Измерение эффективности работы команды – сложная задача, поскольку приходится балансировать между ожиданиями различных заинтересованных сторон и своевременным предоставлением высококачественных продуктов. Но если вы не понимаете, как выглядит успех, вы не сможете направить свою команду на его достижение.
При измерении эффективности крупномасштабных проектов необходимо учитывать бесчисленное количество движущихся частей. Множество сотрудников, поставщиков и внешних заинтересованных сторон борются за ваше время и внимание, и пока задачи и процессы выполняются, именно вы должны следить за тем, чтобы ничего не ускользнуло от внимания.
Проведение совещаний и сбор информации о состоянии дел зачастую нецелесообразны и отнимают много времени – эти методы отвлекают сотрудников от их обязанностей и добавляют дополнительные обязательства в и без того напряженный график. Используя автоматизированную систему для предоставления обновлений о состоянии дел в режиме реального времени, вы можете сократить лишнее время на совещания и административные задачи, что повысит эффективность работы.
Именно поэтому руководители проектов полагаются на панели ключевых показателей эффективности (KPI), которые обеспечивают консолидированное представление всех показателей успеха. С помощью панели KPI можно быстро выявить тенденции, определить, как распределить ресурсы, и принять лучшие решения о дальнейших шагах проекта.
Что такое приборная панель KPI?
Панель KPI – это инструмент, который визуально отображает показатели эффективности, организуя метрики в диаграмму или график, наиболее подходящий для представления соответствующих данных.
Используя трекер KPI, вы можете отслеживать производительность в режиме реального времени и просматривать быстрый отчет о ходе выполнения ваших целей и ключевых результатов (OKR). Как правило, эта приборная панель обеспечивает высокоуровневый обзор с возможностью увеличения масштаба более детальных данных.
Зачем отслеживать KPI?
KPI подскажут вам, движетесь ли вы по пути к успеху или вам необходимо скорректировать и перестроить работу команды или проекта. Наряду с OKR, которые направлены на постановку и достижение амбициозных целей, KPI предоставляют измеримые данные для определения того, насколько вы близки к достижению этих целей.
Отслеживание KPI также помогает вам:
- Контроль финансового состояния – благодаря всестороннему анализу экономических показателей, таких как потоки доходов, расходы и маржа прибыли, KPI позволяют получить прозрачное представление о финансах организации.
- Оценка прогресса – KPI по сути являются мерилом прогресса компании. Сравнивая текущие показатели с целевыми и контрольными, вы можете оценить, насколько ваша команда соответствует широким стратегическим намерениям.
- Оперативное выявление проблем – КПЭ проливают свет на аномалии, неэффективность и отклонения от нормы, позволяя решать потенциальные проблемы до их обострения.
- Совершенствование подходов – благодаря постоянному мониторингу показателей эффективности команды могут определить, что работает, а что нет. Такая обратная связь в режиме реального времени позволяет быстро адаптироваться при корректировке стратегий или процессов.
- Повышение морального духа команды – четко определенные и озвученные KPI дают командам прозрачные ожидания. А достижение этих KPI повышает уверенность в себе, укрепляет чувство выполненного долга и стимулирует мотивацию.
- Принятие более эффективных решений – имея под рукой эмпирические данные, вы можете быстро принимать стратегически обоснованные решения. Именно поэтому многие руководители используют шаблон маркетинговых целей и OKRs от Notion, который позволяет командам устанавливать, отслеживать и управлять OKRs в одном месте.
4 общие категории KPI
Команды, работающие в разных отраслях, используют KPI – от количества продаж до показателей производительности программного обеспечения и впечатлений аудитории. Большинство из них относятся к одной из четырех категорий.
1. Стратегические KPI
Стратегические KPI – это всеобъемлющие показатели, которые служат барометром для более широкой траектории развития организации. Они фокусируются на миссии, ценностях и долгосрочных целях компании.
Лица, принимающие решения, и руководители полагаются на эти показатели, чтобы сделать обоснованный выбор направления развития своей команды и определить, достигают ли они намеченных целей.
2. Операционные KPI
Операционные KPI касаются тонкостей повседневной работы команды. Руководители используют эти показатели, чтобы обеспечить эффективное выполнение ежедневных операций и внести вклад в общую картину организации. А вы можете использовать эти данные для составления оперативных планов, которые настроят вашу команду на успех. Или же вы можете использовать шаблон OKR и управления проектами Notion для повышения эффективности работы, организации повседневных задач и согласования проектов с общими целями.
3. Функциональные KPI
Функциональные KPI позволяют оценить работу отдельных подразделений или секторов корпорации. Если вы наблюдаете за эффективностью маркетинговой кампании, окупаемостью инвестиций отдела продаж или коэффициентом удержания персонала в отделе кадров, эти показатели обеспечивают более детальный анализ.
Менеджеры и руководители отделов полагаются на функциональные KPI, чтобы выработать стратегию, распределить ресурсы и помочь своим командам соответствовать целям команды и организации. Простой способ формализовать эту работу – использовать такие инструменты, как шаблоны OKR, которые упрощают и упорядочивают отслеживание показателей.
4. Ведущие/отстающие KPI
Ведущие KPI – это инструменты предвидения в мире бизнеса, позволяющие понять потенциальные будущие результаты на основе текущих действий и тенденций. Они помогают заблаговременно выявить возможности и проблемы.
И наоборот, запаздывающие KPI предлагают ретроспективный анализ, проливая свет на результаты прошлых решений и стратегий.
При совместном использовании эти два показателя дают целостную картину, позволяя руководителям проектов понять свое прошлое, оптимизировать настоящее и стратегически планировать будущее.
Почему бизнес-лидеры полагаются на приборные панели
Эффективные руководители создают общекорпоративные панели KPI для визуализации показателей во всех критически важных областях. В сочетании с панелями задач все менеджеры получают возможность видеть ход проекта с высоты птичьего полета.
Предоставляя наглядную информацию о производительности, панели KPI также помогают команде руководителей:
- Повышение эффективности выбора руководителей – с помощью приборной панели вы можете перевести сложные данные в легко усваиваемый формат. Визуальная наглядность снижает когнитивную нагрузку и позволяет руководителям получить информацию, необходимую для принятия проактивных стратегических решений.
- Повышение производительности труда – приборные панели объединяют метрики в единое, доступное пространство, избавляя от необходимости просеивать разрозненные источники данных. Такая централизация упрощает мониторинг данных, что в свою очередь повышает скорость и качество работы.
- Содействие единству и открытости команды – предлагая единый взгляд на данные, информационные панели объединяют различные отделы и команды. Общая точка зрения способствует укреплению духа сотрудничества, обеспечивая продвижение всех подразделений к общим целям.
- Прогнозирование развития бизнеса – помимо представления текущих данных, информационные панели помогают изучать бизнес-аналитику и строить прогнозы. Анализ исторических данных наряду с текущими показателями позволяет руководителям предсказывать потенциальные траектории развития бизнеса.
- Определение приоритетов задач и ресурсов – информационные панели высвечивают области, требующие немедленного внимания, помогая руководителям определить, что лучше, а что важнее. Выделяя эти приоритеты, руководители могут сосредоточиться на наиболее важных областях бизнеса.
- Предлагайте аналитику в режиме реального времени – аналитические возможности в режиме реального времени позволяют всем заинтересованным сторонам получать информацию о текущих тенденциях и показателях. Вы можете использовать централизованную приборную панель, такую как Notion’s objectives and key results tracker, чтобы информировать команду о статусе, приоритете и сроках выполнения всех открытых задач.
Как создать приборную панель KPI за 8 шагов
Создание приборной панели KPI поначалу может показаться пугающим, поскольку требует изучения новых технологий или программных систем и сбора большого количества данных. Но это восьмишаговое руководство упростит процесс и позволит вам не упустить ни одного важного компонента.
1. Определите важные показатели
Определите важнейшие показатели для реализации целей команды. Эти KPI способствуют пониманию текущего состояния компании. Регулярная оценка и уточнение этих показателей гарантирует, что ваша приборная панель останется актуальной и будет соответствовать меняющимся целям, что приведет к получению действенных выводов и принятию решений на основе данных.
2. Привлеките свою команду
Проведите активное обсуждение с членами команды, включая руководителей отделов и лиц, принимающих ключевые решения, того, как они будут использовать приборную панель и что они хотели бы в нее включить. Учет различных точек зрения позволит вам решить многогранные бизнес-задачи. А совокупность мнений вашей команды позволит создать всесторонний обзор, ориентированный на различные отделы, что сделает его универсальным инструментом, полезным для организации.
3. Опишите основные функции приборной панели
Набросайте предварительный макет панели показателей. Набросок даст вам ощущение структуры и поможет расставить приоритеты. Продумайте последовательный поток данных, акцентируя внимание на ключевых показателях и обеспечивая выделение ключевых данных. Дизайн должен обеспечивать простой, быстрый и эффективный доступ к информации, сокращая время на интерпретацию сложных наборов данных.
4. Выберите правильное программное обеспечение
Выберите программное решение, которое наилучшим образом соответствует вашим потребностям. Оптимальный выбор будет отличаться гибкостью дизайна и масштабируемостью для будущего расширения. Кроме того, выбранная платформа должна интегрироваться с вашими текущими хранилищами данных для обеспечения бесперебойного потока данных и последовательной отчетности.
5. Соберите важные данные
Собирайте точные, актуальные и релевантные данные по проектам и более широким операциям, которые вы хотите отслеживать, всегда уделяя первостепенное внимание проверке качества для соблюдения стандартов данных.
6. Дизайн визуальных элементов
Преобразуйте исходные данные в визуально привлекательные форматы. Используйте четкие графики, лаконичные диаграммы и другие инструменты визуализации данных, чтобы представить информацию без двусмысленности. Цель состоит в том, чтобы сделать данные мгновенно понятными, избавив вас от необходимости проводить тщательный анализ. Для вдохновения вы можете обратиться к различным примерам панелей KPI, доступным в Интернете, которые дают представление о практических методах проектирования и верстки.
7. Пересмотр и доработка
Прежде чем внедрять приборную панель в масштабах всей компании, обратитесь за отзывами к конечным пользователям. Их непосредственный опыт работы с инструментом позволит выявить потенциальные проблемы, области, вызывающие недоумение, и предложения по улучшению. Этот итеративный процесс очень важен для доработки панели, чтобы сделать ее более удобной для пользователя и эффективной в передаче информации.
8. Запустите готовую приборную панель
После внесения корректировок представьте свою приборную панель всей организации. Сделайте командную приборную панель доступной для всех предполагаемых пользователей, а если интерфейс или функции требуют этого, рассмотрите возможность проведения обучающих сессий или создания руководств. Правильное обучение облегчает процесс внедрения, поскольку приборная панель становится неотъемлемым и ценным инструментом в повседневной работе компании.
Визуализируйте и добивайтесь успеха с помощью Notion
Вместо того чтобы начинать с нуля, воспользуйтесь шаблоном, чтобы начать работу над панелью KPI. Notion предлагает такие шаблоны, как “Трекер целей и ключевых результатов”, который объединяет команды по целям и обязанностям. Зарегистрируйтесь на Notion, чтобы изучить библиотеку шаблонов и найти способы улучшить отслеживание KPI.