Разбивайте задачи на управляемые шаги с подзадачами и зависимостями

Подзадачи и зависимости показывают, как связаны между собой все части ваших задач и проектов. Вы можете определить масштаб задач, назначить отдельные шаги членам вашей команды и выявить все, что препятствует вашему прогрессу.

При управлении занятой командой ваша база данных задач может стать хаотичной. Некоторые задачи выполняются быстро и легко, в то время как другие имеют гораздо более широкий масштаб и требуют множества шагов. Наличие всех этих задач рядом друг с другом приводит к путанице, и трудно двигаться вперед, когда не знаешь, что делать дальше.

Если в вашей базе данных задач более 50 строк, подзадачи и зависимости помогут вам получить более четкое представление о том, что именно нужно сделать, разбив большие задачи на более мелкие действия.

Так легче определить шаги по выполнению задачи, распределить нагрузку между членами команды, назначив конкретные шаги разным членам команды, и определить, что должно произойти, чтобы задача была отмечена как “выполненная”.

Вы быстро обнаружите задачи, которые тормозят ваш прогресс и должны быть выполнены раньше других.

Подзадачи и зависимости строятся с помощью свойств отношений Notion. В этом руководстве мы расскажем, как легко настроить и использовать подзадачи и зависимости для управления задачами.

Как использовать подзадачи в базе данных задач

Публикация контента, например, статьи в блоге, может показаться простой задачей, но, как известно командам маркетологов, она включает в себя множество этапов: от первоначального исследования и составления плана до подготовки и рецензирования. Возможно, для этого потребуется участие двух или более членов команды, и даже после публикации поста у вас будет еще куча задач по его распространению и продвижению.

Допустим, вы добавили в свою базу данных задачу под названием “Опубликовать статью в блоге “10 способов использования искусственного интеллекта в маркетинге””. Вы можете сделать эту задачу родительской в своей базе данных, а затем создать подзадачи для исследования темы, набросков поста, написания черновика, отправки его на редактирование, рецензирования и публикации.

Некоторые из этих задач могут даже иметь свои собственные подзадачи. Например, публикация поста может включать в себя окончательный обзор и SEO-проверку, форматирование, добавление изображений, написание мета-описания и загрузку в вашу CMS.

Вот как создать свойство подпункта в базе данных задач:

• Нажмите на меню … в правом верхнем углу базы данных и выберите Sub-items.
• В окне Sub-items вы создадите самосвязанное свойство. Вы можете переименовать свойства в “Подзадачи” и “Родительские задачи”.
• Выберите Create.

Теперь вы увидите два новых свойства в базе данных, одно для “Родительских задач” и одно для “Подзадач”.

Любая задача в вашей базе данных может иметь подзадачи, которые могут быть разбиты на более мелкие подзадачи.

Чтобы добавить подзадачи к любому элементу базы данных, просто наведите курсор, нажмите на появившийся выпадающий список и добавьте столько подзадач, сколько вам нужно. Подзадачи можно просматривать как в виде таблицы, так и в виде временной шкалы.

Как использовать зависимости в представлении временной шкалы

Используйте зависимости, чтобы пометить задачу как зависимую от другой.

Например, представьте, что вы работаете над запуском новой функции. Порядок выполнения задач очень важен, поскольку вы не можете начать публикацию руководств и содержимого электронной почты, пока не закончите работу над пользовательским интерфейсом.

Вы можете использовать зависимости в представлении временной шкалы, чтобы отметить задачи, которые должны быть завершены до того, как вы перейдете к следующей. Это работает точно так же, как и подпункты, и является еще одним способом визуально связать вашу работу.

Чтобы добавить зависимости в представлении временной шкалы:

• Перейдите в меню … и выберите Dependencies.
• Если в базе данных не существует никакой зависимости, вам будет предложено создать ее. По умолчанию это будет само связь под названием Dependencies.
• Затем вы можете выбрать, показывать ли зависимости по родительской или подзадаче.
• Нажмите кнопку Create new relation.

При наведении курсора на любой элемент базы данных на временной шкале справа появится стрелка. Вы можете нажать на стрелку и перетащить ее, чтобы соединить одну задачу с другой, создав зависимость, которая будет отображаться только в представлении временной шкалы.

Подзадачи и зависимости облегчают управление работой вашей команды

Когда вы руководите быстро меняющейся командой, расстановка приоритетов и отслеживание работы каждого является серьезной проблемой. С помощью подзадач и зависимостей вы можете управлять повседневной работой своей команды, одновременно добиваясь прогресса в достижении больших целей.

Подзадачи и зависимости помогут вам:

• Разбивать задачи на подзадачи – Многие задачи в вашей базе данных задач слишком обширны, чтобы выполнить их за один шаг, и фактически требуют нескольких действий от нескольких членов команды. Разбиение этих больших задач на отдельные шаги облегчает постановку и выполнение того, что должно быть сделано.
• Помогайте членам команды сотрудничать для выполнения задач – После того, как вы разбили задачу на отдельные подзадачи, вы можете делегировать или назначить эти мелкие задачи различным членам вашей команды. Это поможет вашей команде сотрудничать, и каждый будет вносить свой вклад в достижение поставленных целей.
• Выявление блокирующих факторов, останавливающих ваш прогресс – Иногда прогресс останавливается, потому что вы не можете двигаться вперед, пока не будет выполнена определенная задача. Зависимости позволяют выявить, когда это происходит, чтобы вы могли определить приоритеты и двигаться дальше.

Способы просмотра подзадач и зависимостей на странице

Когда вы открываете страницу в базе данных, вы можете просмотреть подпункты и зависимости в виде отношения в верхней части страницы.

В качестве альтернативы можно выбрать отображение подпунктов в виде раздела страницы, чтобы при открытии задачи сразу было понятно, что представляют собой все подзадачи. В разделе подпункта вы можете нажать на меню опций … и выбрать, какие соответствующие свойства вы хотите отобразить (статус, ответственный, срок исполнения и т.д.) Отображение подзадач в виде отдельного раздела страницы также упрощает добавление новых задач на страницу.

Вы можете использовать подпункты базы данных различными способами

Подзадачи и зависимости в первую очередь предназначены для управления задачами и проектами.

Однако вы можете использовать эти свойства для чего угодно.

Например:

• Разделите ваши OKR на мини-цели – создайте свойство подпункта в базе данных OKR вашей компании и переименуйте его в “Подцели” или “Мини-цели”. Затем вы можете добавлять более мелкие цели, которые будут складываться в общие ежемесячные, ежеквартальные или ежегодные цели.
• Создавайте родительские и дочерние команды в оргсхеме – Вы можете использовать свойство подпункта для создания базы данных оргсхемы, где вы можете увидеть, как каждый большой отдел разделен на более мелкие команды.
• Запись ежемесячных и еженедельных обновлений в базе данных документов – Документы ежемесячных обновлений могут стать родительскими элементами, а каждое еженедельное обновление – подэлементом для соответствующего месяца.