Использование формулы голосования в общей базе данных дает право голоса членам команды и способствует повышению прозрачности работы всей компании.
Для команд любого размера (особенно для удаленных команд!) важно, чтобы голос сотрудников был услышан. Это может быть нелегко сделать во время общего звонка в Zoom с трехзначным числом участников.
Если речь идет о выборе наиболее актуальных вопросов для обсуждения на следующем общем собрании или о голосовании команды инженеров по поводу того, какая функция продукта должна быть следующей в очереди на разработку, то формула upvote в вашей базе данных позволяет каждому участвовать в принятии решений.
Таким образом, руководители получают прозрачную информацию о том, что наиболее важно для их команды, и могут учитывать их мнение при принятии важных решений. Создание базы данных для голосования и принятия решений всем коллективом помогает людям почувствовать свою значимость и причастность к наиболее важным аспектам вашего продукта или бизнеса.
Как ваша команда может использовать систему голосования
Вспомните, сколько раз вы просили членов команды поднять руки, чтобы проголосовать за что-либо, или пытались собрать отзывы в окне чата или в потоке Slack. Эта база данных “за” пригодится вам в любой момент, когда вы захотите, чтобы люди предложили новые идеи или поделились своим мнением, и она может помочь вам расставить приоритеты в зависимости от того, за что ваша команда голосует чаще всего.
Вот несколько ситуаций, в которых команды могут найти полезным использование upvote.
- Общие собрания – общие собрания могут быть хаотичными, особенно по мере роста организации. Бывает трудно сосредоточиться и рассказать о том, что важно для вашей команды. Чтобы подготовиться к совещанию, участники могут ввести вопросы в базу данных, вся команда может проголосовать за них, и ответы будут получены на вопросы, набравшие наибольшее количество голосов. Можно даже делать заметки непосредственно на страницах с вопросами, чтобы к ответам можно было вернуться позже.
- Функции продукта – у вашей команды разработчиков, скорее всего, есть масса идей по поводу новых функций, и важно иметь базу данных для учета всех этих предложений. Перед тем как принять решение о том, какие функции ваша команда будет создавать дальше, проведите голосование. Таким образом, учитываются распределенные члены команды, и это помогает выстроить рамки обсуждения (вместо свободного обсуждения каждой идеи). Можно даже расширить практику голосования, разрешив голосовать другим командам в организации, используя их опыт работы с пользователями или потенциальными клиентами.
- Обратная связь с пользователями – прислушиваясь к мнениям пользователей, можно найти пути улучшения и решения проблем. Создайте базу данных, чтобы сотрудники службы поддержки могли регистрировать отзывы пользователей. Когда другой сотрудник службы поддержки столкнется с таким же отзывом, он сможет пометить себя, тем самым решая наиболее часто встречающиеся проблемы пользователей.
- Решения по брендингу – дизайнеры, которые надолго погрузились в проект ребрендинга, будут рады постороннему мнению при принятии окончательного решения о том, какой дизайн будет выбран. Когда выбор будет сужен до нескольких вариантов, можно создать базу данных с галереей, в которой будут представлены все ваши проекты, встроить функцию голосования и предложить остальным членам организации выбрать понравившийся вариант.
Вы можете использовать upvote для сбора информации о настроениях в коллективе и быстро организовать или расставить приоритеты в работе на основе результатов голосования. Это способствует развитию коммуникации и дает возможность членам команды высказать свое мнение о том, что происходит в вашей организации.
Как создать базу данных с системой голосования
У нас в компании Notion есть база данных, в которую мы заносим вопросы и темы для обсуждения на общих собраниях.
Чтобы создать собственную базу данных, начните с создания таблицы, в которую будут добавляться вопросы для голосования – как мы уже говорили, это могут быть вопросы для общих собраний, функции продукта для создания или даже любимая начинка для пиццы сотрудников. Если вы новичок в работе с базами данных, мы предлагаем вам руководство, в котором рассказывается о различных типах баз данных Notion и о том, как их создавать.
Затем добавьте свойство Created By. Оно будет автоматически заполняться человеком, который создает запись в базе данных. Вы увидите, что мы переименовали это свойство в “Asked By”, чтобы показать, что это тот, кто предлагает вопрос.
Чтобы добавить в свою базу данных возможность голосования “за”, необходимо добавить свойство Person. Вы можете назвать его “Upvoted By”. В этом столбце люди будут отмечать себя для голосования.
Далее необходимо добавить свойство Formula. Щелкните на свойстве и выберите пункт Edit formula. Здесь можно вставить следующую формулу:
if(empty(prop(“🔺 Upvoted By”)), 1, length(prop(“🔺 Upvoted By”)) – length(replaceAll(prop(“🔺 Upvoted By”), “,”, “”))) + 2)
Эта формула работает путем сложения количества людей, отмеченных в столбце “Upvoted By”. Length означает длину строки, и в данном случае это свойство “Upvoted By”, на которое ссылается следующий набор скобок (prop(“🔺 Upvoted By”)). Таким образом, в столбце “Upvoted By” будет отображаться общее количество людей, получивших метки, или upvotes.
Обратите внимание, что если свойство Person называется как-то иначе, чем “Upvoted By”, то вам придется изменить этот раздел в формуле на точное соответствие названию.
При использовании этой формулы число голосов “за” по умолчанию будет равно единице, что предполагает, что тот, кто создал предложение, также проголосует за него. Каждый раз, когда кто-то другой отмечает себя в колонке “Upvoted By”, к общему числу голосов прибавляется один.
Настройка базы данных вашей команды
Имеет смысл отсортировать базу данных таким образом, чтобы страницы, набравшие наибольшее количество голосов, находились вверху. Для этого в правом верхнем углу базы данных нажмите кнопку Сортировка и + Добавить сортировку. Из выпадающего списка выберите Upvotes и выберите Descending.
Кроме того, вы не хотите, чтобы в вашей базе данных появлялись вопросы, на которые уже были получены ответы. Чтобы сфокусироваться на вопросах, требующих внимания, добавьте свойство Select для присвоения тегов типа “Ответил” и “Не ответил”. То же самое относится и к созданным функциям. Можно назначить свойства Select для “Построена”, “На очереди” или “Рассматривается”.
Затем можно отфильтровать базу данных, чтобы в ней отображались только вопросы, требующие ответа. В меню базы данных нажмите Filter (Фильтр). В раскрывающемся списке выберите свойство Status, выберите Is и Unanswered. Теперь вопросы с ответами не будут отображаться в этом представлении, но они по-прежнему будут надежно храниться в базе данных. Просто не забудьте присвоить “Answered” вопросам, на которые вы… отвечаете.