В компании MHI создано подразделение Digital Innovation Division, призванное содействовать интеграции цифровых технологий и бизнеса. Отдел способствует цифровизации внутренних операций и использует для этого систему Notion. В результате цифровизации флагманской производственной компании изменилось отношение к ней.
Функции безопасности, способные предотвратить утечку информации, и UI/UX, от которых можно ожидать улучшения EX
MHI обладает широким спектром направлений бизнеса и имеет операционные компании в различных регионах. Департамент DPI (DPI Department) подразделения цифровых инноваций уже несколько лет занимается продвижением цифровизации каждой операционной компании. До начала цифровизации MHI департамент DPI представил систему Notion как наиболее подходящий внутренний инструмент для цифровизации. Решающим фактором при его внедрении стала функция безопасности. Она обеспечивает единый вход в систему (SSO) и полный набор функций аудита. Кроме того, функция TeamSpace позволяет назначать соответствующие права доступа для нужных людей. Это позволяет предотвратить утечку информации. Notion также обеспечивает удовлетворенность сотрудников: “Мы можем ожидать улучшения показателей EX, поскольку это инструмент, которым может пользоваться каждый”, – говорит г-н Хиромаса.
Еще одним мотивом для принятия решения о внедрении Enterprise Plan стало ощущение того, что функции, предлагаемые Enterprise Plan, будут расти и в будущем.
Три причины, по которым внедрение прошло гладко
Внедрение системы Notion в отделе DPI прошло без проблем. Это произошло по трем причинам: во-первых, Notion – это удобная SaaS-система, которую можно использовать независимо от навыков работы с ИТ, говорит г-жа Нисимото. Изначально я занимала канцелярскую должность и не имела особых навыков и знаний в области ИТ. Я думаю, что причина, по которой я смогла использовать эту систему, заключается в высоком удобстве Notion, которым можно управлять визуально”.
Вторая причина – это последующая работа сотрудников компании Notion. Сотрудники Notion провели практический семинар перед внедрением и научили нас всему, что мы не понимали. Благодаря такой щедрой поддержке проблем не возникло, – говорит Хиромаса.
Третья задача заключалась в создании в отделе культуры активного стремления к использованию Notion. Сотрудники, которые раньше других начали использовать Notion, спонтанно соприкасались с ним и знакомились с его использованием. Ключевым моментом здесь является то, что мы создали для них “место” и “возможность” поделиться своим опытом и знаниями. Для обмена информацией в чате был создан специальный канал Notion. Одновременно проводились Lightning Talks (LT), на которых первые последователи представляли свои собственные страницы Notion, а презентации, использованные в LT, публиковались на Notion, чтобы их можно было посмотреть в любое время.
90% активных пользователей, а количество страниц увеличилось примерно в 2,5 раза.
Департамент DPI использует Notion в качестве инструмента управления документами. Одно из конкретных применений – при приеме на работу. Когда в департаменте появляется новый сотрудник, мы показываем ему документы в Notion при приеме на работу. Мы также можем управлять протоколами и знаниями и просматривать их впоследствии. В таком отделе DPI использование Notion остается на усмотрение сотрудников. Пока соблюдаются рамки раскрытия информации, остальное свободно. Получив в свое распоряжение свободное рабочее пространство, каждая команда оформляет страницы в соответствии со своими задачами и использует их в своей работе. В результате число активных пользователей достигло 90%, а количество страниц удвоилось с примерно 2 000 до примерно 4 700.
По мере того как я продолжал пользоваться Notion, накопление информации шло вперед, и сейчас я нахожусь в таком положении, что могу получить то, что мне нужно, зайдя сюда. Кроме того, информация легко упорядочена и удобна для поиска, что позволяет быстро находить нужную информацию.
Ощущение совместной работы, создаваемое SaaS, с которым легко сотрудничать.
Постоянное использование Notion создало благоприятную атмосферу для совместной работы. Поток создания спецификаций, закрепления проекта и создания продуктов в команде проходил гладко, а ежедневное сотрудничество стало более активным. Миядзи говорит: “Самый большой эффект от использования Notion заключается в том, что он создал место, где легко работать.
Использование Notion также способствовало развитию чувства сотрудничества между сотрудниками. Г-н Хиромаса говорит: “Когда мы проводим совещание в отделе, и руководители, и их подчиненные смотрят на одну и ту же страницу при обсуждении вопросов, а поскольку Notion позволяет осуществлять одновременное редактирование в режиме реального времени, это дает нам ощущение, что мы все работаем над одним проектом, независимо от должности или названия”, Г-н Миядзи, руководитель группы, говорит: “Раньше мы работали в стиле отчетов о материалах, созданных нашими подчиненными, перед начальством. Однако с помощью Notion каждый может записать свои собственные мысли и идеи. В результате мы теперь создаем документы вместе, – рассказывает он. Это создало ощущение совместной работы, направленной на достижение одной цели”.
Простота сотрудничества в Notion позволяет выстраивать отношения, преодолевая границы. Отсюда возникает благотворный круг организации.