JETRO Kyoto, независимое административное агентство, предоставляющее услуги по поддержке иностранных предпринимателей, ведущих бизнес в Японии, использует Notion для управления информацией. Внедрение системы Notion, позволяющей осуществлять внешний обмен и анализ данных с помощью всего нескольких щелчков мыши, улучшило не только организацию, но и работу людей, с которыми осуществляется обмен информацией.
Связь между мыслями JETRO Kyoto и историей Notion.
Знаете ли вы, что компания Notion имеет тесную связь с Киото? Совладельцы Notion Иван Чжао и Саймон Руст однажды провели некоторое время в Киото. Под впечатлением от японского гостеприимства, которое они испытали за это время, они переосмыслили ресторан Notion. JETRO Kyoto был впечатлен их историей. Киода говорит: “Мы считаем, что Киото – подходящее место для прорыва всемирно известного стартапа. Наши мысли совпадают с историей компании Notion, которая начала свою деятельность здесь заново”. Методом использования Notion в JETRO Kyoto является управление информацией. В частности, она управляет службами поддержки иностранных предпринимателей при оформлении виз.
По мере того как я продолжал использовать его, я стал зависим от Notion. Мне также помогло то, что я могу обратиться к сообществу пользователей, если у меня возникнут вопросы.
Взаимосвязанные базы данных позволили расширить возможности персонала.
В государственных учреждениях каждый процесс должен выполняться безошибочно. То же самое можно сказать и о независимом административном агентстве JETRO Kyoto. Задачи, связанные с визовой поддержкой, настолько детализированы, что существует вероятность что-то упустить. Именно поэтому в компании Notion было введено в практику управление задачами. Когда иностранный предприниматель подает заявление на получение визы, для каждого приобретателя создается своя страница. На каждой странице в базе данных отображается поток работ, которые должен выполнить сотрудник, и по мере продвижения статус перемещается. Эта база данных создается заранее в виде шаблона, который копируется при каждом обращении приобретателя. Шаблон избавил нас от необходимости создавать новую базу данных.
База данных также используется для ведения протоколов собраний коллектива и управления индивидуальными задачами сотрудников. А связи между связанными данными облегчают отслеживание информации. Если у вас есть разные инструменты, вам приходится открывать несколько инструментов. Но в Notion мы имеем централизованное управление, поэтому для выполнения задачи нам нужен только один инструмент. Это экономит нам много времени. А если говорить еще дальше, то благодаря экономии времени увеличилась способность одного сотрудника отвечать на запросы”, – говорит Киода.
“Визуализация информации” сделала возможным получение актуальной информации в любой момент времени.
Что касается конкретных функций проекта “Киотская виза для начинающих”, то JETRO Kyoto выступает в качестве контактного центра, проводя консультации по заявкам и оказывая поддержку тем, кто получает визу. Затем правительство префектуры Киото выдает необходимые справки для подачи заявления на получение сертификата соответствия требованиям. Сотрудникам префектуры необходимо отслеживать длительные перемещения от консультации по заявлению до получения визы и после этого, поэтому “визуализация информации” была крайне необходима. База данных Notion решила эту задачу. Сотрудники префектуры имеют доступ к базе данных Notion компании JETRO Kyoto, что позволяет им в любое время проверять самую свежую информацию.
Одной из задач административных органов является “отчетность”. Notion облегчает эту задачу. Извлекая из базы данных необходимую информацию, можно легко подготовить отчеты.
Анализ данных в программе Notion. Затем разрабатывается PR-стратегия.
На странице “Notion” JETRO Kyoto 10 участников, но только трое имеют право редактировать. Остальные пользователи имеют право только на чтение. Что касается причины подробных настроек авторизации, то Макино, старший менеджер отдела цифрового маркетинга, говорит: “Мы тщательно следим за ежедневной работой с информацией, поскольку существует правило, согласно которому личная информация не хранится в облаке. Для строгого управления информацией в коллективе мы также используем подробные настройки авторизации”.
Таким образом, JETRO Kyoto использует Notion для “защиты” информации, а также для наступательных действий. Теперь, когда данные об иностранных предпринимателях собраны в Notion и могут быть проанализированы, разрабатывается стратегия связей с общественностью. Мы формируем базу данных, содержащую информацию о сферах деятельности, странах происхождения и о том, как они узнали о JETRO Kyoto. Мы анализируем эти данные и задаем себе вопрос: “Какие средства массовой информации мы должны использовать в следующий раз и какие объявления мы должны сделать? Какие мероприятия мы должны провести? Как говорит Киода, от того, как будет использована информация, хранящаяся в Notion, зависит дальнейшая деятельность организации. Защищая информацию, мы не забываем и о наступательных действиях. Notion выстраивает управление информацией как в наступательном, так и в оборонительном ключе.