Представьте себе следующее: Во время командной синхронизации у вас загорелась лампочка. Вы пытаетесь добавить заметки во внутреннюю базу знаний, но ваш руководитель забыл предоставить вам доступ.
Затем клиент пишет вам письмо о проблемах с продуктом — вы ждете ответа от ИТ-команды, потому что не можете найти спецификацию товара.
Отсутствие доступа к актуальной и свежей информации приводит к ненужным задержкам. Ускорьте работу, создав командную или корпоративную вики.
Вики — это то, что могут использовать команды любого размера и отрасли — от стартапов до корпораций, от электронной коммерции до программного обеспечения как услуги — для централизации информации и повышения доступности документов. Узнайте, как создать вики в Ноушен, чтобы избежать ошибок в общении и совместной работе.
Что такое вики?
Вики — это база знаний, представляющая собой собрание документов, размещенных в Интернете или в интранете компании. Вспомните Википедию — это онлайновая информационная библиотека, которую пополняют и корректируют пользователи со всего мира.
Не менее полезными являются и корпоративные вики, которые служат коллективным мозгом только для сотрудников. Предприятия используют их для централизации информации, облегчения совместной работы и продвижения философии единого источника истины (SSOT).
Американский программист Уорд Каннингем разработал в 1995 году первую программу wiki — WikiWikiWeb — как инструмент для обмена информацией и совместной работы программистов внутри документов. Название «вики» происходит от гавайского слова «wikiwiki», которое переводится как «быстрый» или «стремительный» — точно так же, как и команды, получающие доступ к информации через эти всеобъемлющие базы данных.
Как работают вики?
Вики-библиотеки хранят всю необходимую для компании информацию в одном месте, доступ к которому может получить любой сотрудник. Вместо книг в таких библиотеках хранятся вики-страницы. Любой сотрудник, имеющий доступ, может добавлять, редактировать или удалять страницы по мере необходимости.
Вики-библиотеки централизуют информацию и упрощают совместную работу благодаря следующим возможностям:
- Гиперссылки — в вики используются гиперссылки для соединения страниц. Пользователи могут легко перемещаться по библиотекам, чтобы получить доступ к документам или добавить ссылки на новую или связанную с ними информацию. Это также облегчает проведение исследований и цитирование, поскольку пользователи узнают больше, нажимая на гиперссылки и прокручивая страницы.
- Совместная работа — в большинстве вики-проектов несколько авторизованных пользователей могут добавлять страницы, редактировать существующие и организовывать информацию по релевантности, чтобы поддерживать актуальность документов в разных группах. Некоторые инструменты для создания вики имеют более широкие возможности совместной работы, позволяющие пользователям комментировать документы и назначать коллег в комментариях, например, Ноушен.
- Интерфейс создания вики — большинство инструментов для создания вики имеют интуитивно понятные пользовательские интерфейсы, позволяющие участникам добавлять и редактировать страницы, изображения и другие мультимедийные материалы без необходимости знания таких языков, как HTML, CSS или PHP. Ноушен позволяет создавать вики на любой странице рабочей области, предоставлять доступ к ней всем членам команды, которым это необходимо, настраивать категории и добавлять интересные значки.
4 преимущества и недостатки вики
Вики не зря являются популярным форумом с открытым исходным кодом, но без соблюдения организационного этикета неорганизованность неминуема.
Вот несколько преимуществ и недостатков вики:
Преимущества
- Доступность — компания может предоставить доступ к вики-сайту любому количеству сотрудников, что улучшает совместную работу в команде и в масштабах всей корпорации. Это позволяет сократить время на переписку и поиск документов на разных дисках или платформах, что экономит время каждого сотрудника.
- Удобство для пользователя — интерфейсы вики должны быть интуитивно понятны, что делает поиск информации или добавление нового контента очевидным. Такой оптимизированный пользовательский интерфейс стимулирует сотрудников использовать вики и вносить в них свой вклад, что приводит к созданию более полных и актуальных библиотек.
- Универсальность — пользователи могут добавлять новые страницы и удалять содержимое, отслеживать изменения и, на некоторых платформах, возвращаться к предыдущим версиям документов, что делает вики актуальными живыми библиотеками.
- Прозрачность — вики представляют собой ССОТ, которую все члены организации могут признать реальной и заслуживающей доверия, если каждый вносит свой вклад. Эти базы данных позволяют собрать в одном месте информацию из нескольких источников, что способствует прозрачности организации — необходимая информация о политике, использовании инструментов или отношениях с клиентами становится понятной для всех, кто получает доступ к этой информации.
Недостатки
- Неорганизованность — без надлежащего управления самая сильная сторона вики становится ее самой большой слабостью. Если за вики-сайтами не закреплены ответственные лица, они превращаются в информационные свалки, в которых сотрудникам трудно ориентироваться. Чтобы избежать этого, внедрите четкую информационную архитектуру, оглавление и лучшие практики обслуживания.
- Требующая много времени поддержка — лучший способ избежать недостатков вики-сайта — выделить отдельного человека или команду для его поддержки. Это трудоемкая работа, и у компании может не хватить на нее средств.
- Плагиат — вики опираются на пользовательский контент, что при неправильном управлении может привести к плагиату. Например, исследовательская группа может неправильно указать источник, а торговый представитель может использовать их данные в презентации. Тот, кто поддерживает организацию вики, может также отвечать за проверку содержимого на плагиат.
- Несоответствие стилей — поскольку над вики работают несколько пользователей, форматирование и стилизация могут быть непоследовательными. Предотвратить это можно, создав или используя уже существующее руководство по стилю, определяющее общекорпоративные предпочтения, такие как тип и размер шрифта, форматирование заголовков и стиль цитирования.
Как создать вики в Ноушен
Вики-сайты централизуют информацию и способствуют сотрудничеству, что позволяет эффективно взаимодействовать всем участникам. Вот как создать свой собственный вики-сайт в Ноушен:
- Создайте страницу рабочей области — чтобы создать страницу, нажмите знак + рядом с надписью «Рабочая область» на боковой панели. Если вы уже находитесь на странице, введите/page. Вы можете настраивать эту страницу по своему усмотрению, добавляя заголовки, категории и изображения. Это будет домашняя страница вики.
- Создавайте подстраницы внутри вики — чтобы создать подстраницу, введите /page и нажмите Enter. Дайте ей название и добавьте содержимое, а затем воспользуйтесь кнопкой «Назад», чтобы вернуться на главную страницу вики.
- Структурирование вики-сайта компании — колонки являются отличным способом организации коллекций страниц. Чтобы создать колонку, возьмите значок + ⋮⋮ рядом с заголовком и перетащите его вправо до появления вертикальной синей линии. Используйте этот значок для перемещения любой страницы, будь то изменение порядка или сортировка по столбцам.
- Установите права доступа — перейдите в раздел «Настройки и участники» в левом верхнем углу и измените статусы доступа в разделе «Доступ к рабочей области», чтобы добавить членов команды. Если вы не хотите, чтобы люди имели доступ ко всей вики, нажмите кнопку «Поделиться» на соответствующих страницах, чтобы отправить приглашения непосредственно на страницы.
После базовой настройки поручите контроль и обновление каждой страницы сотрудникам или менеджерам. Убедитесь, что добавление новых сотрудников в вики является частью процесса их адаптации, и все готово.
Ноушен предлагает множество шаблонов вики-страниц, которые помогут вам начать работу. Вот некоторые из наших специализированных вики-страниц:
Ваша собственная библиотека
Электронные библиотеки, возможно, не дадут того запаха старых книг или ностальгии, но они предлагают неоценимые преимущества для совместной работы. Больше не нужно искать разрозненную информацию или ждать ответов на вопросы, на которые можно было бы ответить с помощью быстрого поиска в Вики.
Ищете другие способы организации командных процессов? Узнайте больше о сроках выполнения проектов, проектных предложениях и базах знаний.