Разбивать задачи на управляемые этапы с подзадачами и зависимостями

Подзадачи и зависимости показывают, как связаны между собой все части задач и проектов. Вы можете определить масштаб задач, назначить отдельные шаги для членов своей команды и выявить все, что мешает продвижению.

При управлении загруженной работой команды база данных задач может стать хаотичной. Некоторые задачи выполняются быстро и легко, в то время как другие имеют гораздо более широкий масштаб и требуют выполнения множества шагов. Если все эти задачи расположены рядом друг с другом, это приводит к путанице, и трудно двигаться вперед, не зная, что делать дальше.

Если в базе данных задач более 50 строк, то подзадачи и зависимости помогут вам получить более четкое представление о том, что именно нужно сделать, разбив большие задачи на более мелкие действия.

Так легче определить этапы выполнения задачи, распределить нагрузку между членами команды, назначив конкретные шаги для разных членов команды, и определить, что должно произойти, чтобы задача была отмечена как “выполненная”.

Вы быстро обнаружите задачи, которые препятствуют продвижению вперед и должны быть выполнены раньше других.

Подзадачи и зависимости строятся с помощью свойств отношений Notion. В этом руководстве мы расскажем, как легко настроить и использовать подзадачи и зависимости для управления задачами.

Как использовать подзадачи в базе данных задач

Публикация контента, например, статьи в блоге, может показаться простой задачей, однако, как известно специалистам по маркетингу, она включает в себя множество этапов: от первоначального исследования и составления набросков до подготовки и рецензирования. Вероятно, потребуется участие двух или более членов команды, и даже после публикации поста у вас будет еще куча задач по его распространению и продвижению.

Допустим, вы добавили в свою базу данных задачу под названием “Опубликовать статью в блоге “10 способов использования искусственного интеллекта в маркетинге””. Вы можете сделать эту задачу родительской в своей базе данных, а затем создать подзадачи для исследования темы, набросков поста, написания черновика, отправки его на редактирование, рецензирования и публикации.

Некоторые из этих задач могут даже иметь свои собственные подзадачи. Например, публикация поста может включать в себя окончательный обзор и SEO-проверку, форматирование, добавление изображений, написание метаописания и загрузку в CMS.

Вот как создать свойство sub-item в базе данных задач:

• Щелкните на меню … в правом верхнем углу базы данных и выберите пункт Sub-items.
• В окне Sub-items вы создадите самосвязывающееся свойство. Вы можете переименовать свойства в "Sub-tasks" и "Parent tasks".
• Выберите команду Create (Создать).

Теперь в базе данных появятся два новых свойства: “Родительские задачи” и “Подзадачи”.

Любая задача в базе данных может иметь подзадачи, которые могут быть разбиты на более мелкие подзадачи.

Чтобы добавить подзадачи к любому элементу базы данных, достаточно навести курсор мыши, щелкнуть на появившемся выпадающем списке и добавить столько подзадач, сколько нужно. Подзадачи можно просматривать как в виде таблицы, так и в виде временной шкалы.

Как использовать зависимости в представлении временной шкалы

Используйте зависимости, чтобы пометить одну задачу как зависящую от другой.

Например, представьте, что вы работаете над запуском новой функции. Порядок выполнения задач очень важен, поскольку нельзя начинать публикацию руководств и материалов для электронной почты, пока не будет завершена работа над пользовательским интерфейсом.

Можно использовать зависимости в представлении временной шкалы, чтобы отмечать задачи, которые необходимо завершить до того, как вы перейдете к следующей. Это работает так же, как и подпункты, и является еще одним способом визуально связать работу.

Чтобы добавить зависимости в режиме просмотра временной шкалы, выполните следующие действия:

• Перейдите в меню … и выберите пункт Зависимости.
• Если в базе данных не существует никакой зависимости, то вам будет предложено ее создать. По умолчанию это будет самосвязь с названием Dependencies.
• Затем можно выбрать, как показывать зависимости – по родительским или подзадачам.
• Нажмите кнопку Создать новую зависимость.

При наведении курсора на любой элемент базы данных на временной шкале справа появится стрелка. Вы можете щелкнуть на стрелке и перетащить ее, чтобы соединить одну задачу с другой, создав зависимость, которая будет отображаться только на временной шкале.

Подзадачи и зависимости облегчают управление работой команды

Когда вы руководите быстро меняющейся командой, расстановка приоритетов и отслеживание работы каждого является серьезной проблемой. С помощью подзадач и зависимостей можно управлять повседневной работой команды и одновременно добиваться прогресса в достижении более крупных целей.

Подзадачи и зависимости помогают:

• Разбивать задачи на подзадачи – Многие задачи в базе данных задач слишком обширны, чтобы выполнить их за один шаг, и фактически требуют нескольких действий со стороны более чем одного члена команды. Разбивка таких больших задач на отдельные шаги облегчает постановку и выполнение того, что должно быть сделано.
• Помощь членам команды в совместной работе над задачами – Разбив задачу на отдельные подзадачи, вы можете делегировать или назначить выполнение этих мелких задач различным членам команды. Это помогает команде сотрудничать, и каждый вносит свой вклад в достижение поставленных целей.
• Выявление препятствий, мешающих продвижению вперед – Иногда прогресс останавливается из-за невозможности двигаться вперед до тех пор, пока не будет выполнена определенная задача. Зависимости позволяют определить, когда это происходит, и расставить приоритеты и двигаться дальше.

Способы просмотра подзадач и зависимостей на странице

При открытии страницы в базе данных можно отобразить подпункты и зависимости в виде отношений в верхней части страницы.

В качестве альтернативы можно выбрать отображение подпунктов в виде раздела страницы, тогда при открытии задачи сразу будет понятно, что представляют собой все подзадачи. В разделе подпунктов можно щелкнуть на меню опций … и выбрать соответствующие свойства, которые необходимо отобразить (статус, назначенный исполнитель, срок выполнения и т.д.). Отображение подзадач в виде отдельного раздела страницы также упрощает добавление новых задач на страницу.

Подпункты базы данных можно использовать по-разному

Подзадачи и зависимости в первую очередь предназначены для управления задачами и проектами.

Однако вы можете использовать эти свойства для любых целей.

Например:

• Разделите ваши OKR на мини-цели – создайте свойство подпункта в базе данных OKR вашей компании и переименуйте его в “Подцели” или “Мини-цели”. Затем можно добавлять более мелкие цели, которые будут складываться в общие цели на месяц, квартал или год.
• Создание родительских и дочерних команд в оргсхеме – С помощью свойства “Подпункт” можно создать базу данных оргсхемы, в которой будет видно, как каждый крупный отдел делится на более мелкие команды.
• Запись ежемесячных и еженедельных обновлений в базе данных документов – Ежемесячные обновления могут стать родительскими элементами, а каждое еженедельное обновление – подэлементом для соответствующего месяца.