Связь и свертывание

Вы когда-нибудь хотели соединить данные между двумя таблицами? Вам повезло! Свойство relation в Notion призвано помочь вам выразить полезные отношения между элементами в разных базах данных 🛠.

Что такое отношение базы данных?

Допустим, у вас есть две базы данных для вашего теоретического бизнеса 😉

Одна, которая отслеживает клиентов

Одна – для отслеживания купленных товаров.

Вы хотите знать, какие клиенты купили какие товары, а также какие товары были куплены какими клиентами. Это работа для отношений!

• В двух приведенных выше таблицах столбцы с надписями ↗ Items Purchased ( Приобретенные товары ) и ↗ Customers ( Пользователи ) являются свойствами отношения, которые можно добавить, как и любое другое свойство базы данных.
• Здесь, когда вы добавляете купленный товар в базу данных Customers ( клиенты ), которые его купили, автоматически появляются в столбце ↗ Customers ( Пользователи ) в базе данных Items ( Предметы ) .

Примеры использования

• Свяжите вашу базу данных ресторанов с базой данных районов, чтобы вы могли сразу увидеть, какие рестораны находятся в каких районах.
• Свяжите базу данных записей о встречах с базой данных клиентов, чтобы обеспечить быстрый доступ к записям, относящимся к каждому клиенту.
• Свяжите базу данных задач с базой данных крупных проектов, чтобы понять, как проекты разбиваются на задачи и как задачи способствуют реализации проектов.
• Свяжите базу данных кандидатов с базой данных интервьюеров, чтобы отслеживать, кто с кем проводил интервью.

Создание отношения

Чтобы связать две базы данных, вам нужны две базы данных. Итак, предположим, что вы создали базы данных Customers ( пользователи ) и Items ( предметы ) выше для целей данного руководства.

• Добавьте новый столбец/свойство в базу данных Customers.
• Дайте ему имя в поле, например, Items Purchased ( Приобретенные товары ).
• Выберите Relation ( Связь ) в меню Property type ( Тип имущества ).

• Нажмите на выпадающий список и найдите базу данных, с которой вы хотите создать связь.
• Нажмите синюю кнопку Create relation ( Создать связь ).
• Вы увидите, как в другой базе данных появится новый столбец, показывающий двустороннюю связь. Теперь все, что вы добавите в один из столбцов связи, будет влиять и на другой.
  • Переименуйте этот столбец, щелкнув по нему.

• Теперь, когда вы щелкаете по ячейке в любом из столбцов отношений, появляется меню, в котором вы можете искать и выбирать элементы из другой базы данных для добавления.
  • Например, так можно добавить, какую одежду купил каждый клиент.
  • В базе данных Items ( Предметы ) в столбце Связь появятся имена покупателей, указывающие на то, что они были покупателями.
  • Чтобы добавить сразу несколько элементов, нажмите синий + . Чтобы удалить элемент, нажмите на красный X .

• Изменения работают в обоих направлениях. Так, если вы добавляете клиента в базу данных Items ( предметы ) в колонке relation, изменение появляется в базе данных Customers ( клиенты ).

Просмотр и удаление связанных страниц

Когда вы создаете связь, вы, по сути, добавляете страницы Notion, хранящиеся в одной базе данных, в поле свойств другой.

• Эти страницы можно открывать и редактировать, как и любые другие! Щелкните по странице в колонке связи. Затем щелкните на ней еще раз в появившемся окне.
• Вы также можете удалить любую связанную страницу, нажав на красный X .

Связать базу данных с самой собой

Допустим, вы хотите, чтобы элементы одной и той же базы данных были связаны друг с другом. Например, у вас есть база данных задач, и вы хотите, чтобы каждая задача была связана с другими задачами.

Они могут быть связаны двумя способами:

• Как односторонняя связь (без синхронизации).
• Двусторонняя связь (синхронизация в обоих направлениях).

Независимо от этого, начните с создания нового отношения. Затем найдите и выберите базу данных, в которой вы сейчас работаете.

Без синхронизации

Если вы хотите, чтобы задачи были просто связаны между собой – то есть вы хотите выполнять их в одно и то же время, или они являются частью примерно одного и того же типа работы – вы можете создать связь, которая синхронизируется только в одну сторону.

• После того как вы связали свою базу данных с самой собой, выберите Use the same property ( Использовать одно и то же свойство ). Это приведет к тому, что ваше отношение будет синхронизироваться только в одном направлении.

Синхронизация в обоих направлениях

Если вы хотите, чтобы некоторые задачи в вашей базе данных принадлежали другим задачам, вы можете создать отношение, которое синхронизируется в обоих направлениях. Для любой задачи можно увидеть, какие подзадачи она включает, или в какую родительскую задачу она входит.

• После того, как вы связали свою базу данных с самой собой, выберите Create a new property ( Создать новое свойство ). Ваше отношение создаст два новых столбца, которые будут синхронизироваться двумя способами.

Свертки

Свертки помогают агрегировать данные в базе данных на основе отношений. Возвращаясь к приведенному выше примеру с клиентами и товарами, предположим, что вы хотите узнать, сколько потратил каждый клиент, исходя из того, что он купил.

• Сначала создайте отношение, чтобы знать, кто что купил.
• Добавьте новый столбец/свойство и выберите Rollup ( Свернуть) в меню Property type ( Тип свойства ). Дайте ему описательное имя.

• При нажатии на любую ячейку в столбце сворачивания появится новое меню с запросом:
  • Свойство отношения, которое вы хотите свернуть.
  • Свойство тех связанных страниц, которые вы хотите свернуть.
  • Расчет, который вы хотите применить к ним.
• Так, в нашем примере вы хотите развернуть свойство отношения Items Purchased ( Приобретенные товары ) и свойство Price ( Цена ) на этих страницах. Затем вы выберете Sum в качестве расчета.
  • В результате суммирования цен каждого элемента, связанного с именем клиента, вы получите общее количество потраченных им долларов в столбце сворачивания.

Типы сворачивания

Существует 17 различных расчетов, которые можно применить в качестве сворачивания. Вот все из них:

• Show original ( Показать оригинал ): Это просто показывает все связанные страницы в одной ячейке. Это то же самое, что и само свойство отношения.
• Show unique values ( Показать уникальные значения ): Показывает каждое уникальное значение в выбранном свойстве для всех связанных страниц.
• Count all ( Подсчитать все ): Подсчитывает общее количество значений в выбранном свойстве для всех связанных страниц.
• Count unique values ( Подсчитать уникальные значения ): Подсчитывает количество уникальных значений в выбранном свойстве для всех связанных страниц.
• Count empty ( Счетчик пустой ): Подсчитывает количество связанных страниц с пустым значением для выбранного свойства. Так, если у одного товара, который купил покупатель, не было цены, и это было выбранное свойство, в столбце развертки будет написано 1.
• Count not empty ( Счетчик не пустой ): Подсчитывает количество связанных страниц с присвоенными значениями для выбранного свойства.
• Percent empty ( Процент пустых ): Показывает процент связанных страниц без значений для выбранного свойства.
• Percent not empty ( Процент не пустых ): Показывает процент связанных страниц со значением для выбранного свойства.

Эти расчеты сворачивания доступны только для свойств Number ( число ) :

• Sum ( Сумма ): Вычисляет сумму числовых свойств для связанных страниц (как описано выше).
• Average ( Среднее ): Вычисляет среднее значение числовых свойств для связанных страниц.
• Median ( Медиана ): Находит медиану числовых свойств для связанных страниц.
• Min ( Минимум ): Находит наименьшее число в числовом свойстве для связанных страниц.
• Max (Максимум ): Находит наибольшее число в числовом свойстве для связанных страниц.
• Range (Диапазон): Вычисляет диапазон между наибольшим и наименьшим числами в числовом свойстве для связанных страниц (Max – Min).

Эти расчеты сворачивания доступны только для свойства Date  ( Дата ):

• Earliest date ( Самая ранняя дата ): Находит самую раннюю дату/время в свойстве date для всех связанных страниц.
• Latest date ( Последняя дата ): Находит самую позднюю дату/время в свойстве даты для всех связанных страниц.
• Date range ( Диапазон дат ): Вычисляет промежуток времени между самой поздней и самой ранней датами в свойстве date для связанных страниц.

Агрегированные сворачивания

Как в таблицах, так и в таблицах-досках вы можете применять вычисления к столбцу сворачивания, чтобы получить представление о суммах, диапазонах, средних значениях и т.д. для всей базы данных.

• Допустим, в нашем примере вы хотите найти общую сумму денег, потраченных всеми клиентами.
• В нижней части таблицы  Customers ( Клиенты ), под столбцом свернуть, нажмите Calculate ( Вычислить ).
• Выберите  Sum ( Сумма ), чтобы сложить все значения в этом столбце и получить общий итог.