Если вы только начинаете бизнес или управляете его развитием, то наверняка заметили, что отследить все контрольные показатели проще простого. По мере того как компания набирает обороты, увеличивается объем работы. Вам приходится одновременно привлекать новых сотрудников, общаться с заинтересованными сторонами, посещать конференции, тестировать новые продукты и изучать конкурентов. Легко потерять представление о задачах и сроках их выполнения.
Оперативный план организует рабочий процесс, распределяет обязанности и помогает бизнесу работать без сбоев. Используйте эти планы для того, чтобы начать работу и сохранить ее в процессе расширения.
Что такое оперативный план?
Операционный план – это подробный документ, в котором изложены конкретные действия и стратегии, направленные на достижение целей бизнеса. Это центр, в котором собраны в одном месте повседневная деятельность, структура отчетности и сроки, что позволяет лучше отслеживать цели компании, планы по их достижению и ответственных лиц.
Оперативные бизнес-планы могут показаться похожими на стратегические планы, однако они в большей степени ориентированы на непосредственные действия, а не на широкий обзор. Стратегические планы – это видение будущего Вашего бизнеса, а оперативные планы – “дорожная карта”, по которой Вы будете двигаться к цели.
Оперативные планы, как правило, включают:
- Подробные сроки
- Конкретные цели
- Роли и обязанности каждого члена команды
Стратегические планы, напротив, отличаются:
- Видение компании
- Долгосрочные цели
- Исследование рынка и стратегии
Как оперативные планы экономят ваше время
Независимо от того, являетесь ли Вы владельцем малого бизнеса, руководителем проекта или основателем стартапа, оперативный план позволяет Вам сосредоточиться на решении важных задач. Сохранение сроков, целей и измеримых показателей проекта в одном месте означает, что вы и ваша команда не будете тратить время на отклонение от общего плана.
Вот четыре способа, с помощью которых операционные планы могут помочь вашей команде:
- Улучшение организации работы команды – определение ролей, обязанностей и задач для каждого члена команды позволяет оптимизировать рабочие процессы, позволяя каждому сосредоточиться на том, что он должен делать, и предлагая документацию, если необходимо проверить, что у него на работе.
- Управление сроками – конкретные сроки, основанные на объективных данных, позволяют команде видеть, что должно быть сделано в каждый день, неделю и месяц, оценивать, какие задачи нуждаются в корректировке, и отслеживать, какие сроки выполнения реальны.
- Разработка планов на будущее – оперативные планы не определяют видение бизнеса, как стратегические планы, но, учитывая ежедневную деятельность в течение нескольких месяцев или ближайшего года, они помогают держать в поле зрения общие цели, не отвлекаясь на более мелкие задачи.
- Предвидеть препятствия – Предвидя и устраняя риски и потенциальные проблемы до того, как они станут серьезными (или даже незначительными), Вы сможете минимизировать последствия, если что-то пойдет не так.
Что должно быть включено в хороший операционный план
Оперативный план включает в себя несколько важнейших разделов и элементов. Хотя каждый бизнес-план отличается от другого, вот некоторые основные разделы, которые всегда следует включать в план:
- Бюджет
Оцените свои финансовые ресурсы и то, как вы планируете распределять их в течение всего процесса. Бюджет должен включать как общую операционную деятельность, так и конкретные проекты или инициативы. Определите, сколько средств необходимо потратить на персонал, производство и другие расходы. Затем оставшийся бюджет следует распределить по проектам и их масштабам.
Операционный план для малого бизнеса может включать бюджеты на рекламу и маркетинговые расходы, наем и прием новых сотрудников, приобретение нового оборудования. План некоммерческой организации может также включать бюджеты на мероприятия по сбору средств, зарплату сотрудникам, накладные расходы, такие как аренда и коммунальные услуги.
- Текущее состояние
Оцените текущее состояние вашего бизнеса и то, насколько вы далеки от своих будущих целей. Затем решите, какие шаги необходимо предпринять, чтобы преодолеть этот разрыв. Включите в план описание членов команды и их роли, чтобы при планировании можно было делегировать задачи и отслеживать степень их выполнения.
Если вы составляете оперативный план для отдела продаж, то, возможно, захотите включить в него оценку текущих показателей продаж каждого члена команды в сравнении с целями на квартал, чтобы определить, нужно ли увеличить продажи, и выявить, что можно улучшить.
- Шаги и стратегии
Основная часть оперативного плана должна содержать описание конкретных шагов и стратегий, которые будут предприняты для достижения поставленных целей. Включите необходимые задачи, сроки их выполнения и то, как они вписываются в конечный продукт. Это большой раздел операционного плана, и он наиболее важен, поскольку в нем излагаются задачи вашей команды.
Например, в оперативном плане для ИТ-подразделения должны быть расписаны ежедневные задачи, конкретные этапы на ближайшие недели или месяцы, а также новые меры безопасности, которые необходимо внедрить. Составьте график и назначьте членов команды, которые будут информировать всех сотрудников отдела, чтобы обеспечить бесперебойное выполнение плана.
- Контрольные показатели
Включите в план контрольные показатели, например ключевые показатели эффективности (KPI), с помощью которых можно оценить ход выполнения плана. KPI могут включать показатели продаж, удовлетворенности клиентов, производительности труда и т.д. – все, что лучше всего подходит для вашего бизнеса и его целей.
Операционный план для команды по найму персонала может включать в себя количество входящих заявок и обратную связь при приеме на работу для оценки эффективности и результативности, стремясь к общему увеличению на 10%. При разработке нового приложения можно отслеживать количество загрузок и количество поступающих сообщений об ошибках, стараясь увеличить первое и уменьшить второе в течение определенного периода времени.
Как составить оперативный план, который позволит не сбиться с пути
В оперативных планах крупные цели организации разбиваются на более мелкие, выполнимые шаги. Сохранение этих целей и этапов в одном месте обеспечивает согласованность действий команд и позволяет всем работать над достижением одних и тех же целей. Вот несколько шагов, которые помогут вам не забыть ни одного важного элемента:
- Создайте титульный лист – добавьте титульный лист или раздел, в котором четко указывается название предприятия, дата создания и имена ключевых членов команды или заинтересованных сторон, участвовавших в создании плана. Таким образом, создается запись и указывается, к кому следует обращаться с вопросами в случае обнаружения ошибок или возникновения каких-либо проблем.
- Определите свои задачи – обозначьте цели на ближайшие несколько месяцев или даже лет. Включите в него разделы, посвященные как краткосрочным, так и долгосрочным планам. Каждая маленькая задача – это часть целого, и очень важно видеть, над чем вы работаете и как продвигаетесь вперед.
- Установите метрики для измерения результатов – определите KPI, которые позволяют отслеживать прогресс в достижении конкретных целей. Например, если вы хотите, чтобы в следующем году ваш бизнес увеличил объем продаж на 20%, то вашим KPI может быть количество новых клиентов или средняя стоимость сделки. Обязательно отслеживайте этот ключевой показатель в рамках своего плана!
- Планирование рисков – определите потенциальные риски и задержки, которые могут нарушить вашу стратегию. Затем создайте планы действий на случай непредвиденных обстоятельств, чтобы быть готовыми к решению этих проблем. Записывая решения в оперативный план, вы всегда держите их перед глазами, чтобы не забыть учесть (и избежать) препятствия.
- Включите последующие шаги – составьте план действий, в котором будут описаны конкретные шаги по достижению поставленных целей. Включите в него задачи, этапы и результаты, а также график, который позволит вашей команде не отставать от графика.
- Создайте план технического обслуживания – оперативное планирование не является одноразовым процессом. Рассматривайте операционный план как живой документ, требующий регулярного пересмотра и обновления. Потребности вашего бизнеса будут меняться. Возможно, вы не успеете выполнить поставленные задачи и придется изменить сроки, а может быть, вы достигнете целей быстрее, чем ожидалось. Управляйте своим операционным планом, чтобы он оставался достижимым.
Составление и распространение операционного плана в Notion
Операционный план закладывает прочную основу для развития вашего бизнеса. Это план достижения целей как сегодня, так и в следующем месяце. С его помощью можно выявить потенциальные препятствия и риски, эффективно распределить ресурсы и обеспечить совместную работу команды для достижения общих целей.
В подключенном рабочем пространстве Notion можно разместить операционный план и связать его с другими важными документами, такими как бизнес-план и структура отчетности. Если вы создаете дорожную карту продукта, разрабатываете доску видения или переосмысливаете рабочие процессы, мы позаботимся о вас. Ознакомьтесь с нашими шаблонами операционных планов и ресурсами, которые помогут вам начать планирование уже сегодня.