продвижению проекта – свойство “Блокировка” в базе данных проектов позволяет отметить проект, который должен быть завершен до начала выполнения другого проекта, что позволяет более точно расставить приоритеты в работе.
- Разделение больших задач на подзадачи – Используйте свойства “Подзадача” и “Зависимости” в базе данных “Задачи”, чтобы разбить задачи на управляемые этапы и более детально определить, что необходимо сделать.
- Добавление задач в соответствующие проекты – проекты и задачи связаны между собой через свойство relation. Это означает, что, добавляя новые задачи, вы можете связать их с соответствующим проектом.
- Визуализация того, насколько проекты близки к завершению – отображение процента завершения проекта в виде индикатора выполнения или кольца, чтобы знать, сколько еще осталось сделать. Это свойство сворачивания вычисляет, сколько связанных задач отмечено как “Выполнено”. Подробнее о связях и сворачиваниях можно узнать здесь.
- Планируйте спринты своей команды в Notion – если выбрать Projects, tasks & sprints в галерее шаблонов, то появится третья база данных, в которой можно планировать спринты и назначать задачи для каждого нового спринта. Подробнее о планировании спринтов можно узнать здесь.
Гибкий проектный трекер, адаптированный для вашей команды
Базы данных Notion являются абсолютно гибкими, и вы можете настраивать свойства и расположение каждой базы данных, чтобы адаптировать их к уникальному рабочему процессу вашей команды.
Чтобы добавить новое свойство в базу данных, перейдите в меню …, выберите пункт Свойства, а затем + Новое свойство.
Ниже приведены некоторые предлагаемые свойства для баз данных проектов и задач.
- Добавьте краткое описание проекта или задачи – Предоставив обзор проекта или задачи с помощью свойства Description, каждый сможет понять, о чем идет речь, просто взглянув на базу данных.
- Пометить сотрудников отдельно от владельцев – Используйте свойство Collaborators для пометки всех остальных участников проекта, чтобы было понятно, кто возглавляет инициативу, а кто вносит в нее свой вклад.
- Оценить объем работы, связанной с задачей, чтобы равномерно распределить его между членами команды – Некоторые задачи требуют больше усилий, чем другие. С помощью свойства Estimates (Оценка) можно оценивать задачи в зависимости от объема работы. Используйте метод определения размера футболки (S-XL), баллы или разработайте свою собственную систему оценки.
- Видеть, как пересекаются конкурирующие задачи в режиме просмотра временной шкалы – свойство “Зависимости” (видно только в режиме просмотра временной шкалы) позволяет наглядно соединить задачи, которые блокируют другие задачи.
Помимо добавления новых свойств, можно создать несколько пользовательских представлений базы данных. Например, можно создать отфильтрованные представления для отображения всех назначенных вам задач или проектов, над которыми вы сотрудничаете. Кроме того, базу данных задач можно сортировать по срокам выполнения, приоритету, проекту или дате создания.
Связь проектов и задач с совещаниями, документами и т.д.
Свойство Relation в Notion позволяет построить двустороннюю связь между одной базой данных и другой. Проекты и задачи уже связаны между собой, поэтому вы можете назначать задачи проекту и видеть степень завершенности проекта в зависимости от количества выполненных задач.
Создавайте дополнительные связи в рабочем пространстве, связывая проекты и задачи с другими базами данных. Это облегчает поиск нужной информации и позволяет всегда иметь под рукой контекст работы.
Чтобы добавить новую связь с базой данных, выберите пункт Relation в меню свойств + New. Выберите базу данных, с которой необходимо установить связь, и установите флажок Show on…, если хотите, чтобы свойство связи отображалось в другой базе данных.
Например, можно связать базу данных “Проекты” с базой данных “Заметки о совещаниях”, чтобы на странице проекта быстро появлялись соответствующие заметки о совещаниях без необходимости их поиска.
Или создайте связь с базой данных docs, чтобы получить доступ к полезной документации, такой как спецификации, PRD или RFC, со страницы проекта.
Все, кто работает над проектом, смогут быстро найти вспомогательную информацию и понять, почему их работа важна.
Упрощение и автоматизация рабочих процессов для вашей команды
Часто наиболее повторяющиеся задачи замедляют работу команды и тормозят прогресс.
Вместо того чтобы вручную добавлять новые задачи, обновлять статусы и писать проектные задания с нуля, можно значительно ускорить работу с помощью автоматизации.
Повторяющиеся шаблоны и кнопки Notion позволяют сократить количество ручных задач и упростить сложные рабочие процессы для всех.
Используйте повторяющиеся шаблоны для работы, которую вы выполняете постоянно
Шаблоны можно создавать в любой базе данных. Перейдите в выпадающий список рядом с пунктом New, выберите + Add new template и настраивайте страницу со всей необходимой информацией каждый раз, когда вы воссоздаете определенный вид документа.
Если вам необходимо регулярно повторять определенный шаблон, вы можете превратить его в повторяющийся. Для этого щелкните на меню … рядом с шаблоном и выберите пункт Repeat. Затем можно настроить периодичность появления новой записи в базе данных – ежедневно, ежемесячно и т.д.
Это удобно для повторяющихся задач, таких как написание еженедельной рассылки, ежедневных постов в социальных сетях или административных задач.
Завершение длительного рабочего процесса одним нажатием кнопки
Создайте кнопку в любом месте рабочей области для вставки блоков на страницу, добавления записей в базу данных или редактирования страниц в базе данных. Кнопки могут выполнять несколько действий одновременно, что позволяет сократить сложный процесс до одного нажатия.
Чтобы добавить кнопку, откройте меню / и выберите пункт Кнопка. Затем настройте кнопку и добавьте все необходимые действия.
Кнопки можно использовать для:
- Отправить срочный запрос на дизайн одним щелчком мыши – Настроить кнопку на добавление записи в базу данных запросов команды дизайнеров и добавить второй шаг для установки свойства “Приоритет” на новой странице на “Срочно”.
- Упрощение процесса сообщения об ошибках – Вы можете упростить процесс сообщения об ошибках, добавив кнопку, с помощью которой любой желающий может отправить ошибку в базу данных отслеживания ошибок инженерной группы. Автоматическое заполнение свойств – установите значение Date reported в сегодняшнюю дату и Reported by в значение того, кто нажмет на кнопку.
- Выполните сортировку просроченных задач – создайте кнопку, которая назначит все просроченные задачи тому, кто нажмет на эту кнопку. Это поможет нагнать просроченную работу и позволит всем знать, кто отвечает за выполнение этих задач.
Проекты на основе искусственного интеллекта
В Notion встроен помощник с искусственным интеллектом, который поможет решить любую задачу, не отрываясь от работы и не переключаясь на другую вкладку.
С помощью искусственного интеллекта Notion AI можно генерировать любые виды текста и даже автоматически заполнять свойства баз данных, чтобы сократить количество повторяющихся действий.
Создавайте все, что только можно представить, с помощью Notion AI
С помощью Notion AI можно писать и редактировать текст, расширять мышление с помощью мозгового штурма, создавать план действий для достижения любой цели и многое другое.
Вы сможете автоматизировать утомительные, повторяющиеся задачи и создавать документацию за минимальное время, освободив команду для важной работы.
Чтобы открыть меню Notion AI, нажмите пробел на новой строке. В этом меню можно выбрать такие опции, как написание текста с помощью искусственного интеллекта, генерация контента на основе информации на странице, мозговой штурм идей, составление плана документа и другие. Можно также просто начать вводить пользовательскую подсказку.
Вот лишь несколько способов использования Notion AI в управлении проектами:
- Составление кратких описаний проектов за считанные минуты – Notion AI может составить план проекта и завершить его с помощью нескольких последующих подсказок. Вы сможете подготовить весь проект с нуля за долю того времени, которое обычно требуется.
- Обзор документа с помощью резюме, создаваемого искусственным интеллектом. Добавив в документы резюме, создаваемое искусственным интеллектом, вы можете помочь членам команды войти в курс дела, не читая всю страницу от начала до конца. Вы можете добавить блок “Резюме” в верхнюю часть любой страницы или просто попросить искусственный интеллект Notion AI кратко изложить содержание.
- Извлечение элементов действий из любой страницы – После стартового совещания по проекту можно попросить Notion AI просмотреть записи совещания и выявить элементы действий. Вы мгновенно обнаружите все задачи, которые необходимо выполнить, и поместите их в базу данных задач, чтобы ничего не упустить.
- Составление дорожной карты для завершения проекта – Вы знаете, чего хотите достичь, но не знаете, как этого добиться. Почему бы не попросить Notion AI помочь вам составить “дорожную карту” проекта? Вы сможете продумать все шаги, необходимые для успешного завершения проекта.
Работайте быстрее с помощью автозаполнения с искусственным интеллектом
Добавьте свойство автозаполнения AI в базы данных проектов и задач для автоматического заполнения текстовых свойств новых записей в базе данных. Это позволит сократить объем повторяющейся работы и избежать появления в базе данных записей, содержащих лишь частичную информацию.
Перейдите к пункту Новое свойство в меню свойств базы данных и выберите 🪄Fill with AI.
Теперь вы можете выбрать из следующих вариантов, как именно Notion AI будет заполнять свойство:
- Автоматически обобщать запись в базе данных – Если выбрать пункт
Summary, то Notion AI автоматически создаст резюме содержимого страницы и отобразит его в виде свойства. Эта сводка обновляется по мере изменения содержимого страницы, что позволяет всем желающим в режиме реального времени получать представление о ходе выполнения проекта.
- Извлечение ключевой информации в представлении базы данных – Извлечение информации с помощью подсказки
Extract key info AI, которая выделит действия, которые необходимо выполнить, или основные выводы со страницы базы данных. - Создание пользовательской подсказки для вашего объекта – Вы также можете создать пользовательскую подсказку, указав Notion AI, что именно вы хотите отобразить. Попробуйте попросить ИИ сгенерировать историю пользователя для задачи, перечислить потенциальные риски, которые могут помешать выполнению задачи, или обобщить основные результаты, цели или метрики, связанные с проектом.