Каждый новый проект — от разработки программного обеспечения до маркетинговых кампаний — требует плана. Не имея такого плана, вы обрекаете себя на ошибки, недоразумения и беды.
Успешный план реализации проекта содержит все, что необходимо членам вашей команды (обязанности, ежедневные задачи и сроки) для создания нового программного обеспечения, проведения маркетинговой кампании или даже более эффективного планирования совещаний.
Что представляет собой план внедрения?
План реализации — это документ, который служит схемой достижения общей цели компании или проекта. Он помогает всем заинтересованным сторонам понять, какие задачи, стратегии и этапы необходимы для достижения поставленной цели.
План внедрения можно рассматривать как упрощенную версию плана проекта. В то время как план проекта содержит все детали, касающиеся графика, бюджета и других критериев, план реализации предлагает общий обзор проекта, который направляет его выполнение.
В большинстве планов реализации кратко изложены следующие пункты:
- Цели и задачи — напишите цель проекта и добавьте все важные необходимые этапы в виде маркированного списка.
- Критерии прохождения/непрохождения — проведите встречу с заинтересованными сторонами, чтобы определить, какие факторы будут способствовать общему успеху проекта.
- Поставляемые материалы — добавьте краткий список задач проекта, связанных с каждым поставляемым материалом.
- Формулировка объема работ — кратко опишите объем проекта в качестве ориентира для планирования ресурсов.
- Оценка рисков — укажите все основные риски, на которые обращает внимание ваша команда, и дайте ссылки на более подробную документацию.
- Общая временная шкала — используйте диаграмму Ганта или программу отслеживания задач для создания общей временной шкалы проекта, чтобы ваша команда не отставала от графика.
- Роли и обязанности — для выполнения проекта нужны люди. В общих чертах перечислите всех заинтересованных лиц и то, за что они отвечают.
- Метрики — кратко опишите OKR и KPI, которые вы будете использовать для отслеживания успеха проекта.
4 преимущества создания плана внедрения
План внедрения обеспечивает отправную точку проекта и дает объективные ориентиры для достижения успеха. По окончании проекта можно обратиться к плану реализации и определить, насколько результаты соответствуют ожиданиям.
Вот четыре ценных преимущества начала проекта с составления плана реализации:
- Вы получаете первоначальную «дорожную карту», которая определяет ожидания — когда вы впервые представляете цель или задачу компании, сотрудники или инвесторы могут отнестись к ней скептически. Но если вы уже задокументировали план реализации, вы можете продемонстрировать жизнеспособность проекта и сразу же установить ожидания для всех участников.
- Вы сразу же создаете прозрачность — некоторые заинтересованные стороны, например поставщики и инвесторы, могут чувствовать себя отстраненными от деталей проекта и важной информации. Если сразу же показать им план реализации, то это будет означать, что прозрачность между всеми участниками проекта имеет решающее значение для его успеха.
- Вы способствуете повышению ответственности — в плане реализации определяются роли и обязанности, чтобы все участники проекта понимали, что им предстоит сделать, и осознавали свою ответственность. Затем руководители проекта могут расширить этот первоначальный документ и создать подробные планы проекта, в которых обязанности будут прописаны еще более четко.
- Вы демонстрируете правильную рабочую этику своей команды — план реализации проекта начинает процесс организованно и продуманно. Вы также выражаете мнение, что четкое определение ожиданий и поддержка своих коллег с помощью продуманного плана очень важны. Это служит отличным примером на начальном этапе проекта.
Как составить план внедрения: 6 шагов
Набросок реализации можно использовать для того, чтобы предложить проект или начать «мозговой штурм» более детального плана. Для создания этого документа в централизованном рабочем пространстве, доступном для всех, можно использовать программное обеспечение для управления проектами, например Ноушен.
Чтобы составить эффективный план внедрения, выполните следующие шесть шагов.
1. Определить цели проекта
Определите ключевой результат проекта, к которому вы стремитесь. Затем наметьте все этапы, необходимые для достижения этой общей цели.
Для определения каждого важного этапа обсудите его с другими заинтересованными сторонами (например, с коллегами, клиентом или поставщиком), чтобы не упустить ничего важного.
Также определите, какие показатели будут определять успех достижения этой цели. Например, если ваша основная цель — создание эффективной маркетинговой стратегии в социальных сетях для нового клиента, то в качестве показателя успеха можно рассматривать определенное количество новых подписчиков.
2. Проведение исследований
Настало время выяснить, насколько выполнимы результаты проекта. Вместе с коллегами разработайте план ресурсов и бюджетирования, а также составьте первоначальный список приоритетов задач, чтобы определить, есть ли у каждого возможность взяться за проект.
3. Оценить риски
Создайте документ по оценке рисков, охватывающий все аспекты — от задержек с поставками до угроз кибербезопасности. Этот исчерпывающий список возможных задержек и проблем должен включать планы по устранению каждого из них. К плану внедрения можно добавить краткий маркированный список наиболее критичных угроз со ссылкой на более подробную оценку.
4. Определить роли и обязанности
Четко определите каждого участника проекта и его должность, например, менеджера проекта, ключевого поставщика, технического руководителя. Не обязательно описывать все задачи, за которые они отвечают, но эта информация поможет всей команде понять, к кому обращаться по тем или иным вопросам и каковы их обязанности.
5. Добавить описание области применения и сроки
После определения необходимой информации о проекте, такой как цели, метрики и обязанности, следует составить краткое описание области применения, в котором кратко излагаются потребности проекта. Также следует добавить простой график, включающий дату начала и окончания проекта, а также основные этапы.
6. Пересмотр и доработка
После завершения проекта проанализируйте свой первоначальный план реализации, чтобы определить, что изменилось, а что нет. Такие статистические данные, как опросы удовлетворенности клиентов и процент задач, выполненных в срок, могут выявить несоответствия в первоначальном плане.
Пример плана внедрения
Приведенный ниже пример был создан с использованием шаблона Ноушен. Если начать работу с шаблона, то можно не забыть ни одного важного раздела или информации.
Реализуйте свой проект с помощью Ноушен
Планы реализации — отличный способ проверить жизнеспособность цели и определить ожидания команды.
После начала проекта можно следить за его выполнением с помощью настраиваемых шаблонов Ноушен, например, шаблона задач для одного проекта или шаблона задач для нескольких проектов. Также можно воспользоваться шаблонами Ноушен «Цели проекта» и «Конечные задачи», которые помогут вам изучить план реализации проекта.