Если вы работаете в быстро развивающейся компании или пытаетесь выполнять поручения в течение дня, вы, вероятно, задаетесь вопросом, как все успеть. Вам необходимо найти способ вписать свою работу в ограниченные временные рамки, оставив при этом достаточно пространства для дыхания.
Вот здесь-то и пригодятся навыки управления временем. Составьте подробный план управления временем, чтобы определить приоритетность задач, составить расписание и контролировать ход выполнения, чтобы достичь максимальной производительности при имеющихся ресурсах. И даже жонглировать несколькими проектами, оставляя дополнительное время для перерывов, ухода за собой и личного администрирования. Планирование и составление расписания – вот секреты, позволяющие выполнять больше задач и не чувствовать себя измотанным.
Почему планирование так важно?
Планирование очень важно, поскольку оно помогает расставить приоритеты и уместить все, что необходимо сделать в течение дня, будь то рабочие задачи или личные поручения. Составляя расписание, можно планировать выполнение задач на почасовом, ежедневном или даже еженедельном уровне, чтобы завершить их в нужное время. Выделение места для выполнения дел из списка поможет вам чувствовать себя менее спешащим и менее напряженным.
Передача знаний
Делать все, когда захочется, очень соблазнительно, и некоторые люди действительно хорошо работают без жесткого графика. Но без эффективного управления временем вы рискуете не справиться с поставленными задачами и пропустить важные сроки. Ваша личная жизнь может пострадать, пока вы пытаетесь наверстать упущенное, а уныние может повлиять на вашу мотивацию. Это может стать замкнутым кругом.
Представьте, что вы затягиваете с написанием отчета о проделанной работе, потому что слишком много времени уделяете менее важным задачам. Чтобы наверстать упущенное, Вы тратите дополнительные часы после работы, но в итоге пропускаете важный раздел из-за усталости. Затем приходится снова задерживаться на работе, чтобы исправить ситуацию, и цикл продолжается. Выделение достаточного количества времени на отчет могло бы помочь вам быть внимательным и найти достаточно места, чтобы все успеть.
Научившись правильно планировать свой день, вы сможете лучше осознать свои привычки откладывать работу на потом и использовать эту информацию для того, чтобы взять под контроль свою нагрузку. А почасовое планирование дня позволяет разбить крупные проекты на более мелкие и управляемые задачи, поэтому большие проекты не так пугают.
Планирование и планирование: в чем разница?
Невозможно составить график без плана. Представьте себе, что план – это вода, а расписание – это чашка: план – это вещество, а расписание не дает ему разлететься в разные стороны.
Прежде чем погружаться в планирование тайм-менеджмента, начните с составления плана. Планирование определяет, что, зачем и как нужно сделать для выполнения задач. Начните с определения цели – завершение проекта, написание командной документации, повышение квалификации – и наметьте шаги, которые необходимо предпринять для ее достижения. Также необходимо выяснить, какими ресурсами вы располагаете и как их использовать. План проекта позволяет собрать всю эту информацию в одном месте.
Тогда вы можете составить расписание. Составление расписания позволяет выделить определенные блоки времени на выполнение каждой задачи или вида деятельности и корректировать их по мере необходимости. Исходя из своего плана, определите, сколько времени потребуется для выполнения отдельных задач, и на основе этой информации составьте расписание на день. Вы можете попробовать более жесткое планирование времени в календаре или установить для себя более общие сроки завершения определенных дел – в зависимости от того, что больше подходит для вашего стиля.
Вот еще несколько ключевых различий между планированием и составлением расписания:
- Фокус – в то время как планирование выявляет цели и разрабатывает стратегии их достижения, планирование распределяет время на выполнение конкретных задач, составляющих эти стратегии. Это два разных процесса, которые фокусируются на разных (но взаимосвязанных) частях более крупной цели.
- Временные рамки – при планировании обычно ставятся долгосрочные цели, в то время как при составлении расписания основное внимание уделяется решению краткосрочных задач, способствующих их достижению.
- Гибкость – планирование позволяет проявлять большую гибкость при изменении обстоятельств или приоритетов, в то время как составление расписания обеспечивает структурированность. При необходимости расписание можно изменить, но при корректировке календаря, возможно, придется перенести будущие задачи, чтобы освободить место. Планирование дает больше свободы действий.
Как составить эффективный график управления временем
Составление графика, соответствующего вашему стилю работы, поможет вам не отвлекаться на выполнение обязанностей, не мешая ни себе, ни окружающим. Выполните следующие шаги, чтобы составить реалистичный график, который будет мотивировать и направлять Вас в течение дня:
- Составьте список всех своих обязанностей и задач – начните с перечисления всех своих задач и обязанностей, включая рабочие задания, личные поручения и встречи. Разбейте их на более мелкие части, чтобы можно было подойти к ним с четким планом действий. Если Вам необходимо создать вики для своей рабочей команды, то эти части могут состоять из сбора информации, составления конспекта, а затем написания контента.
- Расстановка приоритетов – определите, какие задачи являются наиболее важными, и расставьте их соответствующим образом. При определении приоритетов учитывайте такие факторы, как последствия невыполнения задачи, потенциальное влияние на работу или личную жизнь, а также время, необходимое для ее выполнения. Сосредоточьтесь на срочных, важных или способствующих достижению долгосрочных целей задачах.
- Определите свободное время – время ограничено. Вам необходимо определить, когда в вашем расписании есть свободное место, чтобы выделить временные блоки для выполнения задач. Не забывайте выделять время как для работы, так и для личных дел, чтобы поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью. Если вы знаете, что после работы вам необходимо время для восстановления сил, запланируйте его.
- Начните с последовательных задач – после того, как Вы четко определите круг задач, стоящих перед Вами, начните составлять расписание регулярно повторяющихся задач, таких как распорядок дня, перерывы и повторяющиеся встречи. Это те дела, на которые можно положиться, если они будут выполняться в одно и то же время каждый день. После того как вы составите график, вам будет легче распределить другие дела по этим вехам.
- Выделите время для выполнения самых важных задач – запланируйте их на следующий день. Выделите себе достаточно места, чтобы выполнить их без перерыва, и реалистично оцените, сколько времени вам потребуется. Если вы обнаружите, что затягиваете или торопите события, используйте это как возможность научиться корректировать расписание в будущем.
- Оставьте наименее срочные задачи на потом – запланируйте на конец рабочего дня или недели менее важные задачи, не требующие немедленного внимания, например, упорядочивание файлов или ответы на несрочные электронные письма. Отложив эти задачи на потом, Вы сможете уделить время более важным задачам, когда Вы будете работать наилучшим образом. Эффективным вариантом является также распределение небольших задач в течение дня, чтобы внести в них больше разнообразия.
- Планируйте время на случай непредвиденных обстоятельств – создайте небольшой запас времени на случай непредвиденных событий или прерываний. Вы будете спокойнее относиться к сложной задаче, если будете знать, что у вас есть дополнительные 10 минут, чтобы отдохнуть после ее завершения. А если вы все же потеряете время, у вас будет больше возможностей его компенсировать.
Соблюдайте график
Научившись составлять расписание, вы сможете максимально эффективно использовать свой день, совмещая рабочие обязанности, хобби и личные дела, не чувствуя себя перегруженным и не делая все в последний момент. Речь идет не столько о том, чтобы успеть все, сколько о том, чтобы обеспечить себе пространство, необходимое для поддержания стабильного темпа.
Попробуйте подключенное рабочее пространство Notion для создания расписания, связанного с другими важными документами. Объедините все аспекты своей работы и личной жизни с помощью списков приоритетов, ежедневных трекеров привычек и шаблонов списков дел. Независимо от того, составляете ли вы расписание для предприятия, команды разработчиков или для себя, с помощью Notion вы сможете получать больше пользы от каждого дня.