Использование отслеживания проектов позволяет легко управлять задачами

Вы запланировали запуск своего сайта на шесть месяцев вперед. Кажется, что до этого еще далеко, но вы уверены, что ваша команда справится с задачей. Дизайнеры разработают концепцию пользовательского интерфейса, программисты доработают его базовые функции, а маркетологи проведут рекламную кампанию.

Кроме того, необходимо изучить конкурентов. И найти способ проверки на наличие ошибок. И купить домен. И поработать над безопасностью.

При таком количестве движущихся частей мелкие сроки выполнения и более мелкие задачи могут ускользнуть от внимания, и вы можете не заметить этого, пока не станет слишком поздно.

Отслеживание проекта позволяет свести воедино всех членов команды и все задачи, чтобы обеспечить успех проекта.

Что такое проектный контроль и зачем он нужен?

Отслеживание проектов — это стратегия управления проектами, которая позволяет отслеживать ход выполнения всего проекта в течение определенного времени. Оно позволяет централизованно определять сроки и этапы выполнения проекта, составлять график, делегировать задачи и выявлять проблемы и задержки до того, как они станут серьезными проблемами.

Отсутствие или неправильное отслеживание хода выполнения проекта — одна из основных причин неудач многих проектов. Если не следить за тем, идет ли проект по плану, можно пропустить сроки, превысить бюджет, нарушить коммуникацию с командой и заинтересованными сторонами.

Допустим, вы решили не использовать систему отслеживания проектов при запуске сайта. Вы доверяете членам своей команды, что они знают, что происходит, и выполняют задачи в срок. Но ваша команда дизайнеров с опозданием передает свою концепцию программистам, что затягивает весь процесс. Без отслеживания проекта и надлежащей коммуникации вы можете не узнать о задержке или не успеть вмешаться.

Наличие четкой системы отслеживания проекта с самого начала дает вам основу для соблюдения графика. В рамках этой системы можно создать календарь проекта, распределить задачи и контролировать работу команды, чтобы все чувствовали поддержку.

Как я могу отслеживать свои проекты?

С помощью программного обеспечения для отслеживания проектов можно контролировать каждый этап работы над проектом. Вы можете вводить и отслеживать ход выполнения конкретных задач, общаться с членами команды и получать доступ к важным документам в одном центральном месте.

Вот четыре совета по правильному отслеживанию:

1. Подготовка до начала проекта — прежде чем приступить к работе над проектом, необходимо четко представлять себе цели, сроки и ресурсы. Подготовьте устав проекта или описание масштаба проекта, включающее эту информацию и описывающее основные детали плана.
2. Поиск и устранение потенциальных препятствий — ни один проект не проходит абсолютно гладко, и предвидение проблем может смягчить удар при их возникновении. Прежде чем приступить к отслеживанию, определите зависимости, проведите оценку рисков и разработайте планы действий на случай непредвиденных обстоятельств.
3. Разбивка целей — цели проекта могут показаться пугающими, особенно если вы планируете его на месяцы (или годы) вперед. Легче отслеживать прогресс, если четко представлять себе отдельные задачи и результаты, которые необходимо выполнить команде. Разбейте крупные этапы на более мелкие и управляемые части.
4. Используйте инструменты управления проектами — с помощью комплексного инструмента, например Ноушен, можно разместить в одном месте диаграммы Ганта, документы по конкретной команде и исходные данные проекта. Отслеживая все вместе, можно получить целостную картину, которой можно поделиться с командой и заинтересованными сторонами. Вы сможете наглядно представить себе планирование проекта и выявить те области, в которых возможно отставание.

Как эффективная система отслеживания проектов помогает добиться успеха

Программное обеспечение для управления проектами поможет вам создать проект, в котором будет реализовано все, что вы хотите, и сделать это в срок. Вот еще несколько преимуществ использования исчерпывающего инструмента отслеживания проектов:

• Храните информацию в одном месте — с помощью концентратора проектов вы можете хранить всю информацию по проекту — проектные документы, метрики, списки дел и многое другое — в одном центральном месте. Это означает, что вам не придется тратить время на поиск нужной информации в электронной почте и различных папках с файлами. Вместо этого вы можете направить свое время и ресурсы на другие задачи.
• Назначение задач отдельным членам команды — делегируйте задачи командам и отдельным сотрудникам и следите за тем, кто и когда работает над теми или иными аспектами проекта, а также за сроками их выполнения. По мере выполнения задач люди могут отмечать их в инструменте как завершенные, и вы сможете видеть общий ход кампании в режиме реального времени. Это помогает управлять нагрузкой каждого сотрудника и контролировать своевременное достижение намеченных целей.
• Установление сроков проекта — визуализации сроков проекта, такие как доски Канбан и календари, позволяют получить представление обо всем расписании. С течением времени можно легче определить потенциальные задержки или узкие места в графике проекта, поскольку перенос одной задачи на более поздний срок блокирует выполнение другой.
• Более эффективная совместная работа — инструменты управления проектами часто включают такие функции, как предложения документов, чаты в реальном времени и видеоконференции, которые позволяют оптимизировать процесс совместной работы. Вы можете предоставить всем доступ к одним и тем же файлам и документации. Это особенно важно для команд, работающих над онлайн-проектами или находящихся в разных местах.

На что следует обратить внимание при выборе инструмента отслеживания?

Каждый проект имеет свою специфику и масштабы, и хороший инструмент будет предлагать функции, отвечающие этим индивидуальным потребностям. Вот несколько моментов, о которых следует подумать при выборе инструмента для отслеживания проектов:

• Автоматизация рабочих процессов — некоторые инструменты позволяют автоматизировать рутинные задачи и освободить команду для более практичной работы. Такие интеграции, как Ноушен AI, позволяют отправлять электронные письма, составлять резюме совещаний и улучшать первые черновики для экономии времени.
• Поддержка мобильных устройств — если вы или ваша команда любите работать в дороге, выбирайте инструмент, который доступен на различных устройствах и имеет приложения для смартфонов и планшетов. Таким образом, вы сможете оставаться на связи и отслеживать свой прогресс в любое время.
• Комплексные функции — наличие различных частей проекта на разных платформах может затормозить рабочий процесс. Найдите инструмент, позволяющий хранить все в одном месте и связывать между собой отчеты о состоянии дел, списки дел и календари, чтобы ничего не потерялось.
• Гибкость — выбирайте инструмент, который достаточно гибко адаптируется к изменяющимся потребностям. Он должен быть способен работать с различными типами проектов и командами, которые могут расширяться в процессе работы.
• Сотрудничество и обратная связь — ищите систему управления работой, которая поддерживает сотрудничество и обратную связь для всех участников процесса. Это может включать такие функции, как интерактивные комментарии или редактирование в реальном времени, а также возможность планирования встреч и подключения чат-приложений.

Найдите шаблон, который подходит для вашего проекта

Если вы ищете инструмент управления проектами, включающий в себя все: от учета рабочего времени до совместной работы, Ноушен может помочь вам. Благодаря подключенному рабочему пространству вся ваша работа находится в одном месте, а наша библиотека шаблонов содержит сотни клонируемых документов по управлению проектами — все они могут быть адаптированы под ваши конкретные задачи.

Если вам нужен шаблон для отслеживания проекта, дорожной карты продукта или масштаба проекта, мы найдем то, что вам нужно. Используйте эти шаблоны, чтобы начать работу над проектом и оставаться организованным на протяжении всего процесса.