Takram — международная дизайн-компания с офисами в Токио, Лондоне и Нью-Йорке, работающая над дизайном корпоративных продуктов, брендов и т.д. Мы начали использовать некоторые функции Ноушен примерно в 2018 году, но один проект привел к «революции». «Мы обнаружили «революционный» способ использования системы, и, полностью внедрив его, мы смогли ускорить обмен информацией внутри компании и повысить прозрачность. Мы тратим меньше времени на документацию и с помощью Ноушен внедрили более совместный бизнес-процесс».
В 2020 году произойдет «революция» в использовании Ноушен.
Имея три офиса в Токио, Лондоне и Нью-Йорке, компания Takram столкнулась с проблемой создания и управления служебными записками и презентационными материалами, связанными с многочисленными проектами, выполняемыми одновременно. Компания пробовала новые инструменты, пытаясь управлять ими более эффективно, но они не приживались, и поиск новых средств продолжался.
Одним из ценных инструментов стал Ноушен, который сравнительно быстро прижился среди некоторых членов команды, поскольку его можно было использовать в качестве базы знаний для организации документов для внутреннего пользования, причем создавать их можно было легко, не прибегая к редактированию или сохранению. Хотя были примеры его применения для управления проектами благодаря преимуществу централизованного управления информацией, рабочее пространство по-прежнему представляло собой простую древовидную структуру и использовалось только в виде базы знаний. Однако в 2020 году необходимость организации множества элементов проекта привела к открытию новых возможностей Ноушен. Они заключались во взаимодействии нескольких баз знанийна Ноушен.
Если создать базу знанийвсех проектов, людей и задач компании Takram, связать и соотнести содержащиеся в ней элементы друг с другом, то это позволит обеспечить более прозрачную коммуникацию и более круговой просмотр информации. Такой совершенно иной способ использования Ноушен стал для Такрама настоящей «революцией».
Существующая древовидная структура была заменена базой знаний, в которой элементы связаны друг с другом, так что «ветви» связаны с «ветвями». База знаний теперь связана между собой, от проекта к проекту и от проекта к человеку, что позволяет получать информацию с разных точек зрения по мере ее распространения.
Объединение знаний в сеть с помощью обширной базы знаний.
После принятия решения о полном переходе к «революционному» использованию системы мы отказались от прежнего стиля документов в стиле wiki, расположенных ровными рядами. Мы разделили информацию на три широких рабочих пространства — организация и люди, проекты и задачи, внешний обмен — и организовали большую часть информации в рамках каждого рабочего пространства в формате базы знаний.
Например, на странице управления персоналом имена, должности, навыки и места работы сотрудников могут быть представлены в виде таблицы, а при нажатии на имя отображается название проекта, в котором участвует данный сотрудник. При нажатии на имя отображается название проекта, в котором участвует человек, а при нажатии на название проекта — участвующие в нем члены, статус выполнения, доска задач и т.д., с которой можно перейти к дополнительной информации и страницам.
Структура каждой из этих баз знаний со своими связями позволила рассматривать один и тот же фрагмент данных по разным осям и более детально. Разумеется, в базе данных хранится и детальная информация, такая как правила компании, использование оборудования и расходных материалов. Объединение знаний в сеть стало возможным благодаря высокому уровню поисковых возможностей, что было невозможно при традиционном способе организации данных и файлов в древовидной структуре, а также высокому уровню доступности благодаря возможности устанавливать связи друг с другом.
Другие инструменты, которые я использовал до этого для компиляции дизайнерских идей, были слишком красочными и напористыми сами по себе. Это инструмент, которым я пользуюсь каждый день, и иногда что-то из того, что я вижу краем глаза, застревает у меня в голове. Но с Ноушен дело обстоит иначе. У него чистый интерфейс, и он может легко объединить любой контент.
С помощью Ноушен нам больше не нужно использовать специальные инструменты для подготовки презентационных материалов. Даже для небольших встреч в компании раньше требовалось время на подготовку материалов с помощью презентационных инструментов, а теперь мы просто создаем легкую страницу в Ноушен и делимся ею. Мы даже можем завершать презентации для клиентов в Ноушен, а это значит, что мы можем больше времени уделять совместной работе, что, в свою очередь, приводит к повышению эффективности работы.
Как Такрам пришел к такому глубокому использованию Ноушен? Одна из причин заключается в том, что Ноушен предлагает простой и продуманный пользовательский интерфейс. Дизайнерам нужны простые инструменты, которые не мешают свободному мышлению. Инструмент с напористым интерфейсом может привести к тому, что за ним потянутся несбалансированные идеи.
Кроме того, важным моментом они считают быстрое время отклика Ноушен, которое не мешает им думать. Возможно, именно потому, что они являются группой высококлассных дизайнеров, ведущих активную международную деятельность, их привлекают эти особенности Ноушен, которых нет в других инструментах.
Хотя на некоторых встречах я не могу присутствовать из-за разницы во времени, Ноушен позволяет мне легко узнать, о чем говорили другие участники проекта.
Инструмент, повышающий внутреннюю прозрачность и способствующий формированию корпоративной культуры.
Прозрачность также повысилась благодаря созданию базы знаний. Теперь легче обратиться к содержанию всех проектов компании в разрезе и получить информацию, которую можно применить или перенести на проекты, в которых вы участвуете.
Например, записи (протоколы) совещаний всегда фиксируются на каждом совещании. Кажется, что они организованы по проектам, отфильтрованы при необходимости, но на самом деле все они находятся в одной базе знаний для записей совещаний. Легко получить доступ к записям совещаний по проектам, за которые я не отвечаю, поэтому для меня стало обычным делом опробовать полученные результаты в своих собственных проектах, Это также решается за счет повышения прозрачности.
Речь идет не только о том, чтобы лучше организовать данные и сделать информацию более доступной. Члены Takram также считают, что Ноушен — это инструмент, который помог создать новую культуру в компании.