Компания Azusa Design, занимающая первое место в Японии на рынке проектирования аэропортов и спортивных сооружений, столкнулась с проблемой “черного ящика” в проектах. В связи с этим в компании была внедрена система Notion как инструмент обеспечения информационной прозрачности. По прошествии года с момента принятия решения о внедрении системы, она стала полезной для рабочего процесса.
Средства управления понятиями обеспечивают прозрачность информации.
Компания Azusa Design, реализовавшая ряд масштабных строительных проектов, столкнулась с определенной проблемой. Это “черный ящик” проектов. Поскольку компания перешла от аналоговых к цифровым технологиям работы, информация о проектах и ходе их выполнения хранилась в общей папке. Однако поиск нужной информации в огромном количестве папок отнимал много времени, а кроме того, было сложно понять текущий статус проектов. Поэтому компания решила пересмотреть свои инструменты управления. Мы искали инструмент, который позволил бы нам точно и своевременно отслеживать состояние проектов, и наткнулись на Notion. После этого мы решили внедрить Notion в качестве инструмента управления для всех сотрудников головного офиса и филиалов. Уникальность нашей истории внедрения заключается в том, что мы сделали это в масштабах всей компании. Однако мы предвидели трудности при внедрении в масштабе 700 человек, – говорит Зедана.
Когда мы искали инструмент для интеграции информации из основных систем и обеспечения быстрой коммуникации, мы наткнулись на Notion.
В течение полугода внедрено около 700 сотрудников.
Первым шагом на пути внедрения в масштабах компании стало проектирование системы Notion. В качестве основы мы задумали “интранет-сайт” и “основную систему”. Другими словами, в качестве “интранет-сайта” мы создали страницы внутренней информации и отделов. В качестве “ядра системы” мы создали страницы проектов и страницы управления ходом работ. Следующим шагом был подбор участников для руководства внедрением. Критерии отбора участников заключались в наличии у них знаний в области (архитектурного) проектирования, общего понимания организации и хороших навыков работы с цифровыми технологиями. Собранные участники работали в качестве руководящей группы над созданием конкретной конфигурации рабочего пространства. Последним этапом подготовки к внедрению системы является проведение тренингов для всех сотрудников. За ходом обучения, обязательного для посещения, внимательно следит руководящая группа. Обучение записывалось, и была разработана страница самообучения, чтобы создать условия, в которых сотрудники могут обучаться в любое время. Это позволило повысить уровень знаний всех сотрудников без исключения. С этого момента началось использование Notion в масштабах всей компании. Период до этого момента составляет шесть месяцев.
Мастер-данные по всем подразделениям исключают “черный ящик”.
В основе работы сотрудников, работающих в Azusa Design, лежит база данных, в которой консолидируется информация обо всех проектах. Когда начинается работа, информация о проекте сначала собирается здесь. Используя эту базу в качестве мастер-данных, информация привязывается к страницам каждого отдела и филиала с помощью связанных представлений и функций отношений. Теперь, имея информацию в одной базе данных, мы можем отслеживать последние данные и ход выполнения проекта. Это позволяет избавиться от “черного ящика” информации. Раньше я не знал, какая информация где находится, и даже если сам искал ее, то не мог найти. Но благодаря отличной функции поиска Notion я могу найти нужную информацию, просто набрав ключевое слово”, – говорит г-н Сенгава.
Несколько участников могут одновременно редактировать документы в режиме онлайн, что позволяет им быстро наладить совместную работу над ними. Это ускоряет нашу работу.
Работа по раскрытию знаний о прошлом строит будущее.
По мере использования Notion мы смогли “визуализировать” наши знания. До сих пор у нас был документ, обобщающий наши знания, но он был плохо организован, и выискивать информацию было сложно. Однако, используя Notion для представления информации в формате галереи, мы создали страницы знаний, которые легко читать и по которым можно осуществлять поиск. Страница знаний – это хранилище знаний и ноу-хау, полученных при проектировании аэропорта и в ходе предыдущей работы. Система Notion позволила нам открыть знания, которые ранее были неактуальны в компании, – говорит Ясуно. Notion, безусловно, проник в компанию Azusa Sekkei, где информация стала более “видимой”. Для достижения этой цели потребовался один год. Но даже сейчас, когда система укоренилась, продолжаются усилия, направленные на то, чтобы Notion прижилась в компании. Руководство компании регулярно проводит встречи с сотрудниками головного офиса Notion. Они знакомятся с новейшей информацией и знаниями и применяют их в работе Notion: хранят прошлые знания в Notion и обмениваются информацией о проектах в режиме реального времени. Notion поддерживает новое поколение производства, соединяя прошлое, настоящее и будущее.