Консалтинговая компания Northsand внедрила систему Ноушен в 2018 году для решения проблемы разрозненной информации. По мере дальнейшего использования системы ее применение расширилось до внутренних порталов и управления проектами, а в конечном итоге — до «визуализации» опыта сотрудников, который сложно представить наглядно.
Вся информация в компании централизована в системе Ноушен.
Northsand — консалтинговая компания, которая может претендовать на звание «раннего последователя» Ноушен в Японии, внедрив его в масштабах всей компании за три года до выхода японской бета-версии Ноушен в 2021 году. Причиной внедрения Ноушен в компании было стремление устранить разрозненность информации внутри компании. Ранее компания использовала другие инструменты обмена информацией, но из-за того, что информация была разбросана по нескольким инструментам, было сложно понять, где ее искать, и получить нужную информацию. Ноушен стал тем инструментом, который решил эту проблему. После внедрения Ноушен мы приступили к созданию внутреннего портала. Мы создали среду, в которой вся информация компании хранится в Ноушен, чтобы сотрудники могли получить нужную им информацию, зайдя сюда.
Объем информации на внутреннем портале слишком велик, но если поискать в Ноушен, то можно найти нужную информацию.
Повышение операционной эффективности за счет использования шаблонов и рабочих пакетов
Когда мы только внедрили Ноушен, мы использовали его в качестве внутреннего портала, но по мере дальнейшего использования спектр его применения расширился. Одно из них — управление проектами. Когда запускается проект, тиражируется вики-страница проекта, созданная как шаблон. Шаблонные страницы предназначены для консолидации всей информации, связанной с проектом, например, протоколов и информации о клиентах. Кроме того, они легко настраиваются.
Northsand также использует Ноушен в качестве инструмента документирования. Причина эффективности Ноушен как инструмента документирования — сокращение потерь времени. Когда для создания документов мы использовали программы электронных таблиц, нам приходилось создавать один документ, затем другой, что означало необходимость тратить время на переход от одного документа к другому. С помощью Ноушен, напротив, можно переходить от одной страницы к другой, что сокращает потери времени. Можно привести и другие примеры создания документов. Один из примеров — упаковка выпускной квалификационной работы. Несмотря на то, что общая схема обучения из года в год остается практически неизменной, нам приходилось каждый год создавать документацию. Чтобы избавиться от этой потери времени на создание документации, мы начали упаковывать учебные материалы. Дублируя готовые страницы, можно создавать материалы для обучения выпускников, просто адаптируя их к году.
«Работа ради работы» может быть сокращена, чтобы вы могли сосредоточиться на своей основной деятельности.
То, что удалось сократить с помощью Ноушен. Это «работа ради работы». Например, подготовка к внутренним совещаниям. С помощью функции одновременного редактирования Ноушен каждый может составлять диаграммы управления задачами и ходом их выполнения, находясь на совещании. Если эти диаграммы создаются с помощью электронных таблиц, то их приходится форматировать и создавать заранее. Однако с помощью Ноушен можно обновить созданную диаграмму управления несколькими щелчками мыши. Причем сделать это можно прямо во время совещания. С помощью Ноушен AI можно также мгновенно составлять протоколы. После встречи с клиентом Northsand отправляет не только объемный протокол, но и резюме. Это резюме создается с помощью Ноушен AI. Благодаря этому пятиминутная работа по составлению резюме сокращается до нескольких секунд. Это время накапливается и экономит часы рабочего времени, которые можно потратить на консультационную работу.
Поскольку и управление проектами, и управление документами можно осуществлять в Ноушен, мы не испытываем необходимости во внедрении новых инструментов.
Оптимизация предложений за счет объединения знаний всех сотрудников.
В «Нортсанд» работает несколько проектных групп, и объем передового опыта и информации, полученной каждой группой, огромен. По словам Кондо, «задача консультантов — консолидировать эту информацию и подготовить оптимальные предложения». Для консалтинговой компании Northsand опыт работы в проектах, накопленный каждым сотрудником, является «ценностью для организации». Однако при наличии более 500 сотрудников (по состоянию на май 2023 года) бывает непросто определить, кто и какой опыт приобрел. Именно здесь на помощь приходит база данных, созданная компанией Ноушен, в которой «Диаграмма управления проектами» и «Список сотрудников» связаны между собой. Например, если вы делаете предложение о «переносе системы», то при поиске по ключевому слову из «таблицы управления проектами» будет извлечен соответствующий проект. Отсюда можно определить ответственного сотрудника и получить от него консультацию. В результате получается предложение, представляющее собой сжатую версию прошлого опыта, и компания Northsand завоевала репутацию компании, которая «сочетает лучшие аспекты каждого проекта и делает предложения, соответствующие настоящему».
Одной из особенностей Ноушен является простота обмена и получения информации. Подобно Northsand, вы можете более эффективно использовать огромный объем знаний, не зарывая его в землю.