Plug and Play Japan, один из крупнейших в мире акселераторов и венчурных фондов, имел на своем сетевом диске множество документов и испытывал трудности с вводом информации. Когда мы упорядочили информацию в Ноушен, стало проще ее получать и даже повысилось качество общения.
Мы хотим более эффективно объяснять всем сотрудникам. Поэтому мы создали внутреннюю вики.
В апреле 2020 года компания Plug and Play Japan переехала в новый офис. В это время из-за вспышки нового коронавируса многие сотрудники работали из дома, поэтому время их прибытия в новый офис было неравномерным. Хотя объяснить каждому, как пользоваться офисом, было невозможно, мы организовали внутреннюю вики-страницу, созданную компанией Ноушен. На этой странице собрана информация, которую должны знать все сотрудники: как пользоваться офисом, как настроить WiFi и что делать в случае заражения короной. Мы также создали страницы для каждого отдела. Протоколы регулярных совещаний составляются и хранятся на Ноушен. Все сотрудники отдела могут просматривать протоколы на Ноушен, что позволило сократить количество «сказанного и несказанного», возникающего в результате пропуска совещаний.
Внутренняя вики — это источник информации о компании. Если вам что-то непонятно, ищите решение именно здесь.
Календарь с цветовой кодировкой дает возможность видеть перемещения участников с высоты птичьего полета.
Plug and Play Japan дважды в год проводит акселерационную программу для принятых стартапов. Вся компания работает вместе над подготовкой к этой программе. Однако, поскольку каждый ответственный за программу имеет свою занятость, возникали конфликты в расписании, когда мероприятия включались в программу, несмотря на занятость, и возникало двойное бронирование. Кроме того, поскольку программа акселератора проводилась из трех мест — Токио, Киото и Осаки, — было сложно унифицировать информацию и легко возникали противоречивые представления, что приводило к путанице. Решить эту проблему помог календарь, созданный компанией Ноушен. В календаре каждый отдел и тема обозначены цветом, что дает общее представление о деятельности каждого отдела. Подробный распорядок дня отдельных сотрудников составляется в отдельном календаре, но календарь Ноушен дает возможность увидеть движение всей организации с высоты птичьего полета. Это облегчает отслеживание расписания.
Аналогово-цифровые базы данных увеличивают количество точек соприкосновения.
Ноушен организует информацию как для внутреннего, так и для внешнего использования. Одна из них — база данных по стартапам. Здесь представлен список стартапов, которые мы решили поддержать, и, щелкнув на каждой компании, можно получить о ней более подробную информацию. Этот список был создан для просмотра корпоративными партнерами и СМИ. Он облегчает доступ к информации о стартапах и обмен ею между предприятиями. Ведь до сих пор информация о стартапах выпускалась в виде буклета. Теперь мы можем просматривать все принятые стартапы, что повышает шансы на знакомство друг с другом. В то же время это ускоряет сотрудничество между компаниями.
Все сотрудники приходят с информацией в голове, поэтому вопросы изменились с «Где это?» до «Я хочу услышать подробности об этом». Другими словами, они задают глубокие вопросы.
Ключ к приятному общению — это ввод информации.
Ноушен также используется в качестве инструмента коммуникации с отобранными стартапами. Менеджер программы, организующий акселерационную программу, открывает для отобранных стартапов «Портал программы», где можно найти всю информацию о программе. Созданный компанией Ноушен «Портал программы» облегчает общение, поскольку в информации легко ориентироваться.
Использование системы Ноушен для организации информации для внутреннего и внешнего использования привело к определенным изменениям в коммуникации. ‘Частота вопросов «Где это?» уменьшилась. Этот вопрос был рутиной, не имеющей отношения к основной работе, отнимал время и мотивацию собеседника и приводил к ухудшению отношений. Работу нельзя выполнять в одиночку. Важно заранее уложить информацию в голове и способствовать хорошему общению», — говорит Фуджимото. Хорошая коммуникация способна заставить организацию взлететь. Компания Ноушен поддерживает создание таких коммуникаций.