Harvard Business ReviewИсследование 15 транснациональных компаний выявило любопытный парадокс: те четыре характеристики, которые делают команды высокоэффективными (большой размер, виртуальное базирование, диверсификация персонала и наличие высокообразованных специалистов), одновременно подрывают успех:
Члены сложных команд менее склонны – при отсутствии других влияний- свободно обмениваться знаниями, учиться друг у друга, гибко перераспределять рабочую нагрузку для устранения неожиданных “узких мест”, помогать друг другу в выполнении работы и соблюдении сроков, а также совместно использовать ресурсы – иными словами, сотрудничать.
Упреждающее решение этих проблем крайне важно для стартапов. Для упреждения можно создать стратегию совместной работы в едином инструменте. Это позволяет поддерживать постоянство взаимодействия по мере роста компании, обеспечивая прозрачность коммуникаций, процессов и документации. Такие инструменты, как Notion, позволяют с самого начала сделать совместную работу конкретной и целенаправленной, что часто является недостающими элементами стратегии взаимодействия.
Что такое командное взаимодействие?
Командное взаимодействие – это ряд рамок, обеспечивающих прозрачность коммуникаций, процессов и документации в компаниях любого масштаба. Взаимодействие имеет решающее значение для эффективной межведомственной работы и должно стать неотъемлемой частью ценностей компании, позволяющей отправлять проекты и выстраивать систему их эффективного выполнения.
Как выглядит эффективное взаимодействие в команде?
Хорошее командное взаимодействие устанавливает четкие ожидания и создает безопасное, открытое, прозрачное пространство (пространства) для всех членов команды. Оно не может возникнуть без согласованных усилий и явного общения.
Фундамент любого хорошего командного взаимодействия начинается с этих основных принципов:
- Согласование ценностей компании и приведение примеров – если у вас еще нет набора ценностей компании, воспользуйтесь этой возможностью для их создания. При правильном подходе формализация и предоставление всем сотрудникам примеров своего видения на практике будет способствовать развитию совместного поведения в стартапе. Некоторые примеры ценностей, которые вы можете рассмотреть: разнообразие, сообщество, открытость/честность, храбрость. Эта работа должна вестись постоянно и меняться по мере изменения ценностей, а моделировать эти стандарты следует сверху вниз. (Попробуйте использовать шаблон руководства по культуре, если вы хотите укрепить последовательные ценности и практики для своего стартапа).
- Установление базовых правил или ожиданий для совместной работы – это должно обеспечить ясность в распределении ролей в отношении инициатив или проектов и использовать сильные стороны членов команды. Например, если есть понимание, что за выполнение задачи всегда будет отвечать только один человек, или что на сообщения в Slack нужно отвечать в течение 24 часов, а на электронную почту – в течение 48 часов, команда устанавливает общие ожидания, чтобы дать друг другу сигнал к сотрудничеству.
- Создайте открытые каналы связи на раннем этапе – с самого начала прозрачно объясните, почему стратегия сотрудничества важна для вашего стартапа и вашей работы. Создание честных коммуникационных каналов обеспечивает подотчетность команд, позволяя им откровенно говорить обо всем – от “подводных камней” и “дорожных препятствий” до побед и успехов. Это также включает в себя создание системных способов обмена знаниями с помощью системы управления знаниями. Цель состоит в кодификации знаний и создании надежной документации для асинхронного введения членов команды в курс дела без необходимости присутствовать на каждом разговоре или совещании.
- Создание психологической безопасности – психологическая безопасность является необходимой предпосылкой для творческого подхода к работе в любых условиях и одним из главных показателей здорового, процветающего рабочего места. По мнению профессора кафедры лидерства и менеджмента Novartis Гарвардской школы бизнеса и автора книги ” Бесстрашная организация” Эми К. Эдмондсон, “[психологическая безопасность] приводит к тому, что работа кажется осмысленной, вы верите, что то, что вы делаете, имеет значение, верите, что ваши коллеги надежны, и имеете определенную структуру и ясность в отношении задач”.
В общих чертах это звучит достаточно просто, не так ли? Вполне вероятно, что в вашей команде еще не все в порядке с командной работой – всегда есть над чем работать. Давайте рассмотрим, как повысить уровень командного взаимодействия в вашем стартапе.
Как улучшить взаимодействие в команде?
Как лидер стартапа, создание пространства для совместной работы чрезвычайно важно (подробнее об этом позже). Но прежде необходимо сформулировать единую концепцию совместной работы, донести ее до команды и получить от нее поддержку, а также внедрить тактильные, конкретные привычки или общие рамки, показывающие, как выглядит совместная работа на практике. Сотрудничество становится гораздо более возможным, когда каждый член команды знает, как он вносит позитивный вклад в благополучие стартапа.
Формирование единого видения компании потребует “спринта” и специального цикла встреч, чтобы закрепить его в качестве основного направления деятельности группы. Если руководство принимает односторонние решения и не находит способов вовлечь в процесс остальных членов команды или добиться их поддержки, стратегия сотрудничества не будет работать.
Основатели, менеджеры и директора должны моделировать совместное поведение членов команды своего стартапа, чтобы они могли воплотить в жизнь задуманное.
Например, команда маркетологов Notion посвящает один из разделов наших совещаний, проводимых раз в две недели, тому, чтобы выразить друг другу одобрение на всех уровнях и в рамках всех функций команды, что способствует развитию позитивных эмоций во всем коллективе. Другой способ реализации этой идеи – создание “культуры подарков”, когда члены команды рассматривают опыт или беседы с руководителями или другими коллегами как подарок или проявление щедрости, а не как транзакционную “культуру “тит фри тат”.
И наконец, вот несколько различных концепций и их основных целей, которые вы можете взять на вооружение в качестве элементов стратегии сотрудничества вашего стартапа:
- Для четкого распределения обязанностей – матрица RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed). Это особенно полезно, если вы работаете с разными отделами или с людьми, с которыми обычно не работаете, чтобы знать, что вы подключаетесь и отслеживаете действия вовлеченных сторон. (И экономить время тех, кто не участвует!).
- Для обеспечения непрерывной обратной связи, чтобы оставаться подотчетным, – система Agile (уже не только для инженерных команд). Главное – выбрать, какая из методологий Agile больше всего подходит вашей команде, чтобы быстро двигаться вперед и объединиться вокруг общего мышления, направленного на постоянное совершенствование. Ознакомьтесь с этой статьей суперпользователя Notion Одри Авэнел, чтобы узнать, как начать работать с Agile в Notion. Эта наглядная иллюстрация от наших друзей из Miro помогает объяснить суть процесса Agile и его цикличность, что особенно актуально для бережливых стартапов:
- Для повышения эффективности совещаний – концепция EOS ” Совещания 10-го уровня“. Совещания 10-го уровня придерживаются жесткой программы, ориентированной на четкие ожидания, активное решение проблем и вовлечение участников. Если все отделы будут придерживаться единого представления о том, что такое совещание и чего оно должно достичь, то это может сотворить чудеса для совместной работы.
Построение места для централизации стратегии совместной работы в Notion
Осознанная стратегия совместной работы – это борьба с фрагментацией: если инструменты разрознены, то и информация разрознена, и команда бегает по кругу в поисках ресурсов. Эффективная, целостная стратегия совместной работы с командой, основанная на централизованном инструменте, таком как Notion, помогает стартапам и сплачивает команду вокруг конкретных привычек и решений, а не расплывчатых концепций (не говоря уже о том, что в процессе работы это экономит массу времени).
Послушайте Алекса Корнелла, который внедрил Notion для своей растущей команды в качестве соучредителя Cocoon:
Любой, кто присоединится, может вернуться назад и посмотреть, как принимались решения с самого начала, почему мы делаем то, что делаем, и почему мы делаем это именно так. На большинство вопросов можно найти ответы на сайте Notion.
Эффективное средство совместной работы должно включать в себя следующие функции:
- Возможности ведения заметок – в частности, записи совещаний или реальные записи совещаний, к которым могут вернуться члены команды. Хотите сделать свои заметки умными идейственными? Вот шаблон заметок Notion, который можно использовать для начала работы.
- Организация внутренней документации или возможность использования в качестве “вики” компании – бережливые компании, стремящиеся к демократизации и прозрачному обмену информацией, уже на начальном этапе создают “вики” компании. Такая “вики” служит единым источником истины для всех процессов, исследований и знаний команды.
- Принятие новых сотрудников – многие стартапы знают, что принятие нового сотрудника отнимает очень много времени. И если дела идут хорошо, то рост и наем сотрудников не замедляются по мере того, как члены команды становятся все более занятыми. Когда вся информация о новом сотруднике находится в одном инструменте, это значительно упрощает процесс, поскольку новый сотрудник получает быстрый и оперативный доступ ко всей работе сразу. Если в компании внедрен “plug-and-play” процесс адаптации новых сотрудников, он будет расширяться по мере роста компании.
- Обеспечение межфункциональной совместной работы – инструмент должен быть удобным, простым в использовании и интуитивно понятным для сотрудников различных подразделений. Например, слишком заумный язык разработчиков, неудобный для современного использования или ориентированный на действия инструмент не позволит наладить межфункциональное взаимодействие. Благодаря таким функциям, как комментарии и обсуждения, вы можете отслеживать совместную работу в режиме реального времени с помощью Notion.
- Управление задачами и проектами – для отслеживания того, что сотрудники выполняют или как далеко они продвинулись в реализации проекта, такой инструмент, как Notion, позволяет аккуратно собрать все свободные клочки вместе без лишних вопросов типа “как продвигается проект X?”. Чтобы все стороны шли в ногу со временем, можно выделить различные виды отслеживания обычных повседневных задач и проектов. Можно даже использовать различные представления одной и той же базы данных, чтобы вывести на поверхность информацию, необходимую для различных функций или типов обучающихся в команде.
В качестве первого шага к улучшению совместной работы команды выберите DRI (непосредственно ответственное лицо) для исследования, создания пространства для совместной работы и обучения команды. Некоторые компании называют это назначением “суперпользователя” для данного инструмента. Ключевой момент? Назначить одного человека, который будет этим заниматься. (Примечание: не менее важны DRI на уровне отдельных проектов).
Чтобы приступить к разработке стратегии совместной работы, ознакомьтесь с Notion for Teams. У нас есть набор шаблонов для бесплатного запуска Notion в вашем стартапе: