Plug and Play Japan, один из крупнейших в мире акселераторов и венчурных фондов, имел на своем сетевом диске множество документов и испытывал трудности с вводом информации. Когда мы упорядочили информацию в Notion, стало проще ее получать и даже повысилось качество общения.
Мы хотим более эффективно объяснять всем сотрудникам. Поэтому мы создали внутреннюю вики.
В апреле 2020 года компания Plug and Play Japan переехала в новый офис. В это время из-за вспышки нового коронавируса многие сотрудники работали из дома, поэтому время их прибытия в новый офис было неравномерным. Хотя объяснить каждому, как пользоваться офисом, было невозможно, мы организовали внутреннюю вики-страницу, созданную компанией Notion. На этой странице собрана информация, которую должны знать все сотрудники: как пользоваться офисом, как настроить WiFi и что делать в случае заражения короной. Мы также создали страницы для каждого отдела. Протоколы регулярных совещаний составляются и хранятся на Notion. Все сотрудники отдела могут просматривать протоколы на Notion, что позволило сократить количество “сказанного и несказанного”, возникающего в результате пропуска совещаний.
Внутренняя вики – это источник информации о компании. Если вам что-то непонятно, ищите решение именно здесь.
Календарь с цветовой кодировкой дает возможность видеть перемещения участников с высоты птичьего полета.
Plug and Play Japan дважды в год проводит акселерационную программу для принятых стартапов. Вся компания работает вместе над подготовкой к этой программе. Однако, поскольку каждый ответственный за программу имеет свою занятость, возникали конфликты в расписании, когда мероприятия включались в программу, несмотря на занятость, и возникало двойное бронирование. Кроме того, поскольку программа акселератора проводилась из трех мест – Токио, Киото и Осаки, – было сложно унифицировать информацию и легко возникали противоречивые представления, что приводило к путанице. Решить эту проблему помог календарь, созданный компанией Notion. В календаре каждый отдел и тема обозначены цветом, что дает общее представление о деятельности каждого отдела. Подробный распорядок дня отдельных сотрудников составляется в отдельном календаре, но календарь Notion дает возможность увидеть движение всей организации с высоты птичьего полета. Это облегчает отслеживание расписания.
Аналогово-цифровые базы данных увеличивают количество точек соприкосновения.
Notion организует информацию как для внутреннего, так и для внешнего использования. Одна из них – база данных по стартапам. Здесь представлен список стартапов, которые мы решили поддержать, и, щелкнув на каждой компании, можно получить о ней более подробную информацию. Этот список был создан для просмотра корпоративными партнерами и СМИ. Он облегчает доступ к информации о стартапах и обмен ею между предприятиями. Ведь до сих пор информация о стартапах выпускалась в виде буклета. Теперь мы можем просматривать все принятые стартапы, что повышает шансы на знакомство друг с другом. В то же время это ускоряет сотрудничество между компаниями.
Все сотрудники приходят с информацией в голове, поэтому вопросы изменились с “Где это?” до “Я хочу услышать подробности об этом”. Другими словами, они задают глубокие вопросы.
Ключ к приятному общению – это ввод информации.
Notion также используется в качестве инструмента коммуникации с отобранными стартапами. Менеджер программы, организующий акселерационную программу, открывает для отобранных стартапов “Портал программы”, где можно найти всю информацию о программе. Созданный компанией Notion “Портал программы” облегчает общение, поскольку в информации легко ориентироваться.
Использование системы Notion для организации информации для внутреннего и внешнего использования привело к определенным изменениям в коммуникации. ‘Частота вопросов “Где это?” уменьшилась. Этот вопрос был рутиной, не имеющей отношения к основной работе, отнимал время и мотивацию собеседника и приводил к ухудшению отношений. Работу нельзя выполнять в одиночку. Важно заранее уложить информацию в голове и способствовать хорошему общению”, – говорит Фуджимото. Хорошая коммуникация способна заставить организацию взлететь. Компания Notion поддерживает создание таких коммуникаций.