Меню Закрыть

Процесс для вашего процесса: что нужно учитывать при создании рабочего процесса для вашей команды

Последнее изменение: 07.11.2023
Вы здесь:
  • Notion
  • Для коллективов
  • Процесс для вашего процесса: что нужно учитывать при создании рабочего процесса для вашей команды
Расчетное время чтения: 8 мин
Процесс для вашего процесса: что нужно учитывать при создании рабочего процесса для вашей команды

Если ваша компания удвоится в размерах, что сломается первым?

Именно такой вопрос задает себе Джастин Уотт – директор по операциям ведущего дизайнерского агентства MetaLab. Это психологический стресс-тест, который помогает ему выявить трещины в процессах компании, используемых всеми ее командами, и определить приоритеты, на которых следует сосредоточиться в следующий раз.

Как устранить эти трещины? Для этого необходим индивидуальный рабочий процесс, созданный с участием команды, выполняющей сам процесс. Именно поэтому при реструктуризации процесса для любой команды Джастин начинает с того, что собирает вместе внутренние команды для определения проблем и согласования решений.

Опасности, связанные с применением жесткого подхода

Цель совершенствования любого процесса – облегчить работу команды. Это тонкая грань, которую легко переступить специалистам по эксплуатации – ваша работа заключается в поиске путей оптимизации. Однако чрезмерная оптимизация процессов вредит скорости и самостоятельности команды, поскольку слишком много внимания уделяется тому, как что-то делается, а не тому, кто это делает.

Замечали ли вы что-нибудь из перечисленного? Возможно, пришло время изменить свой процесс.

Процесс для вашего процесса: что нужно учитывать при создании рабочего процесса для вашей команды
  • Ваша команда чувствует себя бесправной – процесс > люди может стать настоящим убийцей культуры. Признаком того, что это происходит, может служить ситуация, когда процесс не дает команде возможности принимать решения. Они чувствуют себя винтиками в колесе, вместо того чтобы иметь возможность определять приоритеты в работе или выбирать, за что браться в следующий раз.
  • У вас бюрократия – чрезмерно усложненный процесс, который неоправданно затягивает работу. То, что можно было бы сделать силами нескольких человек за пару дней, превращается в неэффективный триатлон, потому что так диктует процесс.
  • Прибыль снижается по мере увеличения объема работ – это, конечно, зависит от размера компании. Но если ваш процесс отнимает много ресурсов (слишком много инструментов, слишком много людей), это может повлиять на итоговый результат. Спросите себя: можно ли это автоматизировать? А можно ли сделать этот процесс, который выполняют четыре человека, силами двух человек?

Эти причины, связанные с процессом, могут быть индикаторами более серьезных общефирменных симптомов, влияющих не только на ваши команды, но и на компанию в целом. Высокий уровень текучести кадров или общее снижение морального духа в компании (что требует больших затрат времени и денег) может быть отражением процесса, который истощает психику.

Лучший способ исправить неэффективный процесс? Достать зеркало. Вот на что следует обратить внимание.

Создание индивидуального процесса для любой команды

Внося изменения в существующий процесс или создавая его с нуля, консультируйтесь с командой, которая занимается этим процессом.

Джастин говорит об этом просто: “Когда основные люди, которым должен помочь процесс, недовольны, это признак того, что процесс не работает. Привлеките тех, кто участвует в работе, чтобы узнать их мнение и точку зрения на то, как можно улучшить процесс”.

Индивидуальные процессы достаточно пластичны, чтобы сочетать структуру на уровне компании с индивидуальными или командными потребностями. Они подходят организациям разного размера, командам в этих организациях и специфическим методам работы отдельных сотрудников в этих командах. Остерегайтесь “шаблонных” процессов, которые подходят каждой команде, – они могут показаться краткосрочными выигрышами, но в долгосрочной перспективе окажут негативное влияние на команды и компанию в целом.

Однако создать индивидуальный процесс проще, чем сделать. Давайте разберемся, как это сделать.

1. Выявление неэффективности и оценка потребностей команды

Существует симбиотическая связь между людьми, управляющими процессом, и его организационными результатами. Процесс, в который вовлечены сотрудники или команды, часто приводит к преимуществам компании.

Операционная деятельность должна быть WD-40 для любой организации

Первое, что нужно сделать при смазке колеса, – найти то, которое скрипит. Для этого необходимо обратиться к первоисточнику – людям, которые изо дня в день осуществляют этот процесс.

Для этого можно:

  • Построение межфункциональных отношений, позволяющих выявлять проблемы – для того чтобы обслуживать все отделы, которыми вы управляете, необходимо поддерживать тесную связь, помогающую заблаговременно выявлять проблемы до того, как они выйдут из-под контроля. Благодаря таким связям оперативная группа получает информацию о проблемах и возможностях их решения, что позволяет ей поддерживать другие команды, с которыми она работает.
  • Запланируйте встречи 1:1 или проведите опрос – если вы работаете в крупной компании, то, скорее всего, вам подойдет опрос. Но в небольших компаниях можно проводить встречи 1:1 с руководителями групп или отделов. Задавайте правильные вопросы. Что вам нравится в том или ином процессе? Что не работает? Что бы вы хотели, чтобы мы сделали? Предложите им составить список процессов по степени их эффективности. Посмотрите, что окажется внизу, и спросите, что можно сделать лучше. Таким образом, процесс формируется с учетом интересов людей.
Процесс для вашего процесса: что нужно учитывать при создании рабочего процесса для вашей команды
  • Белая доска для выявления “слепых зон” – после опросов или встреч 1:1 можно провести несколько сеансов работы с белой доской, чтобы выявить потребности команды. Проанализируйте недавний процесс, выполняемый отделом, посмотрите на входы и выходы. На каждом этапе постарайтесь выявить, что можно было сделать лучше, и предложить решения, которые помогут улучшить работающие участки. Или полностью перестроить те области, которые нуждаются в кардинальных изменениях.
  • Установите цели отдела, отражающие улучшение процесса – совместно с руководителем отдела или команды разработайте цели, которые будут свидетельствовать об улучшении процесса. Отдел продаж может измерять количество звонков потенциальным клиентам, а инженерный отдел – количество отклоненных коммитов кода.

Работая как с руководителями, так и с членами команды, вы получите полную картину того, почему тот или иной процесс не работает, и предпримете правильные шаги для повышения его эффективности.

2. Выберите подходящий инструмент для работы

Индивидуальные процессы требуют настраиваемых инструментов, которые отвечают потребностям как операционных специалистов, так и поддерживаемых ими команд. Они могут быть как специфическими, так и гибкими.

“Большинство инструментов управления проектами или процессами позиционируют себя как “все для всех”, – говорит Джастин. “Но на самом деле они таковыми не являются”. По его словам, программное обеспечение, которое использовала MetaLab, замедляло их работу, как будто им требовался штатный сотрудник, чтобы поддерживать его в рабочем состоянии.

Поэтому он выбрал систему Notion за ее гибкость. На самом высоком уровне Джастин и команды, с которыми он работает, могут структурировать процессы компании. Но внутри этих процессов команды могут работать так, как им удобно.

Вот какие возможности использует MetaLab для организации своей работы:

  • Доски Канбан формируют процесс – доска Канбан организована в виде столбцов, каждый из которых представляет собой фазу процесса. У отдела продаж может быть больше столбцов (например, “Лид”, “Воспитание” или “Демонстрация”), чем у отдела маркетинга (например, “Идея” или “В работе”). Оперативные руководители могут создать общий процесс для всей компании, при этом руководители отделов могут иметь свои собственные доски, чтобы вести дела по-своему.
Плавно перемещайте задачи или проекты с одного этапа на другой на своей доске.
  • Все проекты получают собственные страницы – внутри любой доски отдельные страницы в колонках являются местом работы. Все необходимое для проекта собрано в одном месте, упорядочено и удобно в использовании. При этом каждая страница может быть настроена под нужды конкретной команды (или клиента).
На страницах доски можно хранить всю информацию, необходимую вашим командам для выполнения проектов.
  • Шаблоны помогают масштабировать работу – для дальнейшего цементирования процессов в MetaLab используются шаблоны. Это позволяет быстро запускать проекты и обеспечивать единую структуру, а также экономить время команды, чтобы не создавать все заново. Каждый шаблон уникален для конкретного проекта и может быть изменен. Но некоторые вещи, такие как DRI (непосредственно ответственное лицо), кросс-функциональные отделы, работающие над проектом, или контрольные списки, необходимые для QA, не меняются.
Your team can create templates based on the different needs of their work.
Ваша команда может создавать шаблоны, исходя из различных потребностей своей работы.
  • Обмен информацией с клиентами очень прост – как агентство, MetaLab находится в режиме постоянного сотрудничества со своими клиентами. Они делятся с клиентами страницами Notion, чтобы получить их отзывы и предложения. Таким образом, отзывы собираются в одном месте (на странице проекта), что позволяет ничего не упустить и не пропустить.

Если вы заинтересованы в сотрудничестве с кем-либо, кто сможет настроить систему Notion в соответствии с вашими конкретными потребностями, у нас есть консультанты Notion по всему миру, которые работают с командами, оптимизируя их рабочие процессы.

“Мы избавились почти от десятка различных инструментов благодаря тому, что Notion делает за нас, – говорит Джастин.

3. Постройте вместе с командой более эффективный процесс, используя схему RACI

Матрица RACI дает оперативным сотрудникам полное поле зрения при создании нового процесса для команд. В ней учитываются различные этапы этого процесса, кто за что отвечает и кто должен знать, что происходит.

RACI означает:

  • Ответственный – это лицо, отвечающее за обеспечение выполнения проекта на самом высоком уровне. Решения могут быть эскалированы к нему.
  • Ответственный – этот человек является владельцем проекта или менеджером проекта. Они занимаются ежедневным планированием, распределяют задачи и следят за тем, чтобы то, что должно произойти, произошло. Обычно в матрице присутствует только один из этих людей. Иногда один и тот же человек является и R, и A.
  • Консультируемые – считайте, что это те, кто должен быть в курсе событий или предоставлять обратную связь по результатам работы.
  • Информированный – этот человек не несет прямой ответственности за выполнение какой-либо работы. Вместо этого его следует информировать о важных решениях или ходе работы. Реакции или действий не ожидается.

В левой колонке матрицы перечислите все основные задачи или шаги, необходимые для завершения проекта. Полезно перечислить их в порядке, начиная с самого раннего этапа и заканчивая последним.

Затем в верхней строке матрицы перечислите всех, кто будет играть роль в вашем процессе.

Теперь можно пройтись по квадратам и присвоить каждому из них одну из букв (R, A, C или I). Таким образом, каждый знает, какую роль он будет играть в процессе.

An RACI framework keeps all roles on a project clear.
Структура RACI позволяет четко определить все роли в проекте.

Структура здесь действительно заставляет оперативные группы и руководителей подразделений разработать пошаговый процесс выполнения, увидеть, как он будет выполняться, и четко определить, кто в нем участвует и чего от них ожидать на протяжении всего процесса. Это не только конкретизирует процесс, но и делает его прозрачным, что позволяет избежать ошибок. Прозрачность позволяет любому желающему присоединиться к проекту или процессу команды – здесь есть все: кто, что, когда, где и почему.

Это также первый шаг в документировании процесса.

4. Документируйте все, что касается вашего процесса

После того как вы создали процесс, который, по вашему мнению, является оптимальным для вашей команды, задокументируйте все его составляющие. Это не только поможет существующим членам команды, но и позволит новым членам команды сразу же включиться в процесс. Это позволит вашей команде – и вашему процессу – масштабироваться.

Процесс для вашего процесса: что нужно учитывать при создании рабочего процесса для вашей команды

“Люди не любят, когда им приходится осваивать новые инструменты”, – говорит Джастин. “Важно обсудить с ними эту потребность как с людьми. Я часто рассказываю о том, почему возникла такая потребность и какой инструмент нужен, предлагаю высказать свои соображения и идеи, и все это помогает добиться положительного эффекта”.

Как специалист по эксплуатации, вы должны донести эти сведения до своей команды до того, как процесс будет внедрен:

  • Объяснение причин процесса – по опыту Джастина, объяснение команде причин изменения процесса ускоряет и улучшает его принятие. Это может быть сделано в виде электронного письма или сообщения в Slack (в зависимости от того, насколько формальна ваша компания). Если вы используете Notion, это сообщение может быть размещено в верхней части любого документа по процессу, так что любой, кто смотрит на процесс, может увидеть “почему” рядом с самим процессом.
  • Общий язык – если все используют одну и ту же лексику для описания работы или процесса, то возникает меньше путаницы и более гладкие передачи. MetaLab также избегает жаргона, обсуждая процесс наиболее человечным образом с теми, кто его выполняет.
  • Установление ожиданий – изложение всего на бумаге помогает членам команды понять, за что они отвечают, что ведет к более эффективному выполнению. Это также помогает выявить неэффективность или оптимизировать процесс.

И последнее? Получайте обратную связь. Джастин приучает к этому оперативных сотрудников. Важно, чтобы люди не чувствовали, что им диктуют в их работе, и это способствует обмену новыми идеями, которые могут улучшить процесс.

Общение по поводу того, как должен выполняться процесс, также может быть признаком его чрезмерной сложности. Если вам приходится много общаться или постоянно напоминать сотрудникам о том, как это делать, это может свидетельствовать о том, что процесс должен быть немного проще.

5. Не забудьте оценить результаты

Как только процесс начинает работать, многие операционные команды забывают следить за его успешностью. Помните о поставленных целях? Примерно через месяц вернитесь к ним и посмотрите, достигли ли они поставленных целей.

Облегчили ли мы жизнь людям? Процесс не должен добавлять лишний день работы в месяц или больше людей для его выполнения

Это основная, качественная метрика, по которой можно оценить качество процесса.

Можно даже создать очень короткий “опросник выхода” для вашего процесса, аналогичный тому, который вы создавали при выявлении неэффективности и определении потребностей команд. Поговорите с менеджерами, отвечающими за контроль над процессом, или с сотрудниками, которые занимаются его реализацией. Это поможет вам получить информацию из первых рук, которая так важна для оптимизации, ориентированной на людей.

Процесс для вашего процесса: что нужно учитывать при создании рабочего процесса для вашей команды

А если ваш процесс не сработал так, как было задумано? Используйте полученную обратную связь для изменения или улучшения процесса и выявления того, что в нем не работает.

Учиться на ошибках

“Лучший способ изучения операций – это неудача”, – говорит Джастин. “Нужно быть готовым попробовать что-то вместо того, чтобы тратить втрое больше времени на то, чтобы понять, что делать. Можно даже подумать о том, чтобы развернуть пилотный проект на меньшей части команды, чтобы убедиться, что он работает в масштабе”.

У одной проблемы может быть десять различных решений. Не всегда с первого раза удается найти правильное решение, но этот опыт очень ценен для выявления того, что действительно работает. Кроме того, это очень важно для ваших коллег, которые видят, как вы стараетесь оптимизировать их работу и действительно создать что-то, отвечающее их потребностям.

Поскольку процессы постоянно меняются, то эффективным долгосрочным процессом является процесс, который вы используете для его построения.

Была ли эта статья полезной?
Нет 0
Просмотров: 3

Читать далее

Предыдущий: Как компания Notion нанимает сотрудников
Следующий: Рационализируйте совместную работу команды, научившись создавать вики