Совместный доступ и разрешения

Ноушен создан для совместной работы, поэтому есть несколько способов поделиться контентом, который вы создаете, с другими людьми. Наши уровни разрешений гарантируют, что они получат доступ к этому контенту именно так, как вы этого хотите 📣.

Способы совместного использования

Существует несколько различных способов поделиться страницами и базами данных, которые вы создаете в Ноушен, с людьми внутри и за пределами вашего рабочего пространства. Ниже приведен обзор всех способов предоставления общего доступа.

Для начала, вот краткий обзор меню Share ( Поделиться ) , которое можно щелкнуть в правом верхнем углу вашей страницы. На мобильных устройствах для получения тех же опций нажмите на значок поделиться рядом с символом ••• в правом верхнем углу.

• Существуют различные разделы меню share, выпадающий справа список которых указывает на уровень доступа к ним.
• Используя приведенный выше пример:
  • Everyone at Engineering — означает, что доступ к этой странице имеют все, кто находится в командном пространстве.
  • More people with access — это участники и гости, имеющие доступ по другим причинам, например, находясь в определенной группе.
  • stephanie@toolsforthought.xyz — является примером гостя страницы, приглашенного не из рабочей области, — она может просматривать только эту страницу.
• В нижней части меню общего доступа есть пункт Copy link в буфер обмена, чтобы можно было передать ее кому угодно. Здесь можно управлять тем, кто имеет доступ к странице:
• Invite only («Только по приглашению»)
• Anyone with a link in [workspace] («Любой, кто имеет ссылку в [рабочем пространстве]»)
• Anyone in [workspace] («Любой в [рабочей области]»).
• Функция Invite позволяет добавлять на страницу людей как внутри, так и вне рабочей области, используя их адрес электронной почты.
• Внешние пользователи будут добавлены в качестве гостей.
• С помощью выпадающих меню можно назначить гостям и другим членам рабочей области уровень доступа:

Обмен информацией со всеми участниками рабочего пространства

Вы можете сотрудничать с другими людьми в Ноушен, добавляя их в качестве участников в свое рабочее пространство. Это могут быть ваши коллеги по работе, друзья или любые другие люди, с которыми вы хотите работать над страницами.

Существует несколько способов предоставить доступ к страницам Ноушен всем участникам рабочей области, чтобы вы могли работать вместе:

• Создайте страницу в любом пространстве команд по умолчанию в боковой панели. Наведите курсор на название пространства команд по умолчанию и нажмите на появившуюся кнопку +.
• Перетащите страницу в стандартное командное пространство на боковой панели. При этом она автоматически становится доступной для всех.

Совместное использование с командным пространством

Teamspaces — это специальная область для каждой команды в вашей организации или компании. Каждое командное пространство имеет своих участников и уровни прав, которые могут быть настроены владельцами командных пространств. Подробнее о добавлении участников и назначении прав доступа в командных пространствах →

Вы можете обмениваться страницами Ноушен с любым пространством коллективной работы, членом которого вы являетесь:

• Создайте страницу в пространстве командной строки на боковой панели. Наведите курсор на название пространства коллективной работы и нажмите на появившуюся кнопку +.
• Перетащите страницу в область коллективной работы на боковой панели. При этом она автоматически становится доступной для участников этого пространства.

Поделиться с отдельными членами команды

Иногда требуется предоставить общий доступ к странице только некоторым членам рабочей области — например, к документу о совещании, которым вы делитесь с руководителем, или к заметкам для небольшой проектной группы.

• Нажмите кнопку Share (Поделиться) в правом верхнем углу частной страницы, которую вы хотите открыть для этих пользователей.
• Добавьте участников, введя их адреса электронной почты и нажав кнопку Invite (Пригласить). В окне приглашения можно задать уровни их доступа в раскрывающемся списке.
• При поиске людей вы увидите имена под надписью In page (На странице) или Not in page (Не на странице), что указывает на то, что у них уже есть доступ.

• Страницы, которыми вы поделились только с несколькими участниками, но не со всей рабочей областью, будут отображаться в разделе "Shared" (Общие) на боковой панели. Перетащите их в область коллективной работы, чтобы открыть к ним доступ всем членам этой области.
• Если в разделе "Shared" (Общие) находится более 7 страниц, можно выбрать, какие из них следует сохранить на боковой панели.

Поделиться с группами

Чтобы упростить обмен информацией с часто используемыми группами (например, с инженерной группой или командой сообщества вашей компании), вы можете создать собственные группы участников и назначить им права доступа к страницам как подразделениям.

Подробнее о группах и групповых разрешениях можно узнать здесь →

Ниже приведены краткие инструкции по групповому использованию:

• Перейдите в раздел Settings & members (Настройки и участники), и вы увидите список всех ваших участников и гостей. В верхней части этого списка щелкните на заголовке Groups (Группы).
• Нажмите кнопку Create a group (Создать группу), дайте ей название и добавьте нужных участников.
• Чтобы поделиться страницей с определенной группой, перейдите к разделу Share (Поделиться) в правом верхнем углу этой страницы и нажмите кнопку Invite (Пригласить). В появившемся всплывающем окне приглашения вы увидите список ваших групп:

Обмен информацией за пределами своей команды

Вы можете приглашать на страницы в качестве гостей людей, не входящих в ваше рабочее пространство. Допустим, вы хотите поделиться страницей Ноушен с нанятым вами внешним подрядчиком. Или, возможно, вы сами являетесь подрядчиком и хотите поделиться страницей с клиентом. Это идеальное решение.

Подробнее о гостях можно узнать здесь →

Быстрые инструкции для передачи гостям:

• Нажмите кнопку Share в правом верхнем углу страницы Ноушен, которую вы хотите открыть для внешнего доступа.
• Добавьте участников, введя их адреса электронной почты и нажав кнопку Invite (Пригласить). В окне приглашения можно задать уровни их доступа.
• Все, кого вы пригласите таким образом, получат электронное письмо со ссылкой на страницу, которую вы пригласили просматривать или редактировать.
• Если вы хотите увидеть всех гостей в вашей рабочей области и страницы, к которым они имеют доступ, перейдите в раздел Members (Участники) раздела Settings & members (Настройки и участники) и перейдите на вкладку Guests (Гости).
• В этом же окне можно удалить гостей из рабочей области, изменить уровни их доступа или преобразовать их в полноправных членов.

Поделиться в Интернете

Чтобы сделать страницу Ноушен доступной для просмотра в виде сайта в Интернете или поделиться ею с людьми, не использующими Ноушен, можно включить опцию "Share to the web". Любой, у кого есть ссылка, сможет ее увидеть.

Подробнее о публичных страницах можно узнать здесь →

Краткие инструкции по приданию страницам публичного характера:

• На странице нажмите кнопку Share в правом верхнем углу.
• В разделе Publish (Публикация) выберите Publish to web (Опубликовать в Интернете).
• При желании можно включить эту опцию:
  • Link expires: (Срок действия ссылки истек:)
  • Allow duplicate as template (Разрешить дублирование в качестве шаблона)
  • Allow editing (Разрешить редактирование)
  • Allow comments (Разрешить комментарии)
  • Search engine indexing (индексация в поисковых системах)

Уровни разрешений

Именно здесь возможности совместного использования Ноушен становятся более тонкими и детализированными. Для каждого человека или группы, с которыми вы делитесь, можно назначить свой уровень доступа. Например, это полезно, если:

• Вы хотите, чтобы страницу могли редактировать только несколько человек, а все остальные ее читали.
• Вы хотите, чтобы некоторые страницы были видны только определенной команде.
• Вы хотите собирать комментарии только к тому или иному произведению.

Как редактировать права доступа

Когда вы приглашаете кого-либо на страницу или нажимаете кнопку "Share" (Поделиться), справа от людей или групп появляются выпадающие меню, позволяющие выбрать уровень доступа: "Full access" (Полный доступ), "Can edit" (Можно редактировать), "Can comment" (Можно комментировать) и "Can view" (Можно просматривать).

• Full access: Люди, имеющие полный доступ к странице, могут редактировать любое ее содержимое и предоставлять доступ к ней всем желающим, используя все механизмы, описанные в данном руководстве.
• Can edit: Выберите этот уровень доступа для людей или групп, которые должны иметь возможность редактировать содержимое страницы, но не делиться им.
• Can edit content: Этот уровень прав встречается только на страницах базы данных. Он позволяет людям или группам создавать и редактировать страницы в базе данных, а также изменять значения свойств этих страниц. Однако они не смогут изменять структуру базы данных и ее свойства, представления, сортировки или фильтры. Подробнее о базах данных можно узнать здесь →
• Can comment: Выберите этот уровень доступа для людей и групп, которые должны иметь возможность только комментировать содержимое страницы, но не редактировать ее. Они также не могут передавать страницу другим пользователям.
• Can view: Люди с этим уровнем доступа могут читать содержимое страницы, но не комментировать и не редактировать его. Они также не могут делиться страницей с другими пользователями.

Как ограничить, расширить и восстановить права доступа к подстраницам

По умолчанию любая страница, вложенная в другую страницу (дочерняя страница), наследует те же права, что и страница, в которую она вложена (родительская страница). Однако вы можете назначить более высокие или низкие уровни прав для вложенных страниц, чтобы удовлетворить свои потребности.

Например: На приведенном ниже снимке экрана все сотрудники Acme Inc. имеют доступ с правом комментирования к вики-сайту Engineering Wiki и всем его подстраницам. Fig — единственный член команды, который может вносить правки или делиться ими с другими людьми.

• На такой вложенной странице, как страница «Engineering Guidelines», может потребоваться расширить права доступа, чтобы разрешить участнику, гостю, группе прав или всей рабочей области права выше, чем Can comment. В раскрывающемся списке уровней прав для этого примера можно выбрать Can edit или Full access.
  • Обратите внимание, что уровень прав «Engineering Guidelines» определяется родительской страницей «Engineering Wiki», но его можно переопределить.
• На вложенной странице можно ограничить права доступа, чтобы пользователи, гости, группы прав или вся рабочая область не могли оставлять комментарии или вообще не видели страницу. В раскрывающемся списке уровней прав для данного примера можно выбрать Can comment или No access.
  • Обратите внимание, что после удаления доступа для всех сотрудников Acme Inc, теперь подстраницу "Backend" смогут видеть и редактировать только Фиг и Лорен. Считайте, что это «секретная страница» 🔮.
• При ограничении прав доступа к подстранице в верхней части меню Share появляется кнопка Restore. С ее помощью можно вернуть разрешения по умолчанию и унаследовать их от родительской страницы.

Прекратить совместное использование

Если у вас есть полный доступ к странице, вы можете в любой момент запретить ее передачу кому-либо.

• Самый быстрый способ — переместить страницу из раздела Workspace или Shared в боковой панели в раздел Private. Однако убедитесь, что это действительно то, что вы хотите сделать, поскольку все остальные потеряют доступ.
• Нажмите кнопку Share в правом верхнем углу страницы и отключите доступ для рабочей области, отдельных пользователей, групп или публики. Можно также выбрать пункт Remove (Удалить) в раскрывающемся списке рядом с любым из этих пунктов.
• Для гостей нажмите кнопку Share и выберите Remove из выпадающего списка рядом с их именами. Можно также перейти в раздел Настройки и участники, прокрутить страницу вниз, чтобы найти нужных гостей, щелкнуть на раскрывающемся списке справа от их имен и нажать кнопку Remove (Удалить).

Узнайте, кто поделился страницей

О том, кто еще имеет доступ к странице, можно узнать по их аватарам/фотографиям профиля, которые отображаются в строке в самом верху страницы.

• Если человек в данный момент не просматривает страницу, то аватар отображается выцветшим.
• Если человек в данный момент находится на странице, то аватар отображается нецветным.
• При наведении курсора на аватар можно увидеть имя человека, его электронную почту и время последнего посещения страницы.
• Если щелкнуть на активном аватаре, то можно перейти к той части страницы, где он читает или набирает текст.
• Если люди одновременно работают над одной и той же страницей, их аватары будут перемещаться рядом с блоками, которые они просматривают или редактируют.
• Нажмите кнопку --- в правом верхнем углу любой страницы и посмотрите на нижнюю часть появившегося меню. Вы увидите, кто и когда последний раз редактировал страницу.

Если у вас нет доступа к странице, то вместо названия страницы появится надпись No access.

• При нажатии на эту кнопку появляется меню, в котором можно оставить сообщение и запросить доступ к странице.
• Это уведомляет создателей или редакторов страницы. Они могут принять или отклонить запрос на доступ.

Настройки безопасности для совместного использования

Если у вас есть подписка на план Enterprise Plan и вы являетесь владельцем рабочей области, вы можете предотвратить совместное использование содержимого, включив определенные параметры безопасности. Свяжитесь с отделом продаж, чтобы узнать больше о нашем плане Enterprise.

• Перейдите в раздел Settings & members в верхней части левой боковой панели.
• В боковой панели появившегося окна нажмите Settings (Настройки).
• Прокрутите страницу вниз до раздела Security & identity (Безопасность и идентификация), где вы найдете эти тумблеры:

У вас еще остались вопросы? Отправьте нам сообщение