Никому не хочется после нескольких месяцев работы обнаружить, что он что-то упустил во время обучения.
Начало работы на новой должности пугает, независимо от того, откуда вы пришли. Нужно многому научиться и следить за огромным количеством новых данных.
Организованный план поможет вашим сотрудникам в переходный период, независимо от того, принимаете ли вы на работу новых сотрудников, повышаете ли в должности уже работающих или просто хотите усовершенствовать свою документацию. Шаблон плана обучения дает вам инструменты для его создания без каких-либо затруднений.
Что такое программа обучения?
Программа или план обучения – это документ, содержащий все детали, этапы и цели процесса обучения в вашей организации. Это план, помогающий сотрудникам приступить к работе в новой должности или повысить свою квалификацию.
Иллюстрация контрольного списка
План обучения дает человеку “дорожную карту”, необходимую для успешного освоения того, что ему нужно знать, в том числе:
- Цель и задачи обучения
- Новые навыки, которыми овладеет сотрудник
- Сроки завершения обучения
- Ресурсы и справочные материалы, которые понадобятся в процессе обучения
План обучения сотрудников показывает обучающимся, какие именно шаги им необходимо предпринять, как этого добиться и какую информацию они должны знать. А с точки зрения руководителя группы план обучения обеспечивает последовательность действий для каждого нового сотрудника и предоставляет конкретный способ контроля за ходом обучения.
Как план обучения оптимизирует ваши ресурсы
Эффективный план обучения дает сотрудникам четкое понимание того, что вы ожидаете от них узнать и как вы будете оценивать их новые знания. Вот пять преимуществ использования такого плана:
- Оптимизация обучения – придание процессу структурированности и сокращение разрозненных учебных занятий. План дает вам и тому, кого вы обучаете, общее представление о предстоящих действиях, что позволяет заранее подготовиться к ним и ускорить процесс обучения.
- Храните все ключевые детали в одном месте – создайте центральный узел, в котором будет храниться вся информация, необходимая для работы обучаемого. Таким образом, любой сотрудник сможет самостоятельно находить и получать доступ к информации по мере освоения системы управления знаниями в вашей организации.
- Поддерживать последовательность – стандартизировать результаты обучения, чтобы каждый сотрудник получал одинаковые знания и одинаковое качество подготовки. Наличие плана не означает, что вы не сможете изменить его при появлении новой информации. Это просто означает, что у вас есть руководство к действию и ключевые моменты, на которые следует обратить внимание, чтобы обеспечить равные условия.
- Отслеживание эффективности работы сотрудников – по мере того как сотрудники проходят обучение, план является хорошим базовым инструментом для отслеживания их прогресса. Можно заранее определить цели и измеримые показатели, чтобы все участники знали, к чему стремиться. Затем можно предложить необходимую поддержку на любом этапе.
- Сокращение ресурсов на обучение – с помощью многоразового шаблона плана обучения можно предоставить всем доступ к одним и тем же материалам, чтобы они получили одинаковый опыт. При наличии только одного ресурса, к которому можно обратиться, и вы, и обучаемый экономите время.
Ключевые элементы исключительного плана тренировок
Создание эффективного плана обучения требует тщательного учета особенностей организации, имиджа бренда и потребностей сотрудников. Хотя для каждого плана необходимы свои элементы, вот шесть основных, которые необходимо включить:
- Задачи – изложение конкретных целей обучения, чтобы слушатели четко понимали, чего вы ожидаете от них в процессе обучения. Цели должны быть измеримыми и достижимыми, с четкими способами отслеживания их выполнения.
- Роли – во избежание путаницы определите роли и обязанности как тренера, так и обучаемого. Каждый участник программы обучения должен понимать, каковы его ожидания и к кому обращаться за помощью в случае необходимости.
- Метод – учитывайте содержание тренинга, стили обучения и имеющиеся ресурсы и разработайте метод, соответствующий этим критериям. Способ обучения должен быть увлекательным и соответствовать содержанию.
- Ресурсы – определение и сбор ресурсов, необходимых для выполнения процесса. Сюда входит доступ к оборудованию, программному обеспечению или другим документам. Включите полезные ссылки и ресурсы, чтобы слушатели могли самостоятельно провести исследование, прежде чем обращаться к кому-либо за помощью.
- Сроки – составьте график или календарь обучения, в котором будут указаны основные этапы и сроки их выполнения. Следите за тем, чтобы обучение было завершено в разумные сроки, и убедитесь, что все участники знают, когда обучение закончится, и ожидают, что они смогут работать самостоятельно.
- Ключевые показатели эффективности (KPI) – напишите ключевые показатели эффективности (KPI) для каждого этапа, чтобы оценить эффективность обучения и то, насколько обучаемый усвоил материал. Эти KPI могут включать такие показатели, как производительность труда сотрудников, выручка от продаж и удовлетворенность клиентов.
3 шаблона тренировочных планов, которые не пропускают ни одного удара
Составление комплексного плана с нуля – сложная задача, особенно если вы новичок в этом деле. Именно в этом случае на помощь приходят шаблоны планов обучения. Использование настраиваемого шаблона упрощает процесс, и все сотрудники получают одинаково качественное и организованное обучение. Вот три отличных примера от компании Notion:
1. Ввод в должность новых сотрудников
Руководство Rapid Onboarding Guide представляет собой краткую и практичную “дорожную карту” для введения сотрудников в курс дела. Этот шаблон плана обучения для новых сотрудников включает разделы, посвященные такой важной информации, как политика компании, знакомство с командой и интеграция, а также дополнительное место для самоанализа и обучения. В нем также имеется контрольный список, чтобы ничего не упустить.
2. Привлечение новых подрядчиков
Агентский хаб Notion помогает легко и эффективно привлекать внешних подрядчиков и фрилансеров. Он представляет собой централизованный банк информации и ресурсов, необходимых подрядчикам для быстрого и эффективного начала работы.
Данный шаблон плана подготовки к работе включает разделы, посвященные деталям контракта, срокам выполнения проекта и ключевым контактам. Подрядчики могут получить доступ ко всей информации, необходимой им для начала работы, и им не придется донимать вас вопросами по ходу дела. Кроме того, в план включены списки задач и контрольные списки, которые подрядчики должны выполнить в процессе подготовки к работе, чтобы не сбиться с пути.
3. Создание ресурсного центра
Вики-версия Notion onboarding wiki предоставляет инструменты, необходимые для создания внутренней базы знаний для новых сотрудников. Храните все свои ресурсы и учебные материалы в одном месте, чтобы обучаемые могли самостоятельно получать доступ к знаниям.
Данный шаблон включает разделы, посвященные политике компании, методам обучения и т.д. Кроме того, в нем есть разделы, посвященные различным этапам процесса введения в должность, что позволяет легко систематизировать и обновлять информацию по мере необходимости, а также наглядно демонстрировать новым сотрудникам, что их ожидает.
Лучше внедрять, быстрее начинать работу
Оптимизация планов обучения с помощью шаблонов и ресурсов позволяет быстро вводить учащихся в курс дела. Избавьтесь от неопределенности при обучении и обеспечьте последовательный опыт для всей команды.
Если вы ищете другие ресурсы, узнайте, как создать процесс адаптации сотрудника с нуля, или напишите устав команды, чтобы каждый чувствовал поддержку даже после того, как освоится в компании.