В конце июня в Сан-Франциско тысячи дизайнеров, разработчиков и создателей продуктов со всего мира съехались в Moscone Center на ежегодную пользовательскую конференцию Figma Config 2024. Организация мероприятия такого масштаба – дело не для слабонервных. Это как построить гигантский конференц-центр из LEGO, где каждая деталь должна идеально подходить друг к другу, а затем быть разобрана за один день.
На протяжении всего процесса подготовки, длившегося более года, моей команде Web Experience в Figma приходилось планировать, организовывать и общаться с множеством межфункциональных партнеров и поставщиков. Notion был нашим основным инструментом, который сделал все это возможным.
Вот как мы это сделали, и семь вещей, которые мы узнали на этом пути:
1. Начните с диагностики боли
С самого начала мы знали, что должны определить потребности и болевые точки всех участников процесса. Я помню нашу первую встречу с командами Web и Brand, на которой мы часами выясняли, где в прошлом году было больше всего трений, а в этом году – больше всего возможностей для улучшения. Наша команда локализации боролась с разрозненными документами; команда по организации мероприятий вспоминала хаос обновлений в последнюю минуту.
Все сотрудники Figma используют Notion в качестве общекорпоративной вики, а большинство команд хранят все свои общие знания и важную информацию в командных пространствах Notion. Когда мы использовали этот инструмент для обратной связи по координации прошлогоднего мероприятия, мы поняли, что большая часть нашей документации и планирования уже была очень эффективной. Кроме того, многие из моих коллег и я с удовольствием используем Notion и вне работы, чего практически никогда не бывает с рабочими инструментами.
2. Централизуйте все в одном узле
Моя команда владеет сайтом Config, и мы работали практически со всеми сотрудниками Figma, от маркетинга до продукта, а также с целым рядом внешних партнеров, включая поставщиков мероприятий, наши агентства и даже наших клиентов. От фронтэнда до виртуального бэкэнда по продаже билетов – ко всему прикоснулось множество рук. В корпоративном плане Notion у нас есть возможность приглашать внешних гостей в наше рабочее пространство и больше контроля над предоставлением доступа нужным партнерам.
Наличие в Notion центрального узла, где хранится вся информация, было очень полезно. Это решило наши проблемы с контролем версий. Мы перенесли в платформу все наши ресурсы, такие как электронные схемы, потоки и дизайн. Она стала нашим единым источником правды, предотвращая потерю или дублирование информации. С таким количеством подвижных частей было легко проскочить через трещины. Но наш централизованный узел обеспечил, чтобы все знали о приоритетах, последних обновлениях и о том, где можно следить за всеми работами, выполняемыми для сайта Config.
3. Убейте вкладки с помощью интеграций
Способность Notion интегрироваться с другими инструментами стала решающим фактором. Мы встраивали видео Loom, файлы FigJam и Figma прямо на наши страницы. Помню, как мы встраивали наш первый файл FigJam в Notion и как это ускорило наши сессии планирования. Вы также можете сделать ссылки на свои проекты или брифы в Asana, которые хранятся в Google Docs или Dropbox. Таким образом, ваша команда может найти все, что ей нужно, даже если этого нет в самом Notion. Вместо того чтобы жонглировать несколькими инструментами и вкладками, все находится в одном месте.
4. Синхронизируйте эти базы данных
Мы использовали базы данных Notion для работы со всем – от списков участников до планирования сессий. Используя формулы, отношения и сворачивания, мы смогли избавить себя от множества ручных операций по соединению рабочих потоков.
Например, одна база данных для регистрации на сессии отслеживала уровень вместимости зала, чтобы легко определить, нужно ли что-то менять. Когда люди записывались на сессии, мы говорили: «Эй, нам нужно поменять эту комнату на другую, потому что у нас записалось больше людей, чем ожидалось». Принятие таких решений на лету было возможно только потому, что мы создали надежную централизованную базу знаний.
С первой попытки у нас не все получилось, но гибкость Notion позволила нам экспериментировать и повторяться, чтобы создать систему, соответствующую нашим уникальным рабочим процессам. Я вспоминаю одну позднюю ночную сессию, когда я понял, что наш график возврата к работе не соблюдается, потому что у наших внешних партнеров не было доступа к нашей Asana.
Мы переключились на использование синхронизированных баз данных Notion, и внезапно все встало на свои места. Мы смогли использовать интеграцию Notion с Asana для получения нашей доски, в точности повторяя ее, а затем создали дополнительные поля в Notion, чтобы мы могли сотрудничать с поставщиками, получать их заметки по тикетам и поддерживать их в актуальном состоянии. Больше не нужно пытаться поддерживать одни и те же сроки в разных инструментах! Наши рабочие процессы стали более плавными, и все могли видеть обновления в режиме реального времени, что сократило количество писем и встреч.
5. Автоматизируйте обновления в Slack
Постоянная рассылка обновлений является ключевым фактором, когда вы имеете дело с таким количеством команд и подвижных частей. Мы настроили автоматизацию в Slack, чтобы наша команда получала уведомления всякий раз, когда мы достигаем значительной вехи в работе над Notion. Я помню облегчение на лице нашего дизайнера, когда она поняла, что ей не нужно вручную рассылать обновления по нескольким каналам. Автоматизация Notion позволила всем всегда быть в курсе событий.
6. Планируйте больше, чем вам нужно
Учитывая масштаб Config, мы знали, что будет огромное количество данных и множество участников. Наш отдел продаж спрашивал, например, «Кто подал заявку на участие в коллективной программе лидерства?». Notion позволил нам извлекать необработанные данные из платформы поставщика и оформлять их так, чтобы их можно было использовать. Было много суматошных дней, когда нам приходилось справляться с неожиданным наплывом изменений и запросов в последнюю минуту, но мы создали надежную инфраструктуру Notion и были готовы к ответу.
7. Веселитесь и шумите!
Планирование такого масштабного мероприятия, как Config, – дело нелегкое, поэтому важно привнести в процесс немного веселья. Я заметил, что в нашей команде было два или три музыканта, поэтому музыка была одной из тех вещей, которые, как мне казалось, могли нас объединить. Мы создали в Notion страницу «джем веб-команды», где делились своими любимыми треками.
Однажды во время виртуальной совместной работы мы включили один и тот же плейлист – он поднял настроение и помог нам справиться с ситуацией. Нам также нравится, что вы можете настраивать страницы Notion. У каждой страницы могут быть свои эмодзи и фото на обложке, так что люди чувствуют, что могут проявить творческий подход, который привносит немного легкости в нашу повседневную работу. Это мелочи!
В преддверии будущих событий и крупных запусков мы будем руководствоваться этими знаниями. Конечно, Notion – это всего лишь инструмент для повышения производительности, но он стал секретным оружием нашей команды, централизуя наши знания и инструменты таким образом, что работа становится более плавной.
Если вы что-то вынесли из этого поста, то это должно быть следующее: сотрудничество – это не то, что вы установили и забыли. Это мышца, которую нужно постоянно напрягать. Мой совет – выбирайте такой инструмент, как Notion, который делает это проще и приятнее для всех.